Urlaubsplanung: Anforderungen und Empfehlungen. Genehmigung des Urlaubsplans Wann soll der Urlaubsplan für das nächste Jahr erstellt werden?

Das Gesetz bestimmt, dass ein Arbeitnehmer, der gemäß einem formalisierten Arbeitsvertrag arbeitet, mindestens einmal im Jahr Urlaub nehmen muss. Um zu bestimmen, wann welcher Mitarbeiter ruhen wird, erstellt die Geschäftseinheit einen speziellen Zeitplan. In der Regel wird für diese Zwecke ein Urlaubsplanformular im T-7-Formular verwendet. Sie muss 2 Wochen vor Ablauf des Kalenderjahres ausgestellt werden.

Dieses Dokument ist aus mehreren Gründen für jedes Unternehmen erforderlich. Für den Anfang ist es gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus ist es notwendig, die Urlaubszeit von Schlüsselmitarbeitern so zu planen, dass es nicht zu einem Produktionsstillstand durch gleichzeitige Abwesenheit vom Unternehmen kommt.

Normalerweise ist ein Personalverantwortlicher für die Erstellung des Dokuments verantwortlich. Er fragt die Leiter aller Abteilungen der Wirtschaftseinheit nach dem Wunschtermin, die ihrerseits Informationen bei ihren Untergebenen einholen. Letztere müssen die Termine melden, wann sie nächstes Jahr in den Urlaub schicken wollen.

Wenn das Unternehmen groß ist und viele Mitarbeiter darin arbeiten, ist es am besten, sich bereits im Herbst mit der Gestaltung des Zeitplans zu befassen. Alle registrierten Mitarbeiter, einschließlich aller Verwaltungsmitarbeiter, werden in den Zeitplan aufgenommen.

Aufmerksamkeit: Es ist notwendig, den ausgefüllten Zeitplan 2 Wochen vor Ende des neuen Jahres zu genehmigen. Nach diesem Tag können Sie sich mit den Mitarbeitern vertraut machen.

Alle Arten von Ruhezeiten, die den Mitarbeitern gewährt werden, müssen in den Zeitplan aufgenommen werden:

Jährlicher Urlaub;
zusätzlicher Urlaub;
Feiertage, die zuvor von Mitarbeitern nicht genutzt wurden.

In letzter Zeit gab es viele Kontroversen darüber, ob bisher ungenutzte Urlaubszeiten verfallen sind oder nicht. Nein, es brennt nicht aus und der Mitarbeiter kann es in den Folgejahren voll nutzen. Dies ist jedoch für den Arbeitgeber nicht von Vorteil. Erstens muss er solide Urlaubszahlungen leisten, wenn der Arbeitnehmer einen Urlaub für mehrere Jahre auf einmal beantragt. Zweitens stellt die nicht rechtzeitige Gewährung des Urlaubs einen Gesetzesverstoß dar, und wenn diese Tatsache aufgedeckt wird Arbeitsinspektion kann eine Geldstrafe von bis zu 50.000 Rubel verhängen.

Ist der Urlaubsplan ein Pflichtdokument?

Wichtig: Das Arbeitsgesetzbuch sieht vor, dass Unternehmen jeglicher Eigentumsform, sowohl Unternehmen als auch Unternehmer mit Arbeitnehmern, verpflichtet sind, einen Urlaubsplan zu erstellen. Und das muss beachtet werden, sonst droht ein Bußgeld nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz.

Hat der Unternehmer keine beteiligten Arbeitnehmer, darf er keinen Urlaubsplan erstellen. Auch von der Erstellung dieses Dokuments ausgenommen Einzelpersonen die Arbeitgeber sind.

Wenn es kompiliert ist

Das Arbeitsgesetzbuch bestimmt, dass, wenn eine Wirtschaftseinheit, sowohl ein Unternehmen als auch ein Unternehmer, Arbeitnehmer beteiligt hat, diese spätestens zwei Wochen vor Ende des laufenden Jahres einen Urlaubsplan für das nächste Kalenderjahr erstellen und genehmigen müssen.

Um rechtzeitig Zeit für die Erstellung des Dokuments zu haben, beginnen Sie am besten bereits im Herbst mit der Erstellung. Gleichzeitig ist zu beachten, dass der letzte Termin, an dem der Zeitplan genehmigt werden muss, von Jahr zu Jahr der 17. Dezember ist.

Bei Überschreitung der Fristen, innerhalb derer der Zeitplan erstellt und genehmigt werden muss, wird der Unternehmer in Form einer Geldbuße verwaltungsrechtlich haftbar gemacht.

Für welchen Zeitraum

Wichtig: Der Zeitplan wird in Unternehmen und Unternehmern für einen Zeitraum von einem Jahr erstellt. Gleichzeitig muss jährlich die Erstellung und Genehmigung eines neuen Dokuments erfolgen.

Dies liegt daran, dass der Anspruch auf Urlaub und seine Dauer innerhalb eines Kalenderjahres bestimmt wird. Darüber hinaus ermöglicht die Jahresplanung die Kontrolle, ob alle Mitarbeiter in einem Jahr vom Urlaubsrecht Gebrauch gemacht haben.

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Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Urlaubsplans in Form von T-7 im Jahr 2018

Betrachten Sie den detaillierten Prozess zur Urlaubsplanung.

Zunächst ist es notwendig, den vollständigen oder abgekürzten Namen der Organisation aufzuschreiben oder den vollständigen Namen anzugeben. Unternehmer. Rechts neben dieser Spalte befindet sich eine Tabelle, in die Sie eingeben müssen.

Eine Gewerkschaftsvertretung kann in einer Organisation geschaffen werden. Daten zu seiner schriftlichen Stellungnahme müssen in den Spalten in der linken Hälfte des Formulars wiedergegeben werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die Nummer des Diagramms sowie das Erstellungsdatum aufzuschreiben. In der Nähe befindet sich auch ein Feld, in dem Sie das Gültigkeitsjahr des Dokuments widerspiegeln möchten.

Aufmerksamkeit: Der Urlaubsplan wird vom Unternehmensleiter oder Unternehmer genehmigt. Dazu gibt es auf der rechten Seite spezielle Spalten, in die er seinen vollständigen Namen, seine Unterschrift und seine Position einträgt. Daneben notiert er das Datum, an dem die Genehmigung des Zeitplans erfolgt.

Das Dokument selbst enthält eine Tabelle, in der zeilenweise Informationen über den Urlaub der Mitarbeiter eingetragen werden. Die Tabelle wird so ausgefüllt, dass zuerst der Name der Einheit erfasst wird und danach eine Liste der darin beschäftigten Mitarbeiter.

BEI Spalte 1 Sie müssen den Namen der Abteilung eingeben.

BEI Spalte 2 die Bezeichnung der Planstelle wird gemäß den Angaben aus der Besetzungstabelle angebracht.

BEI Spalten 3 und 4 vollständiger Name angegeben. Mitarbeiter, sowie seine Personalnummer.

Spalte 5 sollte die Gesamtzahl der Ruhetage enthalten, die dem Arbeitnehmer in einem bestimmten Jahr gewährt werden.

BEI Spalte 6 das Datum, an dem der Arbeitnehmer Urlaub erhalten möchte, wird erfasst. Und der nächste Spalte 7 Sie müssen den Tag eingeben, an dem es tatsächlich bereitgestellt wurde.

Wenn der Urlaub auf ein anderes Datum verschoben wird, dann in Spalte 8 die Einzelheiten der Bestellung, mit der eine solche Übertragung vereinbart wurde, werden vermerkt. BEI Spalte 9 ein neues Startdatum wird eingegeben.

Spalte 10- ein freier Ort, an dem Sie Notizen machen können, dass der Urlaub verschoben wurde, der Mitarbeiter aus dem gewährten Urlaub zurückgerufen werden musste oder ähnliche Informationen.

Ein vollständig ausgefülltes Dokument muss vom Leiter des Personaldienstes unterschrieben werden.

Genehmigungsverfahren einplanen

Schauen wir uns genauer an, wie der Genehmigungsprozess implementiert wird:

Besteht ein Gewerkschaftsorgan, so ist ihm der erstellte Urlaubsplan für das nächste Jahr mit einem Begleitschreiben zur Genehmigung vorzulegen.
Das Gewerkschaftsorgan prüft dies und muss nach Abschluss dieses Prozesses eine begründete Entscheidung über das eingereichte Dokument treffen.
Die Meinung, die die Gewerkschaft abgeben wird, kann sowohl positiv als auch negativ sein. Wenn dieses Gremium mit dem entwickelten Zeitplan nicht einverstanden ist, werden Verhandlungen geführt, in deren Ergebnis eine Einigung der Parteien erzielt werden muss.
Der Urlaubsplan für das nächste Jahr wird spätestens zwei Wochen vor Ende des laufenden Jahres, also spätestens am 17. Dezember, genehmigt.
Der Urlaubsplan wird genehmigt. Er kann entweder durch Ausstellung oder durch Anbringen eines Sonderstempels auf dem Urlaubsplan selbst genehmigt werden. Das Zusammenstellen einer Bestellung ist eine bequemere Eingabemethode. Denn im Text dieser Verordnung können die für die Umsetzung zuständigen Beamten, die Finanzierungsquellen für den Urlaub sowie die Information der Arbeitnehmer über Beginn und Ende des Urlaubs angegeben werden. Da für den Urlaubsgenehmigungsplan eine Frist gilt, muss der Antrag auf Genehmigung zwei Wochen vor Ablauf des laufenden Jahres gestellt werden.

In diesem Fall werden Änderungen am Zeitplan vorgenommen

Die bestehenden Bestimmungen der Gesetzgebungsakte sehen die Möglichkeit vor, Änderungen am zuvor genehmigten Urlaubsplan vorzunehmen.

Aber jede Seite muss sich daran erinnern, dass ein solches Ereignis ein Maß der Notwendigkeit ist. Die Übertragung von Urlaub kann mit der Verpflichtung des Arbeitgebers verbunden sein, neuen Mitarbeitern des Unternehmens innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen Urlaub zu gewähren.

Arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmen die Fälle, in denen Änderungen des Urlaubsplans vorgenommen werden müssen ohne Fehler:

Wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend arbeitsunfähig ist.
Ein Mitarbeiter der Organisation war zum Zeitpunkt des Urlaubs an der Erfüllung seiner Zivilpflicht beteiligt, wenn das Gesetz für diesen Fall eine Freistellung von der Arbeit vorsieht.

Darüber hinaus begründen die bestehenden Normen die Verpflichtung des Arbeitgebers, auf Antrag des Arbeitnehmers den Urlaub zu verschieben, wenn die Verwaltung ihn nicht zwei Wochen im Voraus über den Beginn dieses Zeitraums informiert. Dazu reicht es aus, wenn ein Mitarbeiter des Unternehmens einen Antrag bei der Geschäftsführung mit neuen Terminen für einen solchen Zeitraum stellt.

Außerdem hat die Unternehmensleitung das Recht, den Urlaub ihres Mitarbeiters zu verschieben, wenn festgestellt wird, dass seine Abwesenheit zu einer Verletzung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens führen wird. Allerdings muss der Arbeitnehmer in diesem Fall unbedingt seine Zustimmung dazu geben.

Verfahren für Änderungen am Zeitplan

Änderungen des Zeitplans, nach dem der bezahlte Jahresurlaub gewährt wird, können entweder auf Initiative des Mitarbeiters des Unternehmens oder auf Initiative der Geschäftsleitung vorgenommen werden.

Im ersten Fall müssen Sie Folgendes tun:

Der Arbeitnehmer erstellt eine Erklärung, die den Grund für die Verschiebung seines Urlaubs widerspiegelt.
Der Antrag wird der Unternehmensleitung zur Prüfung vorgelegt, die je nach Produktionsumfeld die Verschiebung des Urlaubs erlaubt oder verbietet.
Ein Antrag mit einer positiven Entscheidung des Direktors wird bei der Personalabteilung eingereicht, wo eine Anordnung zur Änderung des Urlaubsplans ergeht.
Auf der Grundlage des Antrags im Urlaubsplan in der Spalte "Hinweis" wird eine Überweisungsmarkierung eingetragen - die Eingangsnummer und das Datum des Antrags werden widergespiegelt.

Bei Planänderungen aufgrund von Produktionserfordernissen unterscheidet sich das Verfahren von dem oben Gesagten:

Informieren des Mitarbeiters über den entstandenen Produktionsbedarf und Besprechung der Möglichkeit der Urlaubsübertragung.
Einholen der schriftlichen Zustimmung des Arbeitnehmers, dessen Urlaub verschoben wird.
Das unterschriebene Dokument wird an die Personalabteilung gesendet, damit der zuständige Fachmann eine Anordnung zur Verschiebung des Urlaubs vorbereitet.
Im Urlaubsplan enthält die Spalte „Hinweis“ eine Markierung, die die Einzelheiten der Zustimmung des Mitarbeiters zur Versetzung enthält.

Aus dem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Urlaubsplan richtig erstellen, ändern und ergänzen. Tipp eins: Denken Sie an die Kategorien von Arbeitnehmern, die zu einem für sie günstigen Zeitpunkt Anspruch auf Jahresurlaub haben

Warum Sie einen Urlaubsplan brauchen

Einige Organisationen erstellen keine Urlaubspläne oder erstellen sie nicht formell. Dieses Dokument ist jedoch für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer obligatorisch (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Erstellen Sie einen Urlaubsplan bis Dezember, genehmigen - spätestens zwei Wochen vor Beginn des Kalenderjahres (Teil 1 Kunst. 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Beispiel: Der Urlaubsplan für 2020 muss bis spätestens 17. Dezember 2019 genehmigt werden. Der Zeitplan wird auf Anordnung des Leiters der Organisation genehmigt. Wenn die Organisation eine Gewerkschaft hat, wird der Zeitplan unter Berücksichtigung ihrer Meinung genehmigt.

Wozu dient ein Diagramm?

Der Arbeitgeber kann das Urlaubsgeld innerhalb der arbeitsrechtlich festgelegten Frist zahlen: spätestens drei Tage vor Beginn des Urlaubs (Artikel 136 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, im Vorfeld einen leistungsfähigen Mitarbeiter zu finden amtliche Verpflichtungen im Urlaub abwesend.
Der Arbeitgeber kann die Anzahl der von Arbeitnehmern in Anspruch genommenen Urlaubstage nachverfolgen, siehe Informationen zur Übertragung nicht genutzter Urlaubstage.
Der Urlaubsplan kennzeichnet die Daten des bezahlten Jahresurlaubs, die es dem Arbeitgeber ermöglichen, einen Antrag von Arbeitnehmern nicht entgegenzunehmen.

Was ist bei der Urlaubsplanung zu beachten

Tipp Nummer 1. Denken Sie daran, dass es Kategorien von Arbeitnehmern gibt, die das Recht haben, den Jahresurlaub zu einem für sie günstigen Zeitpunkt zu nutzen. Zu diesen Kategorien gehören beispielsweise Arbeitnehmer unter 18 Jahren oder Teilzeitbeschäftigte (Personen, die in Teilzeit arbeiten, wird der bezahlte Jahresurlaub gleichzeitig mit dem Urlaub am Hauptarbeitsplatz gewährt).
Tipp Nummer 2. Berücksichtigen Sie bei der Urlaubsplanung die Wünsche der Mitarbeiter, ohne den Produktionsprozess zu vergessen.
Tipp Nummer 3. Verwenden Sie das einheitliche Formular Nr. T-7, genehmigt. Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 05.01.2004 Nr. 1, oder entwickeln Sie die Form des Formulars selbst.

Der Urlaubsplan spiegelt nicht nur die jährlichen bezahlten Grundurlaube wider, sondern auch zusätzliche bezahlte Urlaubstage und im laufenden Jahr nicht genutzte Urlaubstage, die in ein anderes Jahr übertragen wurden.

Tipp Nr. 4 Machen Sie die Mitarbeiter unter Unterschrift mit dem genehmigten Urlaubsplan vertraut, obwohl das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation Sie nicht direkt dazu verpflichtet. Sie können sich wie folgt einarbeiten: Fügen Sie dem Zeitplanformular eine zusätzliche Spalte „Unterschrift des Mitarbeiters und Datum der Einarbeitung“ hinzu. Einige Organisationen führen ein spezielles Journal ein, um die Mitarbeiter mit allen lokalen Vorschriften der Organisation und anderen internen Dokumenten der Organisation vertraut zu machen.

Änderung des Urlaubsplans

In der Praxis ist es schwierig, den Zeitplan genau einzuhalten. Schließlich gibt es Fälle, in denen der Arbeitgeber den Urlaub des Arbeitnehmers nicht nur um einen anderen Zeitraum verschieben kann, sondern auch verpflichtet ist: zum Beispiel, wenn er während des bezahlten Jahresurlaubs krank wird.

Tipp Nr. 5 Informationen zur Verschiebung des Urlaubs auf einen anderen Zeitraum sollten unbedingt im Zeitplan berücksichtigt werden. Wenn die Organisation das einheitliche Formular Nr. T-7 verwendet, geben Sie in Spalte 8 an, auf welcher Grundlage der Urlaub übertragen wird. Grundlage kann die Erklärung des Arbeitnehmers sein, in der er seinen Antrag auf Verschiebung des Urlaubs angibt. Das Datum, auf das der Urlaub verschoben wird, ist in Spalte 9 des Formulars Nr. T-7 angegeben.
Tipp Nr. 6 Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen am Zeitplan vor. Gründe - Zustimmung zum Rückruf des Arbeitnehmers sowie eine Rückrufanordnung.

Nicht jeder Mitarbeiter ist aus dem Urlaub abrufbar, auch wenn es dem Mitarbeiter nichts ausmacht, früher an den Arbeitsplatz zurückzukehren. So verbietet beispielsweise das Arbeitsrecht den Rückruf von Schwangeren aus dem Urlaub. Grundsätzlich ist ein Rückruf nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich.

Tipp Nummer 7. Berücksichtigen Sie im Zeitplan Informationen zur Aufteilung des Urlaubs in Teile, wenn diese Möglichkeit bei der Erstellung nicht früher berücksichtigt wurde. Gründe für Änderungen am Urlaubsplan: ein Antrag eines Mitarbeiters mit der Bitte, ihm nur einen Teil des Urlaubs zur Verfügung zu stellen, und die Anordnung, diesen Teil bereitzustellen. Denken Sie daran, dass bei der Aufteilung eines Urlaubs in Teile einer dieser Teile nicht weniger als 14 Kalendertage betragen darf.
Tipp Nr. 8 Nehmen Sie Änderungen am Zeitplan vor, auch wenn Mitarbeiter zu einem anderen als dem Zeitplan in den Urlaub fahren möchten. In diesem Fall sind die Gründe die Erklärung des Arbeitnehmers und die Anordnung des Urlaubs.
Tipp Nr. 9 Ergänzen Sie den Urlaubsplan um die Spalte „Änderungen sind mir bekannt“, in der die Mitarbeiter nach Anpassung dieses Dokuments unterschreiben. Die Frist für die Einreichung eines Antrags auf Verschiebung des Urlaubs wird am besten in den örtlichen Vorschriften festgelegt.
Tipp Nummer 10. Machen Sie für neue Mitarbeiter einen zusätzlichen Urlaubsplan oder gewähren Sie Urlaub nur auf der Grundlage ihrer Bewerbung. Wie in dieser Situation vorzugehen ist, liegt im Ermessen des Arbeitgebers.Arbeitsgesetzbuch verpflichtet nicht, den bereits genehmigten Urlaubsplan zu ergänzen, verbietet aber auch nicht, den Plan mit Informationen über den Urlaub neuer Mitarbeiter zu ergänzen.

Fehlender Urlaubsplan: Verantwortung

Wenn die Nichteinhaltung des Zeitplans die Situation der Arbeitnehmer nicht verschlechtert, dann trägt der Arbeitgeber keine Verantwortung. Zum Beispiel, wenn Mitarbeiter außerhalb des Zeitplans in den Urlaub fahren und es ihnen passt.
Wenn die Nichteinhaltung des Zeitplans die Situation der Arbeitnehmer verschlechtert, kann die Verantwortung des Arbeitgebers nicht vermieden werden. Wenn beispielsweise der Arbeitgeber den Zeitplan nicht einhält und den Arbeitnehmern zwei aufeinanderfolgende Jahre kein bezahlter Jahresurlaub gewährt wird, stellt dies einen direkten Verstoß gegen das Arbeitsrecht dar (Artikel 5.27 des Gesetzbuchs über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).

Für das Fehlen eines Urlaubsplans kann der Arbeitgeber mit einer Geldstrafe belegt werden

Leeren Urlaubsplan 2018-2019 herunterladen 47 kb. Wort (doc).

Zeitliche Koordinierung

Der Urlaubsplan muss spätestens zwei Wochen vor Jahresbeginn erstellt werden. Bis 14. Dezember (16. Sonntag) 2018 für 2019. Dies ist das letzte Datum, das dort sein kann.

Bußgeld

Wenn Sie die Frist nicht einhalten, beträgt die Geldstrafe 30.000 bis 50.000 Rubel.

Mit oder

Wen aufnehmen

Alle Vollzeitbeschäftigten und Teilzeitbeschäftigten müssen in den Plan aufgenommen werden.

Der Zeitplan enthält keine Mitarbeiter, mit denen ein zivilrechtlicher Vertrag geschlossen wurde, tk. sie sind nicht urlaubsberechtigt.

Probenfüllung

Alle Änderungen im Zeitplan (wenn der Mitarbeiter für einen anderen Zeitraum ausgeschieden ist usw.) müssen rechtzeitig vorgenommen werden, andernfalls ist auch eine Geldstrafe von 50.000 Rubel möglich.

Für den Urlaubsplan ist ein spezielles Formular Nr. T-7 vorgesehen, das durch den Erlass des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 5. Januar 2004 Nr. 1 genehmigt wurde.

Laden Sie ein Beispiel zum Ausfüllen des Urlaubsplans 2018-2019 47 kb herunter. Wort (doc, Nr. T-7).

Anweisung

Welche Informationen sollten in das Diagramm aufgenommen werden?

Der Urlaubsplan ist ein konsolidiertes Dokument, er wird in einer Ausfertigung erstellt und ist für ein Kalenderjahr gültig, daher wird ihm in der Praxis die Nummer 1 zugewiesen.

Wenn ein Mitarbeiter in der ersten Jahreshälfte zur Arbeit gekommen ist und dieses Jahr keinen Urlaub nehmen wird, muss der Urlaubsplan nicht geändert werden. Das Recht auf den ersten Urlaub entsteht erst nach sechs Monaten Arbeit (Teil 2 von Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Achten Sie darauf, wie die folgenden Angaben ausgefüllt werden:

Name der Firma- in voller Übereinstimmung mit den Gründungsdokumenten angegeben ist. Wenn ein abgekürzter Name vorhanden ist, wird der vollständige Name angegeben und dann der abgekürzte Name in Klammern.

Organisationscode- wird in der Kodierzone als achtstellige Zahl gem Allrussischer Klassifikator Unternehmen und Organisationen (OKPO)

Datum der Vorbereitung. Digital angegeben. Datumsangaben werden nacheinander in einer Zeile in arabischen Ziffern geschrieben: Tag, Monat, Jahr. Außerdem wird angegeben, für welches Kalenderjahr der Zeitplan erstellt wird.

Die folgende Tabelle zeigt die Regeln zum Ausfüllen der Spalten des tabellarischen Teils des Urlaubsplans.

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Tabellenspalte	Beschreibung ausfüllen
Spalte 1 Strukturelle Einheit	Die Namen der Strukturabteilungen sind in voller Übereinstimmung mit ohne Abkürzungen angegeben Personal.
Spalte 2 Position (Fachrichtung, Beruf) gemäss Besetzungstabelle	Bezeichnung der Stelle (Fachrichtung, Beruf) ohne Kürzung aus der Personalliste
Spalte 3 Nachname, Vorname, Vatersname	Informationen sind ohne Abkürzungen angegeben
Spalte 4 Personalnummer	Die bei der Aufnahme vergebene Personalnummer ist gemäss Personalkarte bzw. Aufnahmeordnung angegeben. In Organisationen, in denen keine Personalnummern verwendet werden, darf die Spalte nicht ausgefüllt werden
Spalte 5 Urlaub. Anzahl der Kalendertage	Die Gesamtzahl der dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Kalendertage wird angezeigt. Bei der Berechnung der Gesamtdauer werden zusätzliche Urlaubstage zum jährlichen Grundurlaub hinzugerechnet.
Spalte 6 Urlaub. Termin geplant	Das Datum wird vollständig im Format 00.00.0000 angegeben

Die Spalten 7,8,9 werden später im nächsten Kalenderjahr ausgefüllt.

Sie können den Zeitplan sowohl in alphabetischer Reihenfolge als auch in der Reihenfolge der geplanten Urlaubsdaten ausfüllen. Im letzteren Fall werden jedoch die Namen der Mitarbeiter wiederholt, die beschließen, den Urlaub in Teile aufzuteilen.

Es ist einfacher, Mitarbeiter nach den Abteilungen zu gruppieren, in denen sie arbeiten.

Welche Urlaubsdauer ist im Zeitplan anzugeben?

Bevor Sie Spalte 5 für alle Arbeitnehmer ausfüllen, ermitteln Sie, wie viele Urlaubstage den Arbeitnehmern im kommenden Jahr zustehen.

Mindesturlaubszeit. Die Dauer des bezahlten Jahresurlaubs beträgt 28 Kalendertage (Teil 1 von Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Verlängerte Ferien. Für einige Kategorien von Arbeitnehmern gelten verlängerte bezahlte Jahresurlaube (Teil 2 von Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation):

Neben den bezahlten Hauptjahresferien berücksichtigt der Urlaubsplan auch zusätzliche bezahlte Feiertage (für Arbeitnehmer, die an Arbeitsplätzen mit schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind, Arbeitnehmer mit besonderer Art der Arbeit, Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, Arbeitnehmer Arbeiten im hohen Norden und in entsprechenden Gebieten usw.)

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Der Urlaub kann in Teile geteilt werden im gegenseitigen Einvernehmen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Gleichzeitig muss mindestens einer der Teile dieses Urlaubs sein mindestens 14 Kalendertage.

Vergessen Sie nicht, im Zeitplan die Urlaubstage anzugeben, die in den Vorjahren nicht genutzt wurden.

Addieren Sie die nicht genutzten Urlaubstage aus den Vorjahren zum Urlaub, der für das kommende Kalenderjahr geplant ist. Beispielsweise hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf einen Urlaub von 28 Kalendertagen. 2018 hat er nur 18 Tage verbraucht, es bleiben noch 10. Daher hat der Mitarbeiter im Urlaubsplan für 2019 nicht 28 Kalendertage, sondern 38 Tage (28 + 10). Gleichzeitig müssen Sie in Spalte 10 die Anzahl der hinzugefügten Tage vermerken, z. B. „28 Tage. + 10 Tage in einem Jahr".

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer, die im Urlaubsplan festgelegten Fristen einzuhalten.

Musterfüllung: Urlaubsplan- Dies ist ein notwendiges Dokument für jeden Chef, und unerfahrene Eigentümer von Strukturen wissen oft nicht, wie und in welcher Form sie es erstellen sollen. Dabei sind Suchanfragen wie „Urlaubsplan ausfüllen“ oder etwa „Urlaubsplan erstellen“, „Urlaubsplanformular“, „Urlaubsplanformular“ und andere keine Seltenheit. Es stellt sich heraus, dass dieses Thema, wie jedes andere im Zusammenhang mit dem Ausfüllen von Papierkram, sehr relevant ist und geklärt werden muss.

Der Urlaubsplan wird nach einem einheitlichen ausgefüllt, staatlich anerkannter Standard Formular Nr. T-7 "Urlaubsplan", das von unserem Staat genehmigt wurde und eine einheitliche Form der Primärdokumentation für die Abrechnung von Löhnen und für die Arbeit selbst im Allgemeinen darstellt. Es ist erwähnenswert, dass das ausgefüllte Formular vom Leiter oder einer autorisierten Person unterschrieben ist (in diesem Fall wird jedoch weiterhin der Stempel des Leiters angebracht).

Natürlich bleibt die Frage, wie man einen Urlaubsplan richtig erstellt und wie man sicherstellt, dass das Ausfüllen des Urlaubsplans systematisiert ist, sehr aktuell. Damit alles in Ordnung ist, ist es wichtig, zusätzliche Jahresferien (bezahlt) im Zeitplan anzugeben, aber denken Sie daran, dass unbezahlte Feiertage nicht im Zeitplan berücksichtigt werden sollten.

Es müssen auch alle „Nicht-Feiertage“ berücksichtigt werden, d. h. diejenigen Feiertage, die von den Mitarbeitern im Vorjahr nicht genutzt wurden, einschließlich derer, die in das nächste Jahr übertragen wurden.

Das frühzeitige Ausfüllen des Urlaubsplans, dh der Phase der Urlaubsplanung, wird von einem Personalreferenten von der ersten bis zur sechsten Spalte des Standardformulars Nr. T-7 ausgefüllt. Darüber hinaus müssen die Namen der Stellen in der zweiten Spalte in voller Übereinstimmung mit der Besetzungstabelle angegeben werden. Für den Fall, dass den Mitarbeitern in der Organisation keine Personalnummern zugeordnet sind, wird der Urlaubsplan ohne die vierte Spalte ausgefüllt, er bleibt einfach leer.

Die Spalten sieben, acht und neun werden zudem nur handschriftlich ausgefüllt, da die Mitarbeiter in den Urlaub fahren. In der siebten Spalte werden alle Noten sicherlich nach dem tatsächlichen Ende des Urlaubs gemacht, während die achte Spalte das Dokument angibt, auf dessen Grundlage der Urlaub übertragen wird (zu diesen Dokumenten gehören eine persönliche Erklärung oder eine Anordnung des Leiters).

Urlaubsplanung sollte auch die Urlaubszeit absolut aller Mitarbeiter widerspiegeln, einschließlich derjenigen, die jederzeit berechtigt sind, zu gehen, und für diese Mitarbeiter ist das Beginndatum des Urlaubs in der sechsten Spalte des Zeitplans angegeben, während seine Änderung in der aufgezeichnet wird Achter und Neunter.

1. Wer muss Urlaub planen und warum.

2. Wie man einen Urlaubsplan erstellt und welche Informationen darin enthalten sind.

3. Was tun, wenn die tatsächlichen Feiertage nicht mit den im Zeitplan geplanten übereinstimmen?

Jeder weiß, dass der bezahlte Jahresurlaub ein unbestreitbares Recht eines Arbeitnehmers ist, das im Arbeitsgesetzbuch vorgesehen ist. Aber die Tatsache, dass die Bereitstellung eines solchen Urlaubs eine Verpflichtung des Arbeitgebers ist und nicht vom Wunsch des Arbeitnehmers selbst abhängt, wird oft vergessen. In der Tat gibt es ziemlich oft Situationen, in denen Arbeitnehmer aus irgendeinem Grund ihren gesetzlichen Urlaub nicht nehmen möchten, und Arbeitgeber messen dem keine große Bedeutung bei. Das Arbeitsgesetzbuch ist in dieser Hinsicht jedoch streng: „Es ist verboten, zwei aufeinanderfolgende Jahre keinen bezahlten Jahresurlaub zu gewähren“ (Teil 4, Teil 124 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wie kann ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer „zwingen“, ihren Urlaub zu nutzen, um die Anforderungen des Arbeitsrechts zu erfüllen? Die Antwort ist einfach: Da die Verantwortung für die rechtzeitige Gewährung von Urlaub an Arbeitnehmer beim Arbeitgeber liegt, muss er sich auch darum kümmern, Arbeitnehmer über die Anzahl der ihnen zustehenden Urlaubstage und deren Inanspruchnahme zu informieren. Für diese Zwecke ist der Urlaubsplan ideal. Warum brauchen Sie sonst einen Urlaubsplan und wie man ihn erstellt - lesen Sie weiter im Artikel.

Was ist ein Urlaubsplan?

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation besteht der Hauptzweck des Urlaubsplans darin, die Priorität für die Gewährung von bezahltem Jahresurlaub für Arbeitnehmer festzulegen. Gleichzeitig ist der vom Arbeitgeber genehmigte Urlaubsplan sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer verbindlich (Teil 2 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

! Beachten Sie: Die Urlaubsplanung ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Rechtspersonen unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter. Das Fehlen eines Urlaubsplans ist eine Ordnungswidrigkeit, für deren Begehung folgende Verantwortungsmaßnahmen vorgesehen sind (Artikel 5.27 des Ordnungswidrigkeitengesetzbuchs der Russischen Föderation):

für Beamte - eine Geldstrafe von 1000 bis 5000 Rubel;
für juristische Personen - eine Geldstrafe von 30.000 bis 50.000 Rubel. oder Aussetzung von Aktivitäten für bis zu 90 Tage.

Es ist zu beachten, dass IP-Arbeitgeber das Recht haben, auf einen Urlaubsplan zu verzichten und das Verfahren zur Gewährung von bezahltem Jahresurlaub durch Vereinbarung mit den Arbeitnehmern festzulegen (Artikel 305 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, Schreiben von Rostrud vom 20. Dezember 2011 Nr 3683-6-1). Allerdings ist es für Unternehmer nicht unangebracht, einen Urlaubsplan zu erstellen, da sie auch dafür verantwortlich sind, dass ihre Mitarbeiter den Urlaub rechtzeitig und im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang nutzen.

Warum ist es also notwendig, einen Urlaubsplan zu erstellen? Lassen Sie uns die Hauptanwendungsbereiche dieses Dokuments skizzieren:

damit der Arbeitgeber nicht „vergisst“, den Arbeitnehmern den erforderlichen Jahresurlaub zu gewähren, und die Arbeitnehmer nicht „vergessen“, ihn zu nutzen;
um die optimale Urlaubsfolge unter Berücksichtigung der Austauschbarkeit einzelner Mitarbeiter, der Besonderheiten des Produktionsprozesses (Saisonalität) usw. festzulegen;
die im Plan enthaltenen Informationen über die Anzahl der für das nächste Jahr geplanten Urlaubstage der Mitarbeiter zu bilden und zu verwenden;
sowie für andere vom Arbeitgeber bestimmte Zwecke.

Das Verfahren zur Urlaubsplanung

Der Urlaubsplan wird für das Kalenderjahr erstellt und muss spätestens zwei Wochen vor Beginn des nächsten Jahres genehmigt werden (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Beispielsweise muss der Zeitplan für 2016 vor dem 17.12.2015 genehmigt werden. Bevor Sie jedoch den Urlaubsplan genehmigen, muss dieser erstellt werden. Überlegen Sie, welche Phasen der Prozess der Erstellung eines Urlaubsplans umfasst.

1. Genehmigung des Urlaubsplanformulars

2. Genehmigung des Verfahrens zur Erstellung und Abstimmung des Urlaubsplans

Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Struktureinheiten und anderen Faktoren kann der Prozess der Erstellung und Vereinbarung des Urlaubsplans der gesamten Organisation sehr langwierig sein. Daher muss das Verfahren zu seiner Erstellung in einem der folgenden Dokumente festgelegt werden:

im örtlichen Ordnungsgesetz (Ordnung des intern Arbeitsplan oder Kollektivvertrag)
in separater Bestellung.

In dem Dokument, das das Verfahren zur Erstellung des Urlaubsplans regelt, ist es ratsam, insbesondere die folgenden Informationen zu berücksichtigen:

die für die Erstellung des Urlaubsplans zuständige Person;
Personenkreis, der für die Auskunft über die geplanten Urlaubsdaten der Mitarbeiter verantwortlich ist (z. B. Abteilungsleiter);
Fristen für die Bereitstellung von Informationen über geplante Ferien, Fristen für die Vereinbarung von Urlaubsdaten, Fristen für die Einreichung eines Zeitplans zur Unterzeichnung beim Manager.

3. Aufnahme von Feiertagen in den Zeitplan

Der Zeitplan sollte die folgenden Urlaubstage für Mitarbeiter enthalten:

jährlicher bezahlter Grundurlaub. Die Dauer des jährlichen bezahlten Grundurlaubs beträgt in der Regel 28 Kalendertage (Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass einige Kategorien von Arbeitnehmern Anspruch auf verlängerten Urlaub haben (Arbeitnehmer unter 18 Jahren, Behinderte, Lehrer, Beamte);
zusätzlicher bezahlter Jahresurlaub. Ein solcher Urlaub sollte beispielsweise Arbeitnehmern gewährt werden, die an Arbeitsplätzen mit schädlichen und gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind, Arbeitnehmern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, die im hohen Norden arbeiten, und in anderen gesetzlich vorgesehenen Fällen (Artikel 116 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ).
Urlaub, der vom Arbeitnehmer im laufenden Jahr nicht in Anspruch genommen und auf das Folgejahr übertragen wird.

Daher muss im Urlaubsplan für jeden Mitarbeiter die Gesamtzahl der ihm zustehenden Jahresurlaubstage (Grund- und Zusatzurlaubstage) einschließlich des Restbetrags des nicht genutzten Urlaubs am Ende des Jahres geplant werden.

! Beachten Sie: Der Urlaubsplan wird für alle Arbeitnehmer erstellt: sowohl für Angestellte am Hauptarbeitsplatz als auch für Teilzeitbeschäftigte. Personen, die im Rahmen eines zivilrechtlichen Arbeitsverhältnisses arbeiten, werden nicht in den Plan aufgenommen, da sie keinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub haben. Der Urlaubsplan zeigt keine Verwaltungsferien an (ohne zu speichern Löhne), Mutterschaftsurlaub, Erziehungsurlaub.

4. Berechnung der einzuplanenden Urlaubstage

Um festzulegen, wie viele Urlaubstage im Zeitplan für das nächste Jahr für jeden Mitarbeiter eingeplant werden sollen, müssen Sie:

Bestimmen Sie das Enddatum des "Arbeitsjahres" des Arbeitnehmers, dh das Datum, an dem das nächste Jahr ab dem Datum des Arbeitseintritts abläuft. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise am 24. Juni 2014 eingestellt wurde, wäre dieses Datum der 23. Juni jedes folgenden Jahres.
Nehmen Sie den Arbeitnehmer so in den Urlaubsplan auf, dass er zum Enddatum des "Arbeitsjahres" keine ungenutzten Ferien hat (dies ist in Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation vorgeschrieben). Gleichzeitig ist es arbeitsrechtlich nicht verboten, Urlaub "im Voraus", dh für arbeitsfreie Zeit, zu gewähren. Die Hauptsache ist, dass der Arbeitnehmer für jedes geleistete Jahr mindestens Urlaubstage verbraucht, als er sollte.

Beispiel.

Manager Savina O.Yu. eingestellt am 24. Juni 2014. Im Urlaubsplan 2015 soll ihr Urlaub für das Arbeitsjahr vom 24.06.2014 bis 23.06.2015 in der Anzahl der nicht genutzten Urlaubstage zum 31.12.2014 eingeplant werden. Dieser Urlaub muss planmäßig bis zum 23.06.2014 in Anspruch genommen werden. Urlaub für das nächste Arbeitsjahr vom 24.06.2015 bis 23.06.2016 kann sowohl in den Urlaubsplan 2015 als auch in den Urlaubsplan 2016 (oder beides in Teilen) aufgenommen werden.

! Beachten Sie: Bei der Aufteilung des Jahresurlaubs (Urlaub für ein Arbeitsjahr) eines Arbeitnehmers in Teile ist Folgendes erforderlich (Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation):

Zustimmung des Arbeitnehmers (z. B. in Form eines Antrags);
dass mindestens ein Teil dieses Urlaubs mindestens 14 Kalendertage beträgt.

5. Berücksichtigung der Wünsche der Mitarbeiter

Die Reihenfolge der Ferien im Zeitplan wird vom Arbeitgeber festgelegt und genehmigt(Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig kann er (muss aber nicht) die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Das heißt, der Arbeitgeber hat das Recht, die Feiertage der Arbeitnehmer nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Produktionsprozesses oder der Art der Tätigkeit (Saisonalität) zu verteilen. Zum Beispiel, wenn Winterzeit- "außerhalb der Saison" für hergestellte Produkte (Werke, Dienstleistungen), dann kann der Arbeitgeber für diesen bestimmten Zeitraum Arbeitnehmerurlaub einplanen. Um jedoch Konflikte und Meinungsverschiedenheiten mit Arbeitnehmern auszuschließen, ist es besser, alle diese Merkmale der Urlaubsgewährung in einem lokalen Regulierungsgesetz (Vorschriften über interne Arbeitsvorschriften oder einen Tarifvertrag) vorzusehen.

In den meisten Fällen gehen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern entgegen und berücksichtigen nach Möglichkeit deren Wünsche für die Termine des bevorstehenden Urlaubs. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, zum Beispiel:

Sammeln von Anträgen von Mitarbeitern auf Aufnahme von Urlaub in den Zeitplan;
B. durch die Zusammenstellung eines Fragebogens zu geplanten Ferien für das nächste Jahr.

! Beachten Sie: Einige Mitarbeiter zahlen jährlich Urlaub ist auf ihren Antrag zu jeder für sie günstigen Zeit zu gewähren(Teil 4 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Zu diesen Mitarbeitern gehören beispielsweise:

Minderjährige unter 18 Jahren (Artikel 267 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Teilzeitbeschäftigte (der Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub für die Hauptbeschäftigung gewährt) (Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitnehmer, deren Ehegatten Militärangehörige sind (Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub des Ehegatten gewährt) (Klausel 11, Artikel 11 Bundesgesetz vom 27.05.1998 N 76-FZ „Zur Stellung des Militärpersonals“);
Frauen vor oder unmittelbar nach dem Mutterschaftsurlaub sowie am Ende des Elternurlaubs (Artikel 260 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitnehmerinnen, deren Ehefrauen im Mutterschaftsurlaub sind (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Bei der Erstellung eines Urlaubsplans werden bei diesen Mitarbeitern zunächst Informationen zum geplanten Urlaub erfragt, da deren Wünsche unbedingt berücksichtigt werden müssen. Aber selbst wenn der Urlaub eines Mitarbeiters, der zu den aufgeführten Kategorien gehört, im Zeitplan geplant war, kann er es sich im Laufe des Jahres anders überlegen und einen Antrag auf Urlaub ab einem anderen Datum stellen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer entgegenzukommen und seinen Urlaub zu verschieben.

6. Benachrichtigung der Mitarbeiter über Urlaub

Da der Urlaubsplan nicht immer den Wünschen der Mitarbeiter entspricht, ist es ratsam, alle Mitarbeiter mit der genehmigten Version vertraut zu machen. Dazu können Sie eine spezielle Spalte in Form eines Urlaubsplans („Urlaubsdaten sind mir bekannt“) bereitstellen oder ein Einarbeitungsblatt erstellen.

! Beachten Sie:Über das im Urlaubsplan angegebene Anfangsdatum des Urlaubs, der Arbeitgeber ist verpflichtet, jeden Arbeitnehmer spätestens zwei Wochen im Voraus gegen Unterschrift anzukündigen(Teil 3 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Zu diesem Zweck kann die entsprechende Spalte in Form des Urlaubsplans („Mitteilung über den Beginn des Urlaubs“) aufgenommen werden (Schreiben von Rostrud vom 30.07.2014 N 1693-6-1). Es gibt andere Möglichkeiten, Mitarbeiter zu benachrichtigen, z. B. Einarbeitungsblätter, Erklärungen, ein Einarbeitungsvisum bei einer Urlaubsanordnung (Rostrud-Schreiben vom 22.03.2012 N 428-6-1). Der Arbeitgeber bestimmt selbstständig die geeignetste Art und Weise, Arbeitnehmer über den Urlaub zu informieren.

7. Änderungen am Urlaubsplan vornehmen

Bei der Urlaubsplanung müssen Sie verstehen, dass es sich um ein Planungsdokument handelt, das für einen ziemlich langen Zeitraum erstellt wurde - ein Jahr. Daher können Sie ohne Anpassungen höchstwahrscheinlich nicht tun. Änderungen des Urlaubsplans können in folgenden Fällen vorgenommen werden:

bei der Verschiebung eines Urlaubs mit Zustimmung des Arbeitnehmers, z. B. bei vorübergehender Behinderung während des Urlaubs, bei verspäteter Zahlung von Urlaubsgeld usw. (Artikel 124 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
bei der Übertragung eines Teils des Urlaubs im Zusammenhang mit der Abberufung eines Arbeitnehmers aus dem Urlaub (Teil 2 von Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig muss der nicht in Anspruch genommene Teil des Urlaubs dem Arbeitnehmer zu jedem für ihn geeigneten Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden;
bei der Übertragung von Urlaub auf Antrag des Arbeitnehmers. Fällt der Arbeitnehmer nicht in die „begünstigten“ Kategorien (siehe Absatz 5), kann der Arbeitgeber die geplanten Urlaubsdaten ändern, muss dies aber nicht.

In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer einen Antrag auf Verschiebung des Urlaubs stellen, um Änderungen am Urlaubsplan vorzunehmen. Auf der Grundlage des Antrags erlässt der Leiter die Anordnung, den Urlaub zu verschieben. Dabei Änderungen werden im Urlaubsplan berücksichtigt:

Spalte 8 gibt die Grundlage für die Verschiebung des Urlaubs an - die Einzelheiten der entsprechenden Anordnung des Leiters;
Spalte 9 gibt die neue Urlaubszeit gemäß der Bestellung an;
in Spalte 10 "Hinweis" können Sie den Grund für die Verschiebung des Urlaubs angeben (z. B. Rückruf eines Mitarbeiters aus dem Urlaub).
Spalte 7 gibt das Datum oder die Dauer des vom Arbeitnehmer tatsächlich in Anspruch genommenen Urlaubs an.

Das betrachtete Verfahren zur Änderung des Urlaubsplans gilt für den Fall, dass der geplante Urlaub der Mitarbeiter verschoben wird, die ursprünglich in den Plan aufgenommen wurden (dh am Datum des Plans gearbeitet haben). Wenn der Mitarbeiter wurde nach Genehmigung des Urlaubsplans eingestellt für das nächste Jahr können Informationen über den Urlaub eines solchen Mitarbeiters auf eine der folgenden Arten erstellt werden:

Anlage zum genehmigten Urlaubsplan. Der Antrag wird in der gleichen Form wie der Zeitplan selbst erstellt und enthält nur Informationen über den Urlaub eines neuen Mitarbeiters (Mitarbeiter). Wie der Urlaubsplan wird der Antrag vom Manager genehmigt.
Ohne Änderungen (Ergänzungen) am verabschiedeten Urlaubsplan vorzunehmen. Dafür neuer Angestellter schreibt einen Antrag in irgendeiner Form, in dem er den gewünschten Beginn des Urlaubs und die Anzahl der Tage angibt, und der Arbeitgeber erlässt eine Anordnung zur Gewährung des Urlaubs.

Es ist wünschenswert, dass die gewählte Option zur Berücksichtigung von Informationen über den Urlaub neuer Mitarbeiter (nach Genehmigung des Urlaubsplans) im örtlichen Regulierungsgesetz des Arbeitgebers berücksichtigt wird.

Und schließlich heben wir hervor die wichtigsten Punkte zur Urlaubsplanung:

Das Vorhandensein eines Urlaubsplans ist für alle juristischen Personen des Arbeitgebers obligatorisch, für dessen Fehlen ist eine Verwaltungshaftung vorgesehen.
Der Arbeitgeber genehmigt das Formular des Urlaubsplans selbstständig (es kann das einheitliche Formular Nr. T-7 verwendet werden);
Die Reihenfolge der Ferien im Zeitplan wird vom Arbeitgeber festgelegt, die Wünsche nur einiger Arbeitnehmer werden unbedingt berücksichtigt;
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmern den Beginn des Urlaubs gemäß dem Zeitplan mitzuteilen.

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Normative Basis

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation
Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik der Russischen Föderation vom 01.05.2004 N 1 "Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Abrechnung der Arbeit und ihrer Bezahlung"
Briefe von Rostrud

vom 30. Juli 2014 N 1693-6-1;
vom 22. März 2012 N 428-6-1;
vom 20. Dezember 2011 Nr. 3683-6-1

Wie Sie sich mit den offiziellen Texten dieser Dokumente vertraut machen können, erfahren Sie im Abschnitt

Der 17. Dezember ist der letzte Tag für die Genehmigung des Urlaubsplans, da dieser spätestens zwei Wochen vor dem Kalenderjahr vom Leiter der Organisation unterzeichnet werden muss (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es bleibt sehr wenig Zeit, um Zeit zu haben, es richtig zu komponieren.

Organisieren Sie die Terminplanung

Das Diagramm gibt Informationen zur Verteilung des bezahlten Jahresurlaubs der Mitarbeiter der Organisation für das Kalenderjahr nach Monaten wieder. Die Erstellung eines Urlaubsplans nimmt für die Personalabteilung viel Zeit in Anspruch. Es ist möglich, die Arbeit zur Erhebung und Verarbeitung der erforderlichen Daten auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Es ist praktisch, wenn jemand dies einem separaten HR-Spezialisten anvertraut, der sich mit dem „von und bis“-Zeitplan beschäftigt. Für andere ist es bequemer, Verantwortlichkeiten zu verteilen: Weisen Sie jedem Mitarbeiter der Personalabteilung eine oder mehrere Strukturabteilungen zu.

Die Erstellung eines Zeitplans ist eine verantwortungsvolle Angelegenheit, bei der viele Dinge berücksichtigt werden müssen: die Wünsche der Mitarbeiter zu Urlaubsterminen, die Anforderungen des Produktionsprozesses und die Normen des Arbeitsrechts. Es ist ratsam, das Verfahren zur Erstellung eines Zeitplans, die Bedingungen und Regeln für die Gewährung von Urlaub in den örtlichen Vorschriften der Organisation (interne Arbeitsvorschriften oder Tarifvertrag) widerzuspiegeln. In der Anleitung zur Personalaktenverwaltung können Sie das Verfahren zum Ausfüllen des Urlaubsplans sowohl bei der Erstellung als auch bei der unterjährigen Pflege detailliert beschreiben. Wenn das Verfahren zur Erstellung eines Urlaubsplans nicht in den örtlichen Vorschriften der Organisation vorgeschrieben ist, lohnt es sich, mit der Vorbereitung zu beginnen, indem Sie eine Anordnung erlassen, in der Sie Folgendes angeben müssen:

wer ist für die Erstellung des Urlaubsplans verantwortlich (der Plan wird vom Leiter des Personaldienstes unterzeichnet, die Vorbereitungsarbeiten können jedoch von einem Personalspezialisten durchgeführt werden);
innerhalb welcher Frist Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche einreichen müssen;
die Frist, bis zu der sich die Leiter der Strukturbereiche über die Wünsche der Arbeitnehmer abstimmen müssen Produktionspläne Abteilungen;
die Frist, bis zu der der Entwurf des Zeitplans dem Manager zur Genehmigung vorgelegt werden muss.

Der Urlaubsplan sollte die Besonderheiten des Produktionsprozesses der Organisation berücksichtigen, seine Kontinuität und die Austauschbarkeit der Mitarbeiter sicherstellen. Das Arbeitsgesetzbuch bietet dazu alle Möglichkeiten, da die Reihenfolge der Urlaubsgewährung vom Arbeitgeber festgelegt wird (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Um Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten mit den Arbeitnehmern zu vermeiden, sollte das Verfahren zur Bestimmung der Urlaubsordnung in einem örtlichen Rechtsakt (PVTR oder Tarifvertrag) festgelegt werden. So sollte beispielsweise vorgesehen werden, dass die Leiter von Struktureinheiten nicht gleichzeitig mit ihren Stellvertretern im Urlaub sind. In einigen Organisationen kann festgestellt werden, dass den Mitarbeitern der Jahresurlaub nur in bestimmten Monaten gewährt wird (z. B. in einer Bildungseinrichtung wirkt sich die Bereitstellung von Urlaub im Herbst-Winter-Frühling negativ auf den Lernprozess aus). Es ist eine Situation möglich, in der es für den Arbeitgeber von Vorteil ist, eine große Gruppe von Mitarbeitern gleichzeitig in den Urlaub zu schicken (z. B. ein Hersteller von Fensterkonstruktionen in Verbindung mit Geringe Nachfrage für Produkte können Urlaube für alle Mitarbeiter planen Produktionsabteilung für den Zeitraum vom 12. Januar bis 8. Februar). Für die meisten Unternehmen ist es am besten, den Urlaub der Mitarbeiter gleichmäßig über das Jahr zu verteilen.

Der Entwurf des Urlaubsplans wird von der Personalabteilung der Organisation erstellt. Am bequemsten geht dies mit einem modifizierten Urlaubsplanformular (Anlage 1). Zunächst ist es notwendig, die „Urlaubsgeschichten“ zu analysieren und festzustellen, mit wie vielen Urlaubstagen jeder Mitarbeiter im nächsten Jahr rechnen kann, ob es Mitarbeiter privilegierter Kategorien gibt, die die Vorteile bei der Festlegung der Urlaubsordnung genießen. Danach werden die Daten der Mitarbeiter an die Leiter der Strukturabteilungen übermittelt, die die Wünsche der Mitarbeiter über den Zeitpunkt des Urlaubs und die Aufteilung des Urlaubs in Teile erfahren und diese Wünsche auch mit den Plänen der Einheit für die abstimmen müssen Jahr, um die optimale Reihenfolge der Ferien festzulegen. Auf der Grundlage der Projekte der Strukturabteilungen erstellt die Personalabteilung einen konsolidierten Urlaubsplan für die Organisation und legt ihn dem Leiter zur Genehmigung vor.

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Was in den Zeitplan aufzunehmen

Ihr Urlaubsplan sollte beinhalten:

jährlicher bezahlter Grundurlaub;
jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub;
Urlaub, der vom Arbeitnehmer im laufenden Jahr nicht in Anspruch genommen und auf das Folgejahr übertragen wurde.

Die Dauer des jährlichen bezahlten Grundurlaubs beträgt in der Regel 28 Kalendertage (Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Für einige Kategorien von Arbeitnehmern sieht die Gesetzgebung einen längeren Urlaub vor – verlängerter Grundurlaub. Zu diesen Kategorien gehören insbesondere:

Arbeitnehmer unter 18 Jahren. Sie haben Anspruch auf einen Urlaub von 31 Kalendertagen (Artikel 267 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Invaliden. Sie erhalten Urlaub von mindestens 30 Kalendertagen (Artikel 23 des Bundesgesetzes vom 24. November 1995 Nr. Russische Föderation»);
pädagogische Mitarbeiter. Die Dauer ihres Urlaubs hängt von der Position und Art der Bildungseinrichtung ab und beträgt 42 bis 56 Kalendertage (Artikel 334 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation; Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 01.10.2002 Nr. 724 „ Über die Dauer des den Lehrkräften gewährten bezahlten Jahresgrundurlaubs“);
Staatsbeamte haben das Recht, je nach Position zwischen 30 und 35 Kalendertagen zu gehen (Artikel 46 des Bundesgesetzes vom 27. Juli 2004 Nr. 79-FZ „Über den Staatsbeamtendienst der Russischen Föderation“).

Zusätzlich zum Haupturlaub können einige Mitarbeiter einen zusätzlichen bezahlten Jahresurlaub erhalten (Artikel 116 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Dieser Urlaub wird Arbeitnehmern gewährt:

bei Arbeiten mit schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind;
eine besondere Art der Arbeit haben;
mit unregelmäßigen Arbeitszeiten;
Arbeiten in den Regionen des Hohen Nordens und entsprechenden Gebieten;
in anderen Fällen, die im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation und anderen Bundesgesetzen vorgesehen sind.

Zusätzlich zu den gesetzlich vorgesehenen Feiertagen können Arbeitgeber unter Berücksichtigung ihrer Produktions- und finanziellen Möglichkeiten selbständig zusätzliche Feiertage für Arbeitnehmer festlegen, indem sie das Verfahren für ihre Bereitstellung in einem Tarifvertrag oder einem anderen lokalen Rechtsakt genehmigen, der angenommen wird Berücksichtigung der Meinung des gewählten Gremiums der primären Gewerkschaftsorganisation (Teil 2 Artikel 116 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Bei der Berechnung der Gesamtdauer des bezahlten Jahresurlaubs werden dem Haupturlaub zusätzliche Feiertage hinzugefügt (Artikel 120 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Beispiel. Beamter Tropinin The.The. ist berechtigt:

verlängerter Urlaub (30 Kalendertage);
zusätzlicher Urlaub für die Dienstzeit (8 Kalendertage);
zusätzlicher Urlaub für unregelmäßige Arbeitszeiten (3 Kalendertage);
zusätzlicher Urlaub für Arbeiten unter gefährlichen Arbeitsbedingungen (7 Kalendertage).

Dies bedeutet, dass Sie im Zeitplan einen Urlaub von 48 Kalendertagen planen müssen (vollständig oder nach Vereinbarung mit dem Mitarbeiter den Urlaub in Teile aufteilen).

Bei der Erstellung eines Zeitplans müssen Sie prüfen, ob es Mitarbeiter in der Organisation gibt, die Anspruch auf die Bereitstellung von bezahltem Jahresurlaub zu einem für sie günstigen Zeitpunkt haben - ihr Urlaub ist in erster Linie im Zeitplan geplant. Zu diesen Mitarbeitern zählen insbesondere:

Minderjährige unter 18 Jahren (Artikel 267 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Teilzeitbeschäftigte (der Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub für die Hauptbeschäftigung gewährt) (Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitnehmer, deren Ehegatten Militärangehörige sind (Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub des Ehegatten gewährt) (Abschnitt 11, Artikel 11 des Bundesgesetzes vom 27. Mai 1998 Nr. 76-FZ „Über den Status von Militärangehörigen“);
Frauen vor oder unmittelbar nach dem Mutterschaftsurlaub sowie am Ende des Elternurlaubs (Artikel 260 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitnehmerinnen, deren Ehefrauen im Mutterschaftsurlaub sind (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Es sei jedoch daran erinnert, dass selbst wenn der Urlaub im Urlaubsplan streng nach den Wünschen eines Mitarbeiters der oben genannten Kategorie geplant wurde, er das Recht hat, seine Meinung zu jeder Jahreszeit zu ändern und einen Antrag zu stellen an den Arbeitgeber, der ihn auffordert, Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu gewähren. Es ist unmöglich, die Übertragung des Urlaubs auf einen solchen Mitarbeiter abzulehnen.

Der Urlaubsplan ist ein zusammenfassendes Dokument. Und obwohl sie für ein Kalenderjahr (in diesem Fall für 2015) erstellt wird, bezieht sich der geplante Urlaubszeitraum jedes Mitarbeiters auf sein individuelles Arbeitsjahr.

Beispiel. Sekretärin Petrova I.V. eingestellt am 19. Juni 2014. Im Urlaubsplan sollte ihr Urlaub für den Zeitraum vom 19.06.2014 bis 18.06.2015 eingeplant werden. Urlaub für das nächste Arbeitsjahr (vom 19.06.2015 bis 18.06.2016) kann zu jedem Zeitpunkt des Arbeitsjahres gewährt werden (Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es kann geplant werden:

im Urlaubsplan für 2015 (nach dem 19.06.2015);
Ein Teil des Urlaubs kann nach Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer in den Zeitplan für 2015 (nach dem 19.06.2015) aufgenommen und ein Teil für 2016 belassen werden.
im Urlaubsplan 2016 (bis 18.06.2016).

Wie Sie sehen, kann der Urlaub eines Mitarbeiters sowohl vollständig als auch in Teilen geplant werden. Bei der Aufteilung des Urlaubs in Teile müssen die Anforderungen von Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation eingehalten werden. Erstens muss mindestens ein Teil des Urlaubs mindestens 14 Kalendertage betragen. Diese Anforderung hat medizinische Gründe: Um sich von den Arbeitsleistungen zu erholen, benötigt eine Person eine vollwertige lange Ruhepause. Zweitens ist die Aufteilung des Urlaubs in Teile nur möglich, wenn eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber getroffen wird. Widerspricht eine der Parteien des Arbeitsverhältnisses, so ist eine Urlaubsaufteilung nicht möglich. Die Zustimmung des Arbeitgebers zur Aufteilung des Urlaubs wird durch die Unterschrift des Vorgesetzten im Zeitplan (oder in der Urlaubsordnung, wenn der Urlaub nicht gemäß dem Zeitplan bereitgestellt wird) bestätigt. In welchem Dokument die Zustimmung des Arbeitnehmers widergespiegelt werden soll, ist gesetzlich nicht festgelegt. In der Praxis verwenden Organisationen verschiedene Methoden, um eine Bestätigung der Mitarbeitereinwilligung zu erhalten:

Methode 1. Vor der Genehmigung des Urlaubsplans schreibt der Arbeitnehmer einen Antrag mit der Bitte, den Urlaub in Teile aufzuteilen, gibt die Startdaten und die Dauer der Urlaubsteile an und der Arbeitgeber fasst den Beschluss „Zulassen. Unterschrift. Datum von". Eine gute Möglichkeit, wenn die Initiative zum Teilen des Urlaubs vom Mitarbeiter ausgeht. Andernfalls sprechen wir von Zwang, was inakzeptabel ist.

Methode 2. Bei der Erstellung eines Urlaubsplans sendet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Vorschlag zur Aufteilung des Urlaubs in Teile, gibt die Daten der Urlaubsteile und deren Dauer an und der Arbeitnehmer markiert „Ich habe gelesen und stimme zu. Unterschrift. Vollständiger Name. Datum von". Diese Option ist vorzuziehen, wenn die Initiative zur Aufteilung des Urlaubs vom Arbeitgeber ausgeht und dem Geist des Gesetzes voll und ganz entspricht: Es gibt einen Vorschlag, es gibt eine Antwort darauf, es gibt eine Vereinbarung zwischen den Parteien. Leider ist diese Methode die zeitaufwändigste.

Methode 3. Das Urlaubsplanformular wird um die Spalte „Ich habe gelesen und stimme zu. Unterschrift. Vollständiger Name". Es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer mit einer seiner Unterschriften mit den Beginndaten des Urlaubs und mit der Aufteilung des Urlaubs in Teile einverstanden ist. Dies ist eine ziemlich übliche Methode, die nur minimale Zeit erfordert. Es ist jedoch nicht ganz richtig. Stellen Sie sich vor: Zehn Mitarbeiter der Abteilung haben in der Spalte unterschrieben, und einer lehnt kategorisch ab, will den Urlaub nicht in Teile aufteilen. Du hast kein Recht, ihn zu zwingen. Was zu tun ist? Einen neuen Zeitplan erstellen? Mitarbeiterunterschriften erneut sammeln? Darüber hinaus wurde der Zeitplan bereits vom Leiter genehmigt (schließlich werden sie in das in Kraft getretene Dokument eingeführt). Und wie kann ein Dokument genehmigt werden, wenn die gesetzliche Vereinbarungspflicht zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht erfüllt ist?

Einige Organisationen schreiben in den internen Arbeitsvorschriften Klauseln vor, dass Arbeitnehmer zweimal im Jahr für die Dauer von 14 Kalendertagen Urlaub erhalten. Es wird davon ausgegangen, dass die Unterschrift des Arbeitnehmers bei der Einarbeitung in das PWTR seine Zustimmung zur Aufteilung des Urlaubs in Teile ist. Dies verschlechtert jedoch die Position des Arbeitnehmers im Vergleich zum Arbeitsrecht und kann daher nicht gemäß Artikel 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation angewendet werden. Vergessen Sie nicht, dass das PWTR ein Dokument ist, das die vom Arbeitgeber festgelegten Regeln enthält und seinen Willen zum Ausdruck bringt, und keineswegs eine Vereinbarung zwischen den Parteien des Arbeitsverhältnisses. Die Tatsache, dass sie unter Berücksichtigung der Stellungnahme der Arbeitnehmervertretung erlassen wird, ändert nichts an der Situation, da beispielsweise unter Berücksichtigung der Stellungnahme der Gewerkschaft ergangene Kündigungsverfügungen nach wie vor Verwaltungsdokumente des Arbeitgebers bleiben und dies auch tun werden keine Kündigungsvereinbarungen Arbeitsvertrag.

Frage. Saveliev A.V. eingestellt am 12.12.2014. Sollte es in den Urlaubsplan für 2015 aufgenommen werden?

Antworten. Das Recht eines Arbeitnehmers auf bezahlten Urlaub entsteht nach 6 Monaten ununterbrochener Arbeit in der Organisation (Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Nach Vereinbarung der Parteien kann der Arbeitgeber auch vor Ablauf dieser Frist Jahresurlaub gewähren. Für einige Kategorien von Arbeitnehmern ist der Arbeitgeber verpflichtet, auf Antrag Jahresurlaub zu gewähren, unabhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit (Minderjährige, Teilzeitbeschäftigte usw.). In diesem Fall hat der Arbeitnehmer ab dem 12.06.2015 ein Kündigungsrecht. Im Urlaubsplan für 2015 müssen Sie seinen Urlaub nach dem oben genannten Datum planen. Der Urlaub kann komplett geplant werden (28 Kalendertage) oder nach Absprache mit dem Mitarbeiter in Teile aufgeteilt werden (z. B. 14 Kalendertage im Jahr 2015, die restlichen Tage im Jahr 2016).

Frage. Wie plant man einen Teilzeiturlaub?

Antworten. Es kann schwierig sein, einen Urlaub für einen Teilzeitarbeiter zu planen, da das genaue Datum seiner Abreise in den Urlaub an seinem Hauptarbeitsplatz nicht immer bekannt ist (z. B. wenn die Entwicklung von Urlaubsplänen in Organisationen in parallel oder im Hauptberuf gehen sie das Thema Urlaub förmlich an). Das Arbeitsgesetzbuch ist in diesem Fall kategorisch: Der Urlaub muss gleichzeitig mit dem Urlaub für die Hauptbeschäftigung gewährt werden (Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Planen Sie den Urlaubsbeginn nach Belieben des Mitarbeiters, aber seien Sie darauf vorbereitet, dass er eventuell verschoben werden muss, und berücksichtigen Sie dies bei der Urlaubsplanung für andere Mitarbeiter in der gleichen Abteilung.

Frage. Ist es verpflichtend, Frauen in Elternzeit in den Urlaubsplan einzubeziehen?

Antworten. Viele Organisationen beziehen alle Mitarbeiter in den Urlaubsplan ein, einschließlich Frauen in Elternzeit. Es ist gesetzlich nicht verboten, aber auch nicht vorgeschrieben. Tatsächlich ist eine realistische Urlaubsplanung nicht möglich, da sie die Elternzeit jederzeit unterbrechen können und nicht bekannt ist, wann sie ihren Jahresurlaub in Anspruch nehmen wollen. Wenn eine solche Frau zur Arbeit geht, ist es bequemer, ihr auf Antrag Urlaub zu gewähren.

Frage. Was tun mit ungenutzten Ferien? Zum Beispiel Verfahrensingenieur Petrov V.G. Ich war zwei Jahre nicht im Urlaub. Können diese Feiertage in den Zeitplan aufgenommen werden? Und stimmt es, dass zwei Jahre nicht genutzter Urlaub „ausbrennt“?

Antworten. Nicht in Anspruch genommener Urlaub kann in den Urlaubsplan aufgenommen oder nach Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer auf dessen Antrag (Schreiben von Rostrud vom 01.03.2007 Nr. 473-6-0) gewährt werden. Die Aufnahme in den Zeitplan ist bequemer, da Sie visuell beurteilen können, wie viele solcher Feiertage sich in der Organisation angesammelt haben. Der Urlaub muss dem Arbeitnehmer jährlich gewährt werden (Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation), in Ausnahmefällen der Übertragung des Urlaubs auf das nächste Arbeitsjahr muss er spätestens 12 Monate nach Ende des Arbeitsjahres in Anspruch genommen werden für die es gewährt wird (Artikel 124 Teil 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter am 01.02.2014 eingestellt wurde, muss ihm spätestens am 31.01.2016 Urlaub gewährt werden (und der Mitarbeiter muss ihn nutzen). Es ist verboten, für zwei aufeinanderfolgende Jahre keinen bezahlten Jahresurlaub zu gewähren, und Arbeitnehmer unter 18 Jahren und Arbeitnehmer, die in Arbeiten mit schädlichen und (oder) gefährlichen Arbeitsbedingungen beschäftigt sind, müssen jährlich Urlaub nehmen (Teil 4 von Artikel 124 des Arbeitsgesetzbuchs von Die Russische Föderation). Wenn der Urlaub aus irgendeinem Grund nicht gewährt wurde, „brennt“ er natürlich überhaupt nicht aus, der Arbeitnehmer behält das Recht darauf, aber der Arbeitgeber kann in diesem Fall bei der Überprüfung des GIT oder vor Gericht bestraft werden.

Nachdem der Urlaubsplan genehmigt wurde, wird er obligatorisch (Teil 2 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer innerhalb der im Plan festgelegten Frist Urlaub zu gewähren, und der Arbeitnehmer verpflichtet ist, diesen Urlaub zu nutzen. Jegliche Abweichungen vom Zeitplan müssen durch das entsprechende Organisations- und Verwaltungsdokument und einen Vermerk im Zeitplan formalisiert werden. Nach Genehmigung des Plans eingestellte Arbeitnehmer können aufgrund einer Anordnung in den Urlaubsplan aufgenommen oder auf Antrag beurlaubt werden.

Wir erstellen ein Dokument

Die Organisation kann die Form des Urlaubsplans selbst entwickeln, wobei die Anforderungen von Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-ФЗ „Über die Rechnungslegung“ eingehalten werden müssen. Dieser Artikel enthält eine Liste der erforderlichen Details des primären Buchhaltungsbelegs. Bei der Entwicklung Ihres eigenen Zeitplanformulars ist es ratsam, das einheitliche Formular Nr. T-7 zugrunde zu legen, das durch den Erlass des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 01.05.2004 Nr. 1 genehmigt wurde, falls erforderlich, um unnötige zu entfernen Informationen daraus entnehmen und mit den notwendigen Spalten ergänzen. Sie können beispielsweise Codes für OKUD, OKPO und die Details zur Berücksichtigung der Meinung des Gewerkschaftsgremiums (falls nicht vorhanden) aus dem Urlaubsplanformular entfernen. Sie können den Zeitplan mit einem Dokumentgenehmigungsvisum beim Rechtsdienst oder anderen strukturellen Abteilungen der Organisation ergänzen. Das Schreiben von Rostrud vom 30. Juli 2014 Nr. 1693-6-1 besagt, dass es zulässig ist, das Formular Nr. T-7 mit den Spalten 11, 12 zu ergänzen. In einer davon kann der Mitarbeiter unterschreiben, dass er es weiß das Anfangsdatum des Urlaubs und in der anderen - geben Sie das Datum des Beginns des Urlaubs an (ein Muster zum Ausfüllen eines solchen Formulars finden Sie in Anhang 2). Das entwickelte Formular muss vom Leiter der Organisation auf Vorschlag des Buchhalters genehmigt werden (Abschnitt 4, Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“).

In der Planungsphase füllt der Personaler die Spalten 1-6 aus. Der Name der Organisation, strukturelle Untergliederungen, Positionen, Nachnamen, Namen und Patronyme der Mitarbeiter werden ohne Abkürzungen angegeben. Spalte 5 gibt die Urlaubsdauer in Kalendertagen wieder. Wird der Urlaub in Teilen gewährt, werden die Angaben zu jedem Teil des Urlaubs in einer eigenen Zeile erstellt. Geben Sie in Spalte 6 das Startdatum des Urlaubs ein. In einigen Organisationen ist es üblich, nicht das Startdatum des Urlaubs anzugeben, sondern den gesamten Zeitraum, z. B. 01.04.2015–28.04.2015. Dies ist kein Verstoß.

Der Urlaubsplan wird vom Leiter des Personaldienstes unterzeichnet und vom Leiter der Organisation genehmigt. Wenn es eine Gewerkschaft gibt, muss die begründete Meinung des gewählten Gewerkschaftsorgans berücksichtigt werden (Teil 1 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Das Verfahren zur Berücksichtigung der Meinung des gewählten Arbeitnehmergremiums ist in Artikel 372 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation festgelegt.

Das Arbeitsgesetz verpflichtet den Arbeitgeber nicht direkt, die Arbeitnehmer mit dem Urlaubsplan vertraut zu machen. Die Expertenmeinungen gehen zu diesem Thema auseinander. Einige Experten betrachten den Urlaubsplan als einen lokalen normativen Akt, und daher ist es notwendig, die Mitarbeiter damit vertraut zu machen. Andere glauben, dass die örtlichen Vorschriften allgemeine Normen für einen unbestimmten Personenkreis festlegen, und im Urlaubsplan geben wir die Namen bestimmter Mitarbeiter an, daher kann der Zeitplan nicht den örtlichen Vorschriften zugeordnet werden und es ist nicht erforderlich, die Mitarbeiter damit vertraut zu machen. In der Praxis sammeln die meisten Organisationen immer noch Mitarbeiterunterschriften, weil dies praktisch sinnvoll ist: Das Kennenlernen des genehmigten Zeitplans gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu informieren, ob seine Meinung zum Urlaubstermin berücksichtigt wurde, und falls nicht, den Urlaub anders zu planen. Sie können die Mitarbeiter auf verschiedene Arten einarbeiten: indem Sie eine zusätzliche Spalte in den Zeitplan aufnehmen, Unterschriften auf einem separaten Einarbeitungsblatt sammeln oder den Zeitplan am Informationsstand der Organisation aushängen.

Die Spalten 7–10 werden im Laufe des Jahres handschriftlich ausgefüllt, da Urlaub gewährt wird. Im Falle einer nicht planmäßigen Urlaubsgewährung gibt Spalte 8 den Namen und das Datum der Anordnung an, auf deren Grundlage der Urlaub verschoben wird. In einigen Organisationen ist es üblich, seine Erklärung auf Initiative des Arbeitnehmers als Grundlage für die Übertragung des Urlaubs anzugeben. Dies ist nicht wahr, um Änderungen am genehmigten Zeitplan vorzunehmen, ist ein Verwaltungsdokument, dh eine Anordnung, erforderlich. Geben Sie in Spalte 9 das Datum des vorgeschlagenen Urlaubs an (im laufenden oder im nächsten Jahr). Spalte 7 wird ausgefüllt, da die Mitarbeiter den Urlaub tatsächlich nutzen (schließlich können Urlaube in verschiedenen Situationen früher als der Zeitplan, gemäß dem Zeitplan oder später als die durch den Zeitplan festgelegte Frist gewährt werden).

Spalte 10 „Anmerkung“ kann beliebige Informationen enthalten, sofern diese für den Personalreferenten verständlich sind. Hier können Sie insbesondere den Grund für die Verschiebung des Urlaubs angeben (z. B. auf Antrag des Arbeitnehmers; Teil 2 von Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation - Rückruf aus dem Urlaub; Teil 3 von Artikel 124 des Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation - wenn der Urlaub nicht gewährt wird, da dies den normalen Geschäftsablauf der Organisation beeinträchtigen wird).

Der ursprüngliche Urlaubsplan ist normalerweise in gespeichert Personaldienstleistung. Eine Kopie des Zeitplans kann von der Buchhaltungsabteilung oder dem Finanzdienst für die Zwecke der Buchhaltung oder des Management Accounting angefordert werden (um abzuschätzen, wie viel Geld für die Zahlung von Urlaubsgeld in verschiedenen Zeiträumen des Jahres reserviert werden muss). Für andere strukturelle Abteilungen der Organisation können Auszüge aus dem Zeitplan erstellt werden, damit sie ihre Aktivitäten das ganze Jahr über bequemer organisieren können.

Die Aufbewahrungsfrist des Urlaubsplans beträgt ein Jahr (Abschnitt 693 der „Liste typischer Verwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Regierungen und Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen“, genehmigt durch Anordnung von das Ministerium für Kultur Russlands vom 25. August 2010 Nr. 558). Dieser Zeitraum wird ab dem 1. Januar des Jahres berechnet, das auf das Jahr des Endes seiner Bürotätigkeit folgt, d. h. der Urlaubsplan für 2015 muss bis zum 31. Dezember 2016 gespeichert werden.

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