• So kündigen Sie Ihren Job richtig – Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Entwicklung von Aktivitäten in den Hauptbereichen der Managementverbesserung. Funktionen und Methoden des Personalmanagements
• Die Bedeutung des Spiels für die Sozialisation von Vorschulkindern
• Vortrag zum Thema „Betriebskapital eines Unternehmens
• Das Verfahren zur Verwendung strenger Meldeformulare durch Gesundheitseinrichtungen
• Dokumentenfluss als wichtigste Informationsressource der Gesellschaft
• So schreiben Sie ein Anschreiben für Dokumente
• Zitate, Aphorismen auf Deutsch mit Übersetzung
• Methoden zur Personalmotivation in einer Organisation
• Wie heißt ein Personalvermittler in einem Unternehmen, der Mitarbeiter sucht? Eine Person, die Personal rekrutiert

Regelungen zur Personalakte

Die Führung der Personalakten und die Büroarbeit in Personalangelegenheiten erfüllen wichtige Aufgaben:

• Die Reihenfolge der Registrierung und das Verfahren zur Weitergabe von Personaldokumenten innerhalb der Organisation werden festgelegt.
• Es werden Musterdokumente genehmigt, die für die Führung der Personalakten erforderlich sind
• Die Liste der für die Durchführung eines bestimmten HR-Geschäftsprozesses erforderlichen Dokumente ist klar definiert, was dazu beiträgt, den Zeit- und damit Materialaufwand für die Bearbeitung von HR-Dokumenten zu reduzieren

Im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit muss ein HR-Spezialist eine Vielzahl ähnlicher Dokumente erstellen. Trotz der Tatsache, dass die Gesetzgebung das Verfahren zum Ausfüllen grundlegender Personaldokumente festlegt, ist es für eine Organisation ratsam, Arbeitsvorschriften für die Personalaktenverwaltung zu entwickeln, um den Personaldokumentenfluss zu verbessern und die Effizienz der Arbeit mit Personaldokumenten durch Vereinheitlichung der Zusammensetzung zu erhöhen und Formen von Dokumenten sowie Technologien für die Arbeit mit ihnen.

Die Führung der Dokumentation zur Personalaktenverwaltung sollte sich an der aktuellen Gesetzgebung im Bereich Dokumentation und Information orientieren. Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Entwicklung der Arbeitsordnung die Besonderheiten der Personalaktenverwaltung und die Besonderheiten der Organisation, die durch den Tätigkeitsbereich, die Organisationsstruktur und die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt werden, berücksichtigt werden.

Arbeitsvorschriften für die Personalaktenverwaltung in einer Organisation sollten entwickelt werden, um die Dokumentationsunterstützung der Personalverwaltung des Unternehmens zu rationalisieren und deren Effizienz zu steigern, indem die Zusammensetzung und Formen von Verwaltungsdokumenten, Technologien für die Arbeit mit ihnen vereinheitlicht und die Kontrolle über die Ausführung sichergestellt werden Unterlagen.

Die Besonderheiten der Personalaktenverwaltung sind die Festlegung allgemeiner Anforderungen an das Funktionieren des Dokumentationsunterstützungssystems für die Personalverwaltung, die Dokumentation von Personalaktivitäten und die Organisation der Arbeit mit Dokumenten im Personaldienst des Unternehmens.

• Allgemeine Bestimmungen, die Zweck und Ziele der Unterweisung, Umfang der Verbreitung, allgemeine Grundsätze für die Arbeit mit Personaldokumenten, Verantwortung der Abteilungen, Beamten und Mitarbeiter der Organisation für die Einhaltung der Bestimmungen enthalten
• Themenabschnitte, die konsequent die Vorgehensweise bei der Abwicklung grundlegender Personalvorgänge, wie Einstellung, Versetzung, Entlassung von Mitarbeitern, Regeln für die Abwicklung von Dienstreisen, Anmeldung und Abrechnung von Urlaub usw., offenlegen. Die Zusammensetzung der thematischen Abschnitte kann je nach Arbeitsbedingungen und eingesetzter Technologie geändert und ergänzt werden
• Schlussbestimmungen, die den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Vorschriften zur Personalaktenverwaltung festlegen
• Die Anhänge enthalten maximales Referenz- und Anschauungsmaterial, systematisiert in der Reihenfolge der Abschnitte.

Um die Arbeit mit Personaldokumenten zu verbessern, die Qualität der Erstellung von Personaldokumenten zu verbessern, den Personaldokumentenfluss in der Organisation zu rationalisieren und zu optimieren, werden Arbeitsvorschriften für die Durchführung der Personalaktenverwaltung vorgeschrieben.

Die Verantwortung für die Führung der Personalakten, die Einhaltung der festgelegten Arbeitsregeln, die Fristen für die Registrierung und die Sicherheit der Personaldokumente liegt beim Leiter der Personalabteilung.

Dokumente erstellt Personalabteilung Organisationen, die sich mit der Verwaltung von Personalakten befassen, sind unterteilt in:

• Organisatorische Dokumente
• Personaldokumente
• Informationen und Referenzdokumente

Zu den organisatorischen Dokumenten gehören:

• Besetzungstabelle (T3)
• Personalpolitik der Organisation
• Interne Regeln Arbeitsvorschriften
• Regelungen zu Vergütung und Prämien für Arbeitnehmer
• Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern
• Regelungen zur Personalbeurteilung
• Regelungen zur Arbeit der in die Organisationsstruktur einbezogenen Abteilungen
• Berufsbeschreibungen
• Anleitung zur Durchführung der Personalaktenverwaltung
• Vorschriften zum Arbeitsschutz
• Anweisungen zum Arbeitsschutz durch den Beruf
• Unterweisungsprotokoll (Einarbeitung in die Unterweisung)
• Verhaltenskodex für Unternehmen

Zu den Personalunterlagen gehören:

• Arbeitsvertrag
• Buch zur Registrierung von Arbeitsverträgen
• Anordnung (Anweisung) zur Einstellung (Formular T-1)
• Anordnung (Anweisung) zur Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz (Formular T-5)
• Anordnung (Anweisung) zur Gewährung von Urlaub (Formular T-6, T-6a)
• Urlaubsplan (Formular T-7)
• Hinterlassen Sie das Logbuch
• Anordnung (Anweisung) zur Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrages (Formular T-8, T-8a)
• Anordnung (Anweisung) zur Entsendung auf eine Geschäftsreise (Formular T-9, T-9a)
• Offizieller Auftrag zur Entsendung auf eine Dienstreise und Bericht über deren Durchführung (Formular T-10, T-10 a)
• Journal der Registrierung von Aufträgen zur Entsendung von Mitarbeitern auf Dienstreisen
• Logbuch zur Ausstellung von Reisebescheinigungen
• Anordnung (Anweisung) zu Anreizen (Formular T-11, T-11 a)
• Anordnung zur vollen finanziellen Haftung
• Personalausweis des Mitarbeiters (Formular T-2)
• Arbeitszeitnachweis (Formular T-13)
• Berechnungshinweis zur Gewährung von Urlaub an einen Arbeitnehmer (Formular T-60)
• Berechnungsvermerk bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrages mit einem Arbeitnehmer (Formular T-61)
• Arbeitsbuch
• Fragebogen (Personalbogen zur Personalakte)
• Nachtrag zum persönlichen Personalstammblatt

Zu den Informationen und Referenzdokumenten gehören:

• Aussagen
• Berichte
• Erläuternder Vermerk
• Benachrichtigungen

Es ist darauf zu achten, dass Personaldokumente ab dem Zeitpunkt ihrer Unterzeichnung und Registrierung Rechtskraft erlangen.

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• Anmeldung der Beschäftigung
• Ablauf und Fristen für die Bearbeitung von Unterlagen
• Verfahren zur Registrierung der Entlassung vom Arbeitsplatz
• Das Verfahren zur Urlaubsanmeldung
• Verfahren zur Registrierung der Versetzung eines Mitarbeiters

1. Anmeldung der Beschäftigung

1.1 Liste der erforderlichen Dokumente:

• Ein Arbeitsvertrag ist ein Dokument, das das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festlegt und die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses zwischen ihnen festlegt.
• Ein Annahmeauftrag ist ein Verwaltungsdokument, auf dessen Grundlage Eintragungen in das Arbeitsbuch des Arbeitnehmers vorgenommen werden.
• Das Arbeitsbuch ist das wichtigste Dokument über die Arbeitstätigkeit und die Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers
• Persönliche Karte (Formular T-2) – ein Buchhaltungsdokument mit biografischen Informationen
• Bei der Personalakte eines Mitarbeiters handelt es sich um eine Reihe von Dokumenten, die biografische Informationen über den Mitarbeiter und Informationen über seine Berufserfahrung enthalten.
• Eine Person, die sich um eine Stelle bewirbt, füllt ein von der Organisation erstelltes Bewerbungsformular aus

1.2. Liste der erforderlichen Anmeldeformulare:

• Verkehrsbuch Arbeitsaufzeichnungen und Einsätze dafür
• Tagebuch zur Einarbeitung in die örtlichen Vorschriften der Organisation

1.3 Ein Bewerber legt dem HR-Mitarbeiter folgende Unterlagen vor:

• Reisepass oder anderes Ausweisdokument
• Ein Arbeitsbuch, außer in den Fällen, in denen zum ersten Mal ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird oder der Arbeitnehmer eine Teilzeitbeschäftigung aufnimmt
• Versicherungsbescheinigung der gesetzlichen Rentenversicherung
• Militärische Meldeunterlagen – für Wehrpflichtige und Wehrpflichtige
• Dokument über Ausbildung, Qualifikationen oder besondere Kenntnisse – bei Bewerbung für eine Stelle, die besondere Kenntnisse oder eine besondere Ausbildung erfordert
• Weitere Dokumente, die gemäß der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation vorgelegt werden müssen

1.4 Bei erstmaligem Abschluss eines Arbeitsvertrages werden das Arbeitsbuch und der Versicherungsnachweis der gesetzlichen Rentenversicherung von einem Mitarbeiter des Personaldienstes des Arbeitgebers in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise erstellt.

2. Verfahren und Fristen für die Bearbeitung von Unterlagen

2.1. Die Dokumentation des Einstellungsverfahrens (vor Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags) beginnt damit, dass sich der Mitarbeiter mit der Stellenbeschreibung, den Arbeitsvorschriften und anderen lokalen Vorschriften der Organisation vertraut macht.

Der Arbeitnehmer bestätigt die Kenntnisnahme der Stellenbeschreibung durch seine Unterschrift direkt auf einer Kopie der Stellenbeschreibung

2.3. Der Mitarbeiter bestätigt die Einarbeitung in die internen Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften durch seine Eintragung in das Logbuch zur Einweisung der Mitarbeiter in die örtlichen Vorschriften.

2.5 Die Form des Arbeitsvertrages für Mitarbeiter des Vereins wird auf Anordnung des Leiters des Vereins genehmigt und kann für jeden Mitarbeiter individuell ergänzt werden

2.6 Der Arbeitsvertrag wird schriftlich in zweifacher Ausfertigung geschlossen. Ein Exemplar wird dem Arbeitnehmer gegen Unterschrift ausgehändigt, das andere verbleibt beim Arbeitgeber in der Personalabteilung bis zur Übergabe an das Archiv zur Aufbewahrung. Wenn die Bedingung der Einarbeitung und Unterschrift im Text des Arbeitsvertrags enthalten ist, ist die Führung eines zusätzlichen Meldeprotokolls nicht erforderlich.

2.7 Auf Seiten des Arbeitgebers wird der Arbeitsvertrag vom Generaldirektor der Organisation und während seiner Abwesenheit von einer Person unterzeichnet, die die entsprechende Befugnis erhalten hat.

2.8 Der Arbeitsvertrag wird spätestens drei Tage nach dem Datum der tatsächlichen Zulassung des Arbeitnehmers zur Ausübung seiner Arbeitstätigkeit erstellt.

2.9 Der Arbeitsvertrag unterliegt nach Unterzeichnung durch die Parteien der zwingenden Eintragung in das Arbeitsvertragsregister

2.10 Ein Arbeitsvertrag ist die Grundlage für die Erteilung eines Auftrags zur Einstellung eines Arbeitnehmers. Nach der Erstellung, Unterzeichnung und Registrierung des Arbeitsvertrages erstellt der Personaldienstmitarbeiter einen Arbeitsauftrag.

2.11 Der Arbeitsauftrag wird gemäß dem einheitlichen Formular T-1 erstellt, das durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1 „über die einheitliche Form der Primärdokumentation für die Arbeitsbuchhaltung und deren Bezahlung“ genehmigt wurde ”

2.12 Der Arbeitsauftrag wird vom Generaldirektor der Organisation oder in seiner Abwesenheit von einer Person unterzeichnet, die die entsprechende Befugnis erhalten hat

2.13 Der Einstellungsauftrag muss im Journal zur Registrierung von Aufträgen zur Einstellung, Versetzung und Entlassung von Mitarbeitern registriert werden

2.14 Der Spezialist der Personalabteilung nimmt eine Kopie der unterschriebenen und registrierten Bestellung und legt sie in der Personalakte des Mitarbeiters ab.

2.15 Die Originalaufträge werden von einem Spezialisten der Personalabteilung zusammengestellt und bis zur Übergabe an das Archiv in der Personalabteilung der Organisation aufbewahrt

2.16 Auf der Grundlage des Arbeitsauftrags werden Einträge in das Arbeitsbuch vorgenommen

2.17 Arbeitnehmer, die zum ersten Mal eine Arbeit aufnehmen, erhalten ein Arbeitsbuch einer neuen Art, genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 „Über Arbeitsbücher“. Für andere Mitarbeiter werden die Aufzeichnungen in ihre bisherigen Arbeitsbücher eingetragen.

2.18 Arbeitsbücher werden von einem Spezialisten der Personalabteilung ausgefüllt, der für die Erfassung, Pflege, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern und deren Beilagen verantwortlich ist.

2.19 Arbeitsbücher der Mitarbeiter werden gemäß den Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern geführt, die durch den Beschluss des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 Nr. 69 genehmigt wurden

2.20 Der Spezialist der Personalabteilung trägt Informationen über den Inhaber der Arbeitsbuchdetails in das Buch zur Aufzeichnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen ein und unterschreibt auch den Eingang des Arbeitsbuchs des Mitarbeiters im Lager

2.21 Arbeitsunterlagen werden in der Personalabteilung in einem Safe oder verschlossenen Schrank aufbewahrt

2.22 Der Spezialist der Personalabteilung ist verpflichtet, seinem Inhaber jeden Eintrag im Arbeitsbuch gegen Unterschrift in seinem Personalausweis mitzuteilen

2.23 Die Personalkarte wird gemäß dem einheitlichen Formular T-2 ausgestellt, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1 „Über die einheitliche Form der Primärdokumentation für die Arbeitsabrechnung und deren Zahlung“ genehmigt wurde.

2.24 Die Personalkarte wird in einer Ausfertigung ausgefüllt und von einer Fachkraft der Personalabteilung sowie dem eingestellten Mitarbeiter unterschrieben

2.25 Persönliche Karten werden in einem Safe oder verschlossenen Schrank aufbewahrt

2.26 Nach der Dokumentation der Einstellung des Arbeitnehmers wird dessen Personalakte erstellt

2.27 Zu den Dokumenten in den Personalakten der Mitarbeiter gehören folgende Dokumente:

• Interne Bestandsaufnahme der Falldokumente
• Fragebogen
• Eine Kopie des Arbeitsauftrags
• Kopien von Bildungsdokumenten
• Merkmale und Empfehlungsschreiben
• Arbeitsvertrag
• Gesundheitszeugnisse
• Fotos

2.28 Zukünftig werden in der Personalakte folgende Dokumente in chronologischer Reihenfolge abgelegt:

• Persönliche Aussagen des Arbeitnehmers (auch zur Verschiebung des nächsten Urlaubs)
• Kopien von Dokumenten, die den Erhalt einer Zusatzausbildung bestätigen
• Kopien von Anordnungen zur Versetzung, Beförderung, Disziplinarmaßnahmen gegen den Arbeitnehmer
• Feedback von Beamten über den Mitarbeiter

2.29 Personalakten enthalten Informationen über die persönlichen Daten des Mitarbeiters und werden im Personaldienst als Dokumente mit strenger Rechenschaftspflicht gespeichert. Persönliche Akten werden 75 Jahre lang aufbewahrt, die von Organisationsleitern dauerhaft.

3. Verfahren zur Registrierung der Entlassung vom Arbeitsplatz

3.1. Die Entlassung vom Arbeitsplatz wird mit den folgenden Dokumenten formalisiert:

• Eine handschriftliche Erklärung des Arbeitnehmers mit Beschluss des Vorgesetzten (die Erklärung wird nicht immer erstellt, sondern hängt von den Umständen ab, die als Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienten)
• Das Bypass-Blatt, die Form des Bypass-Blatts, wird auf Anordnung des Leiters der Organisation genehmigt und kann für jeden Mitarbeiter individuell ergänzt werden. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung stellt dem Mitarbeiter ein Bypass-Blatt zur selbstständigen Sammlung von Unterschriften von Beamten aus
• Anordnung zur Entlassung
• Arbeitsbuch
• Persönliche Karte
• Privatunternehmen
• Bewegungsbuch der Arbeitsbücher und Beilagen darin
• Journal der Registrierung von Zulassungs-, Versetzungs- und Entlassungsanordnungen

3.2 Ablauf und Fristen für die Bearbeitung von Unterlagen

Bei der Entlassung eines Arbeitnehmers aufgrund des Ablaufs eines befristeten Arbeitsvertrags gilt Art. 9. 79 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation) muss der Arbeitnehmer mindestens drei Tage vor der Entlassung schriftlich abgemahnt werden.

3.3 Der Arbeitsvertrag kann jederzeit im Einvernehmen der Parteien gekündigt werden (Artikel 78 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Es ist notwendig, eine Vereinbarung zur Beendigung des Arbeitsvertrags zu erstellen.

3.4 Ein Mitarbeiter der Personalabteilung beginnt mit der Bearbeitung der Kündigung des Mitarbeiters, indem er eine Anordnung erstellt.

3.5 Die Entlassungsanordnung wird gemäß dem einheitlichen Formular T-8 erstellt, das durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 58. Januar 2004 Nr. 1 „über die einheitliche Form der Primärdokumentation für die Arbeitsabrechnung und deren Zahlung“ genehmigt wurde ”

3.6 Alle Kündigungsanordnungen werden mit dem unmittelbaren Vorgesetzten der Struktureinheit abgestimmt, aus der der Arbeitnehmer ausscheidet. Die Anordnung zur Entlassung der finanziell verantwortlichen Person wird zusätzlich vom Hauptbuchhalter der Organisation vereinbart und bestätigt.

3.7 Eine Anordnung zur Entlassung der genannten Beamten mit Visa wird dem Generaldirektor zur Unterzeichnung vorgelegt.

3.8 Der Entlassungsbeschluss wird vom Generaldirektor der Organisation oder in seiner Abwesenheit von der Person unterzeichnet, die die entsprechende Vollmacht erhalten hat.

3.9 Die Entlassungsanordnung muss im Journal zur Registrierung von Anordnungen zur Aufnahme, Versetzung und Entlassung von Arbeitnehmern eingetragen werden.

3.10 Der Mitarbeiter der Personalabteilung nimmt eine Kopie der unterschriebenen und registrierten Bestellung und legt sie in seiner Personalakte ab.

3.11 Aufgrund der Anordnung der Entlassung vom Arbeitsplatz werden am Tag der Entlassung des Arbeitnehmers die entsprechenden Einträge in seinem Arbeitsbuch vorgenommen.

3.12 Das im Arbeitsbuch eingetragene Kündigungsprotokoll wird durch die Unterschrift des Arbeitgebers oder der für die Führung der Arbeitsbücher verantwortlichen Person und das Siegel der Organisation beglaubigt.

3.13 Bei der Entlassung eines Mitarbeiters werden alle Einträge in seinem Arbeitsbuch während seiner Tätigkeit in der Organisation zusätzlich durch die Unterschrift des Mitarbeiters selbst beglaubigt.

3.14 Vor der Ausstellung eines Arbeitsbuchs prüft ein Mitarbeiter der Personalabteilung das Vorhandensein von Unterschriften der Beamten auf dem Bypass-Blatt.

3.15 Das Arbeitsbuch wird dem Arbeitnehmer ausschließlich am Tag der Entlassung ausgehändigt. 3.16 Nach Erhalt seines Arbeitsbuchs trägt der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen über die Bewegung der Arbeitsbücher in das Buch ein und fügt darin ein. Informationen über die Entlassung eines Mitarbeiters werden vom Mitarbeiter der Personalabteilung in seine persönliche Karte eingetragen.

3.17 Am Tag der Entlassung unterschreibt der Arbeitnehmer seine Personalkarte.

3.18 Eine Kopie des Kündigungsbeschlusses und ein Umgehungsblatt werden in der Personalakte des Arbeitnehmers abgelegt.

3.19 Auf schriftlichen Antrag des Mitarbeiters stellt ihm der Spezialist der Personalabteilung beglaubigte Kopien arbeitsbezogener Dokumente aus: Kopien von Bestellungen, Gehaltsbescheinigungen usw.

4. Verfahren zur Urlaubsanmeldung

Der Urlaub wird mit folgenden Dokumenten ausgestellt:

• Handschriftliche Bewerbung
• Urlaubsplan
• Benachrichtigung über den Beginn des Urlaubs
• Stundenzettel
• Anordnung zur Gewährung von Urlaub
• Notenberechnung

4.1.Verfahren und Fristen für die Bearbeitung von Unterlagen

Die Reihenfolge der Gewährung des bezahlten Jahresurlaubs richtet sich nach dem Urlaubsplan.

4.2. Der Urlaubsplan wird jährlich spätestens zwei Wochen vor Beginn des Kalenderjahres vom Generaldirektor der Organisation genehmigt. Der Urlaubsplan wird nach dem einheitlichen Formular Nr. T-7 erstellt, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.05.2004 Nr. 1 „Über die einheitliche Form der Primärdokumentation zur Erfassung von Arbeit und Arbeit“ genehmigt wurde seine Bezahlung“

4.3 Der Beginn des Urlaubs muss dem Arbeitnehmer auf der Grundlage der Urlaubsplanung spätestens zwei Wochen vor Urlaubsbeginn mitgeteilt werden.

4.4 Das Formular zur Benachrichtigung über den Urlaubsantritt wird von Spezialisten der Personalabteilung entwickelt und vom Generaldirektor genehmigt.

4.5 Auf der Grundlage des Urlaubsplans wird angeordnet, dem Arbeitnehmer Urlaub zu gewähren.

4.6 Die Anordnung zur Gewährung von Urlaub wird gemäß dem einheitlichen Formular Nr. T-6 erstellt, das durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.05.2004 Nr. 1 „Über die einheitliche Form der Primärdokumentation für“ genehmigt wurde Aufzeichnung der Arbeit und ihrer Bezahlung.“

4.7 Informationen zur Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter werden von einem Spezialisten der Personalabteilung in seine Personalkarte eingetragen.

4.8 Aufgrund der Anordnung zur Gewährung von Urlaub wird ein Arbeitszeitnachweis ausgefüllt.

5. Verfahren zur Registrierung der Versetzung eines Arbeitnehmers

Es gibt folgende Arten von Versetzungen auf einen anderen Arbeitsplatz:

• Versetzung zur Arbeit in derselben Organisation auf Initiative des Arbeitgebers
• Versetzung in eine Festanstellung in einer anderen Organisation
• zusammen mit der Organisation an einen anderen Standort verlegen

5.1 Sämtliche Versetzungen sind nur mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitnehmers zulässig.

5.2 Der Arbeitgeber hat das Recht, einen Arbeitnehmer im Falle einer Produktionsnotwendigkeit für die Dauer von bis zu einem Monat zu einer Arbeit zu versetzen, die nicht im Arbeitsvertrag vorgesehen ist.

5.3 Der Wechsel innerhalb derselben Organisation zu einer anderen stellt keine Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz dar und bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers Arbeitsplatz, einer anderen Struktureinheit derselben Organisation im selben Bereich, wenn dies keine Änderung der Arbeitsfunktion und eine Änderung der wesentlichen Bestimmungen des Arbeitsvertrags mit sich bringt.

5.4 Ein Antrag auf Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz stellt die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zur Versetzung dar. Der Antrag wird in einer Ausfertigung verfasst.

5.5 Executive-Visa werden auf dem Antrag abgestempelt.

5.6 Der Mitarbeiter der Personalabteilung erteilt einen Auftrag (Anweisung) zur Versetzung des Mitarbeiters. Die Anordnung wird dem Mitarbeiter gegen Unterschrift bekannt gegeben. Der ursprüngliche Auftrag verbleibt zur Aufbewahrung in der Personalabteilung.

Wir warnen den Personalreferenten: Es muss eine Zusatzvereinbarung geschlossen werden, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend einen anderen ersetzt. Eine Bestellung reicht nicht aus. Werden mehrere Mitarbeiter mit den Aufgaben eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters betraut, kann die Höhe der Zuzahlung für alle gleich sein oder je nach Umfang der übertragenen Mehrarbeit variieren. Seine Höhe darf jedoch nicht auf das Gehalt eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers beschränkt sein. Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag vom 12. März 2007 N 31-TD, Moskau, 20. Mai 2011

Und wer ist der Personalreferent?!

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „Season“, im Folgenden „Arbeitgeber“ genannt, vertreten durch Generaldirektor Smirnova A.A., die auf der Grundlage der Charta handelt, einerseits und Filippova Ksenia Borisovna, die die Position der Buchhalterin innehat, im Folgenden „Mitarbeiterin“ genannt, andererseits, zusammenfassend als „Parteien“ bezeichnet hat diese Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag vom „12. März 2007 N 31-TD“ zu Folgendem abgeschlossen: 1. Aufgrund des bezahlten Jahresurlaubs der leitenden Buchhalterin I. N. Ryabova.

Die Mitarbeiterin ist mit der Erfüllung aller ihrer Pflichten gemäß der Stellenbeschreibung im Zeitraum vom 23. Mai bis 5. Juni 2011 betraut, ohne die Mitarbeiterin von ihren Pflichten als Buchhalterin zu entbinden.2. Für die Wahrnehmung der Aufgaben eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers erhält der Arbeitnehmer eine Zuzahlung in Höhe von 40 % des Gehalts für die Position des leitenden Buchhalters.

Wenn die Sekretärin auch Personalreferentin ist

Diese Bestellungen enthalten personenbezogene Daten, aber die „Gewichtskategorien“ der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sind unverhältnismäßig: Die Tatsache, dass der Mitarbeiter mit Personalakten beschäftigt ist, ist kein Geheimnis (es ist unwahrscheinlich, dass es vor anderen verborgen bleibt), sondern die Menge seiner Bei der Vergütung handelt es sich um vertrauliche persönliche Informationen, die für Außenstehende nicht zugänglich sind. Keine Notwendigkeit, sie zu kennen. Beide Aufträge werden am selben Tag erteilt. OBLIGATORISCHE HR-DOKUMENTE Es gibt Dokumente, die in jeder Organisation vorhanden sein müssen – bei jeder Prüfung werden sie zuerst angefordert.

Aufmerksamkeit

Wenn nun die Sekretärin für die Personalakten verantwortlich ist, muss diese Pflichteinstellung schnellstmöglich sichergestellt werden. Wir stellen Ihnen eine Liste dieser Dokumente in tabellarischer Form mit Erläuterungen vor.

Wir werden die Dokumente nicht nummerieren – ihr Verbindlichkeitsgrad ist gleich und am höchsten. Diese Liste ist nicht vollständig.

Ist es möglich, einem Mitarbeiter zusätzliche Verantwortlichkeiten zuzuweisen und wie geht das?

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „April“ │ │ │ │ Verordnung N 15 │ │ │ │ St. Petersburg 04.02.2009 │ │ │ │ Über die Zusammenlegung von Positionen │ │ │ │ Aufgrund der vorübergehenden Behinderung von Sekretärin Vorob Eva I.S.

│ │ und die Notwendigkeit, ihre Pflichten zu erfüllen, geleitet von Art. 60,2 │ │

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, │ │ │ │ Ich bestelle: │ │ │ │ 1. Gründung von Spitsyna O.V. ab 04.03.2009, kombiniert mit der Position des │ │ Sekretärs für die Dauer von drei Monaten. │ │ 2. Hauptbuchhalter E.A. Petrova Bereitstellung einer zusätzlichen Zahlung für die Kombination │ │ Spitsynoy O.V.

gemäß den Bedingungen der Zusatzvereinbarung in Höhe von │ │ 50 % des Beamtengehalts des Sekretärs. │ │ 3. Ernennen Sie G.A. Starovoitova, den Leiter der Personalabteilung, als Verantwortlichen für die Ausführung dieses Auftrags. │ │ │ │ Grund: Zusatzvereinbarung vom 02.04.2009 Nr. 1 zum Arbeitsvertrag │ │ Vertrag vom 21.03.2008 Nr. 5 des Inspektors der Personalabteilung O.V. Spitsyna.

Das Verfahren zur Ernennung eines Verantwortlichen für die Personalaktenverwaltung

DOKUMENTE ZUM SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Sicherheit personenbezogener Daten der Arbeitnehmer gemäß Bundesgesetz Nr. 152-FZ zu gewährleisten. Es reicht nicht aus, die Bestimmungen zu personenbezogenen Daten zu genehmigen.

Zusätzlich erforderlich: schriftliche Einwilligung des Mitarbeiters zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten; schriftliche Verpflichtungen der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten von Kollegen verarbeiten, zu deren Geheimhaltung; Sonderregelung für die Speicherung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten. Wenn Sie sich strikt an die Buchstaben des Gesetzes halten, muss der Arbeitnehmer zunächst seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erteilen und sich erst dann auf eine Stelle bewerben.
Dies ist eine freiwillige Angelegenheit, aber in der Praxis ist es unmöglich, sich ohne Genehmigung auf eine Stelle zu bewerben. Daher wird diese Erlaubnis ausnahmslos allen Mitarbeitern der Organisation erteilt.
Es gibt kein festgelegtes Formular dafür, aber Sie können das in Beispiel 3 verwenden.

So weisen Sie einem Mitarbeiter zusätzliche Verantwortlichkeiten zu

Schließlich muss der Arbeitnehmer nicht von der Ausübung seiner Pflichten freigestellt werden. Deshalb möchten wir darüber sprechen, wie Sie den Ersatz ordnungsgemäß organisieren und bezahlen.

Wir vereinbaren mit dem Arbeitnehmer, dass der Arbeitnehmer neben seiner Haupttätigkeit innerhalb der für seine Haupttätigkeit festgelegten Arbeitszeit zusätzliche Aufgaben wahrnimmt, indem er seine Arbeit während des Arbeitstages verdichtet. Ihm können sowohl Arbeiten anvertraut werden, die denen ähneln, die er verrichtet (Erhöhung des Arbeitsvolumens, Erweiterung des Leistungsbereichs), als auch Arbeiten in einer anderen Position/einem anderen Beruf (Kombination).

Wir raten dem Vorgesetzten, die Aufgaben eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters einem anderen Mitarbeiter zu übertragen. Die Vertretung ist die bequemste Möglichkeit. Schließlich erledigt der Arbeitnehmer im Laufe des Arbeitstages neben seinen eigenen auch weitere Aufgaben.

Anordnung zur Zuweisung von Aufgaben zur Aufrechterhaltung der Leitstelle

Schritt-für-Schritt-Plan zur Zuweisung zusätzlicher Verantwortlichkeiten

1. Informieren Sie den Arbeitnehmer 2 Monate im Voraus schriftlich über Änderungen der Arbeitsbedingungen.
2. Erlassen Sie eine Anordnung (Anordnung) zur Kombination oder internen Teilzeitbeschäftigung.
3. Erstellen Sie eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder schließen Sie eine Zusatzvereinbarung ab.
4. Neu veröffentlichen Arbeitsbeschreibung Machen Sie den Mitarbeiter mit der neuen Ausgabe zur Unterschrift vertraut.

Ist der Arbeitnehmer dagegen, neue Aufgaben in die Stellenbeschreibung aufzunehmen, sofern diese im Rahmen der Qualifikationen liegen, ist die Zustimmung des Arbeitnehmers nicht erforderlich, so dass in diesem Punkt häufig Meinungsverschiedenheiten möglich sind, zumal in solchen Fällen die Löhne in der Regel nicht angepasst werden.
Vielleicht stimmt der Hauptbuchhalter gerne zu, oder vielleicht empfiehlt er jemanden ... Sie können die Verantwortung für die Personalbuchhaltung jedem Mitarbeiter übertragen, sofern er über genügend Zeit und Ausbildung verfügt. Wenn Zulfiya für Sie als Reinigungskraft arbeitet, dann beeilen Sie sich nicht, einen Auftrag für sie auszufüllen.

Schritt 2: Wir stimmen dem Mitarbeiter zu. Das Opfer ist ausgewählt – wir beginnen mit den Verhandlungen. Verhandlungen können überall (am Schreibtisch des Mitarbeiters, im Büro des Managers, im nächstgelegenen Café) und in jeder Form (mündlich, schriftlich im Büro, per E-Mail, sogar durch den Start von Flugzeugen aus Notizen) geführt werden, aber Vereinbarungen muss schriftlich in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag formalisiert werden.

So weisen Sie der Personalabteilung Verantwortlichkeiten richtig zu

Wenn jedoch ein Wunsch besteht, sollten die entwickelten Formulare nicht weniger Informationen enthalten als die vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigten. Einheitliche Auftragsformulare reichen für einen Personalsekretär mehr als aus, um Standardpersonalmaßnahmen zu formalisieren.
Es gibt aber auch andere Personalaufträge: Sie werden in Form von Aufträgen für Haupttätigkeiten erstellt und haben keine einheitliche Form. Zum Beispiel eine Anordnung zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten (siehe Beispiel 2). Es kann auch angeordnet werden, den Nachnamen zu ändern, eine Erhöhung festzulegen, den Urlaub zu widerrufen oder zu verschieben. Diese in Form einer Bestellung für die Haupttätigkeit erstellten Dokumente bleiben Personalaufträge: Sie enthalten personenbezogene Daten und werden für die für Personalaufträge festgelegten Zeiträume gespeichert. Speicherung von Personalaufträgen.
In dem Artikel erfahren Sie, wie ein Sekretär den Grundstein für eine zukünftige Personalabteilung und ein Personaldokumentenarchiv legen kann, wie er seine Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten formalisiert und das erforderliche Minimum an arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält. SEKRETÄR-PERSONALBEAUFTRAGTER: ZUWEISUNG VON VERANTWORTLICHKEITEN Gemäß Teil eins der Kunst. 60.2 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist es möglich, einem Arbeitnehmer nur gegen Zuzahlung zusätzliche Aufgaben zu übertragen, die nicht im Arbeitsvertrag vorgesehen sind. Man kann eine Sekretärin nicht einfach mit neuen Aufgaben „glücklich machen“. Ihre Aufgabe wird durch Anordnung formalisiert. Darüber hinaus empfehlen wir, zwei Bestellungen vorzubereiten. Im ersten (organisatorischen) ist es notwendig, einen Mitarbeiter zu ernennen, der für die Führung der Personalakten verantwortlich ist (Beispiel 1).
Im zweiten Schritt (für Personal) – Verantwortlichkeiten zuweisen, die Höhe der Zahlung festlegen und die Zustimmung des Mitarbeiters erteilen (Beispiel 2).
Hierbei handelt es sich um ein Standardverfahren, bei dem ein Kandidat für eine Stelle eine Bewerbung mit einem Einstellungsgesuch einreichen muss Erforderliche Dokumente, einschließlich Reisepass, SNILS, Bankdaten für den Empfang Löhne, TIN, Arbeitsbuch falls vorhanden. Es wird ein Arbeitsvertrag abgeschlossen, es erfolgt eine Einarbeitung in die Gründungsdokumente der Organisation, lokale Gesetze und Stellenbeschreibungen. Es sei daran erinnert, dass die Ernennung eines Mitarbeiters zum Personalaktenmanager erst möglich ist, nachdem diese Position in die Besetzungstabelle der Organisation aufgenommen wurde. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das der Vorgesetzte vorab vorbereiten muss und der sich künftig nach der Ernennung eines Personalreferenten mit der Besetzungstabelle befassen wird. Der Wortlaut der Anordnung zur Zuweisung zusätzlicher Funktionen an den Mitarbeiter lautet wie folgt.

In einem Arbeitsvertrag mit einem Arbeitnehmer in obligatorisch seine Arbeitsfunktion muss angegeben werden, d.h. Arbeit entsprechend der Position gemäß Besetzungstabelle, Beruf, Fachgebiet mit Angabe der Qualifikationen, die konkrete Art der dem Arbeitnehmer anvertrauten Arbeit (Artikel 57 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation) . Die Festlegung der Arbeitsfunktion des Arbeitnehmers in einem Vertrag mit ihm schließt jedoch nicht die Möglichkeit aus, dem Arbeitnehmer nachträglich weitere Aufgaben zu übertragen. Hauptsache, dies geschieht im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Wir weisen dem Mitarbeiter zusätzliche Verantwortlichkeiten zu

Im Allgemeinen erfolgt die Übertragung zusätzlicher Aufgaben an einen Mitarbeiter im Einvernehmen der Parteien. Aber auch eine andere Situation ist möglich. Beispielsweise kann in einem Arbeitsvertrag mit einem Mitarbeiter festgelegt werden, dass während der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit usw.) eines bestimmten Mitarbeiters der verbleibende Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben wahrnimmt.

Wenn das Gehalt im Vertrag unter Berücksichtigung möglicher Mehrarbeit festgelegt wird und keine Zuzahlungsklauseln enthalten sind, besteht für den Arbeitnehmer kein Anspruch auf Zuzahlung für die verlängerte Tätigkeit. Allerdings ist die Übertragung zusätzlicher Aufgaben an einen Mitarbeiter ohne zusätzliche Bezahlung nur eine Möglichkeit. Der Vertrag kann Vergütungen für Mehrarbeit vorsehen – beispielsweise als Prozentsatz des Gehalts des abwesenden Arbeitnehmers. Dies gilt für Fälle, in denen die Übertragung zusätzlicher Aufgaben an einen Mitarbeiter vorübergehend ist.

Eine andere Situation ist jedoch möglich, wenn einem Mitarbeiter fortlaufend zusätzliche Arbeit zugewiesen wird. In diesem Fall wird eine Zusatzvereinbarung über die Übertragung zusätzlicher Aufgaben geschlossen, die den Umfang dieser Aufgaben und die Höhe der dafür zu zahlenden Zuschläge regelt.

Die Übertragung zusätzlicher Aufgaben an einen Arbeitnehmer kann auch im Falle einer internen Teilzeitbeschäftigung (Artikel 60.1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation) oder einer Kombination (Artikel 60.2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation) erfolgen. Im ersten Fall wird in der Freizeit neben der Haupttätigkeit eine Zusatzarbeit beim gleichen Arbeitgeber geleistet. Und im zweiten - während des Arbeitstages neben der Hauptbeschäftigung.

Wir erstellen einen Auftrag zur Zuweisung zusätzlicher Verantwortlichkeiten

Das Gesetz verlangt nicht, dass eine Anordnung erlassen wird, um einem Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben zu übertragen. Dennoch ist die Erstellung einer solchen Anordnung für Zwecke der Personalakten sinnvoll. Die Bestellung wird in beliebiger Form erstellt. Darin können insbesondere der Grund und die Frist für die Übertragung zusätzlicher Aufgaben an den Arbeitnehmer, der Umfang dieser Aufgaben (oder ein Link zur Stellenbeschreibung, Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag) sowie das Verfahren zur Bezahlung der Mehrarbeit angegeben werden.

Für einen Auftrag zur Zuweisung zusätzlicher Aufgaben stellen wir Ihnen ein Muster zum Ausfüllen zur Verfügung, falls diese Aufgaben während der Abwesenheit des Hauptmitarbeiters übertragen werden.

Und wer ist der Personalreferent?!

Wenn Sie bereits auf Personaldokumente gestoßen sind, wissen Sie, dass in vielen davon Platz für die Unterschrift eines Personalmitarbeiters ist (zum Beispiel: „Besetzungstabelle“, „Stundenzettel“ etc.)

Es ist zu beachten, dass viele Aufsichtsbehörden (Arbeitsaufsichtsamt, Justizbehörden, Steueraufsichtsbehörden) bei der Durchführung von Inspektionen oder bei der Anforderung von Dokumenten eine Anordnung zur Ernennung eines Personalmitarbeiters oder eine Anordnung zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten an einen von ihnen verlangen sie. Mitarbeiter.

Befindet sich ein Personalmitarbeiter im Personalwesen, so ergeben sich bei der Bereitstellung des oben genannten Dokuments keine Probleme.

Was aber, wenn die Organisation klein ist und die Kosten für die Einstellung und Bezahlung eines einzelnen Mitarbeiters für die Führung von Personalakten wirtschaftlich nicht rentabel und nicht gerechtfertigt sind?

In diesem Fall muss die Führungskraft entscheiden, die Aufgaben eines Personalreferenten einem bestehenden Mitarbeiter zu übertragen.

Das ist ein Muss! Wir werden diesen Weg in 3 Schritten gehen.

Schritt 1 Wir suchen einen geeigneten Kandidaten.

Das Flaschendrehen-Spiel ist nicht geeignet, weil... Die Einwilligung des Arbeitnehmers ist einzuholen.

Für eine Führungskraft ist es am einfachsten, sich selbst Verantwortung zu übertragen. Es ist immer einfacher, eine Einigung mit sich selbst zu erzielen, und es wird keine Probleme geben, die Einwilligung einzuholen. Es kann sich jedoch herausstellen, dass dem Manager zumindest als Hauptbuchhalter bereits Verantwortlichkeiten zugewiesen wurden. Oder vielleicht auch eine leitende Verkäuferin oder Putzfrau...

Die zweithäufigste Position für diese Kombination ist die des Hauptbuchhalters. Fragen Sie ihn. Vielleicht stimmt der Hauptbuchhalter gerne zu, oder vielleicht empfiehlt er jemanden ...

Die Verantwortung für die Personalbuchhaltung kann jedem Mitarbeiter übertragen werden, sofern dieser über genügend Zeit und Ausbildung verfügt. Wenn Zulfiya für Sie als Reinigungskraft arbeitet, dann beeilen Sie sich nicht, einen Auftrag für sie auszufüllen. Schicken Sie sie zunächst zu Russischkursen (auf diese Weise können Sie zumindest Wortverfälschungen und Bedeutungslosigkeit in Sätzen vermeiden).

Die halbe Arbeit geschafft! Der Kandidat wurde ausgewählt. Fortfahren.

Schritt 2: Wir stimmen dem Mitarbeiter zu.

Das Opfer ist ausgewählt – wir beginnen mit den Verhandlungen. Verhandlungen können überall (am Schreibtisch des Mitarbeiters, im Büro des Managers, im nächstgelegenen Café) und in jeder Form (mündlich, schriftlich über das Büro, per E-Mail, sogar durch den Start von Flugzeugen aus Notizen) geführt werden, aber Vereinbarungen muss schriftlich in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag formalisiert werden. (Vergessen Sie nicht, für neue Aufgaben eine Zuzahlung festzulegen – eine Erhöhung der Arbeit führt zu einer Erhöhung des Lohns. Auf diese Weise ist die Einigung einfacher und die Inspektoren haben keine Fragen.)

Wir schreiben die Zusatzvereinbarung wie folgt:

Wir haben eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter getroffen; wir müssen die Vereinbarung mit einer Bestellung formalisieren.

Schritt 3 Wir erteilen einen Auftrag zur Aufgabenverteilung.

Es wird ungefähr so ​​aussehen:

Diese Anordnung erteilen wir auf Verlangen der Aufsichtsbehörden.

Es wurde ein Personalmitarbeiter eingestellt.

Es ist Zeit, direkt zur Personalaktenverwaltung überzugehen. Und das erste, was der Personalreferent prüfen sollte, ist die Verfügbarkeit von Personal.

Anordnung zur Übertragung der Aufgaben des Hauptbuchhalters an einen Buchhalter

Artikel zum Thema

Der Hauptbuchhalter einer Organisation kann in den Urlaub fahren, krank werden, auf Geschäftsreise gehen, kündigen oder aus anderen Gründen seinen Aufgaben nicht nachkommen können. Oder ein Buchhalter kann zwei Positionen gleichzeitig kombinieren, einschließlich der Wahrnehmung der Aufgaben eines Hauptbuchhalters. In jedem Fall ist es wichtig, alles zu dokumentieren – einen Auftrag zu erteilen, der die Aufgaben des Hauptbuchhalters einem Buchhalter zuweist. Es gibt keine einheitliche Form, daher ist es sinnvoll, diese selbst zu entwickeln. Ein passendes Beispiel finden Sie in diesem Artikel.

Zuweisung der Verantwortlichkeiten des Hauptbuchhalters an einen Buchhalter

Das Rechnungslegungsgesetz sieht die Möglichkeit vor, die Aufgaben des Hauptbuchhalters auf einen beliebigen Beamten der Organisation zu übertragen, wenn keine Position als Hauptbuchhalter vorhanden ist oder der Leiter der Organisation aus irgendeinem Grund die Führung von Aufzeichnungen verweigert. Ein solcher Beamter kann ein gewöhnlicher Buchhalter mit entsprechender Ausbildung und Berufserfahrung sein.

In der Praxis werden die Aufgaben des Hauptbuchhalters häufig vorübergehend anderen Mitarbeitern übertragen – häufig Buchhaltern, insbesondere in kleinen Unternehmen. Meistens passiert dies jedoch, wenn eine Fachkraft vorübergehend vom Arbeitsplatz abwesend ist, also im Urlaub, auf Geschäftsreise usw. Die Aufgaben des Hauptbuchhalters können laufend dem Leiter der Organisation übertragen werden. In der Regel kommt diese Situation selten vor.

Um den Geschäftsübergang zu dokumentieren, ist es erforderlich, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu erstellen und eine Anordnung zu erlassen, die dem Buchhalter die Aufgaben des Hauptbuchhalters überträgt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Position des Hauptbuchhalters auf der Personalliste steht oder nicht.

Wir erklären Ihnen, wie Sie in verschiedenen Situationen eine Bestellung schreiben und geben Beispiele.

Auftragsformular zur Übertragung von Aufgaben an einen Buchhalter

Es gibt keine einheitliche Form der Ordnung, daher hat jede Organisation das Recht, ihre eigene Form zu entwickeln. Es muss jedoch zwingende Angaben enthalten:

Nummer und Datum der Registrierung der Verwaltungsdokumente;

Zusammenfassung der Bestellung;

Grundlage für die Haftungszuweisung;

Informationen zur Gewährung des Zeichnungsrechts auf Unterlagen;

Vergütungsbedingungen.

Die Bestellung muss von allen im Dokument genannten Parteien unterzeichnet werden.

Anordnung zur Übertragung der Aufgaben des Hauptbuchhalters an einen Buchhalter bei der Zusammenlegung

Wenn in der Organisation die Position des Hauptbuchhalters vorhanden ist, diese jedoch vakant ist, kann ein gewöhnlicher Buchhalter die Aufgaben des Hauptbuchhalters übernehmen. Dann müssen Sie einen Auftrag erteilen und darin die Kombination der Positionen angeben – geben Sie den Zeitraum der Kombination, das Datum der Annahme und Übertragung der Fälle sowie die Höhe der zusätzlichen Zahlung für die Kombination an.

Musterauftrag zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten an einen Buchhalter bei der Zusammenlegung von Positionen

Stroytekh LLC
TIN 7708123456, Kontrollpunkt 770801001, OKPO 98756423
vollständiger Name der Organisation, Identifikationscodes (TIN, KPP, OKPO)

BESTELL-Nr. 53
zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Buchhaltung

1. Aufgrund der Verfügbarkeit einer Stelle für einen Hauptbuchhalter gemäß Absatz 3 der Kunst. 7 Bundesgesetz vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ weist Verantwortlichkeiten für die Aufrechterhaltung zu Buchhaltung, Erstellung von Berichten und deren Übermittlung an die Aufsichtsbehörden für den Buchhalter A.A. Petrova. vom 01.02.2017 bis 01.03.2017

2. Gründung von Petrova A.A. Zuschlag für die Zusammenlegung von Positionen in Höhe von 25 % des Gehalts des Buchhalters für den Zeitraum der Zusammenlegung.

Anordnung, einem Buchhalter während des Urlaubs Aufgaben zuzuweisen

Wenn der Hauptbuchhalter einen geplanten Jahresurlaub macht, beispielsweise für ein paar Wochen, muss eine Anordnung über die vorübergehende Übertragung der Angelegenheiten und das Recht zur Unterzeichnung von Dokumenten an den Buchhalter oder einen von ihnen, falls vorhanden, erstellt werden sind mehrere davon. Beispiel unten.

Musterauftrag zur Zuweisung von Aufgaben an einen Buchhalter während des Urlaubs

BESTELL-NR. 45
über die Aufgabenverteilung des Hauptbuchhalters

Im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des Hauptbuchhalters V.I. Sizova in den bezahlten Jahresurlaub. Für den Zeitraum vom 1. Februar bis 14. Februar 2017 bestelle ich:

Weisen Sie Ivanova Z.E. die Funktionen zur Wahrnehmung der Aufgaben des Hauptbuchhalters zu. und geben Sie ihr das Recht auf eine zweite Unterschrift.

Geben Sie für diesen Zeitraum Ivanova Z.E. frei. von der Wahrnehmung früherer dienstlicher Aufgaben.

Für diesen Zeitraum eingestellt Ivanova Z.E. Gehalt basierend auf 55.000 Rubel. monatlich.

Ich habe die Bestellung gelesen:

Ebenso können Sie eine Anordnung erstellen, wenn die Hauptbuchhalterin in den Mutterschaftsurlaub geht, und darin die Dauer des Mutterschaftsurlaubs für die Arbeitnehmerin angeben, die die Aufgaben wahrnehmen wird. Zum Beispiel:

Im Zusammenhang mit dem Abgang des Hauptbuchhalters V.I. Sizova Im Mutterschaftsurlaub ab 20.01.2018 bestelle ich:

Zuordnen zu Ivanova Z.E., geb. 21.12.1999, Reisepass 43-22 Nr. 343434, ausgestellt am 19.09.2014 von der Abteilung für innere Angelegenheiten des Zentralbezirks Moskau, wird ab dem 20.01.2018 als Hauptbuchhalter fungieren und durch V.I. Sizova ersetzt Abwesenheitszeit bis zur Rückkehr aus dem Mutterschaftsurlaub.

Grant Ivanova Z.E. Recht der zweiten Unterschrift.

Anordnung zur Zuweisung von Aufgaben an einen Buchhalter bei Entlassung des Hauptbuchhalters

Wenn der Hauptbuchhalter zurücktritt und seine Aufgaben dementsprechend vorübergehend auf einen anderen Mitarbeiter – den stellvertretenden Hauptbuchhalter oder Buchhalter – übertragen werden, muss eine Anordnung zur Annahme und Übertragung von Fällen erlassen werden.

In der Anordnung müssen der Zeitraum der Annahme und Übergabe der Fälle sowie die Zusammensetzung der Kommission (falls vorhanden) angegeben werden.

Musterauftrag zur Annahme und Übergabe von Fällen beim Wechsel des Hauptbuchhalters

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „Stroytekh“

BESTELL-Nr. 56-k
über die Annahme und Übergabe von Fällen beim Wechsel des Hauptbuchhalters

Im Zusammenhang mit der Entlassung des Hauptbuchhalters V.I. Sizova

1. Annahme und Übergabe von Fällen an A.S. durchführen. Glebova im Zeitraum vom 22. bis 26. Juli 2017 mit der Durchführung einer Annahme- und Übergabeakte auf der Grundlage ihrer Ergebnisse.

2. Um Fälle entgegenzunehmen und weiterzuleiten, bilden Sie eine Kommission bestehend aus:

- ALS. Glebova – stellvertretende Hauptbuchhalterin;
– A.P. Petrova – unabhängiger Wirtschaftsprüfer;
- E.E. Gromova – Leiterin der Personalabteilung.

3. Ich behalte mir die Kontrolle über die Ausführung dieser Bestellung vor.

Folgende Personen wurden mit der Bestellung vertraut gemacht:

Hauptbuchhalter V.I. Sizova
Stellvertretender Hauptbuchhalter A.S. Glebova
Unabhängiger Wirtschaftsprüfer A.P. Petrova
Leiter der Personalabteilung E.E. Gromova

www.gazeta-unp.ru

Interner Hinweis Ich mache Sie auf den Stand der Dinge bezüglich der Führung militärischer Aufzeichnungen in unserer Organisation Parus LLC aufmerksam. Gemäß dem Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 27. November 2006. Nr. 719, die militärische Registrierung erfolgt durch Organisationen. Die Leiter der Organisationen sind für den Stand der militärischen Registrierung verantwortlich. Parus LLC hat in den letzten 2 Jahren keine Aufzeichnungen geführt und keine Informationen zur militärischen Registrierung an das Militärkommissariat übermittelt. Die Pflichten des Beamten für die Führung militärischer Aufzeichnungen und die Registrierung von Bürgern Die Reserve umfasst Arbeiten an: 1 Militärische Registrierung von zur Arbeit eingestellten Bürgern. Überprüfung, ob die Bürger über militärische Registrierungsdokumente und Markierungen des Militärregistrierungs- und Einberufungsamts für die militärische Registrierung verfügen, und Ausfüllen persönlicher Karten darauf (Formular T-2). An den Einstellungstagen 2 Abmeldung von Bürgern in der Reserve und Bürgern, die zum Wehrdienst eingezogen werden müssen.

Wer ist für die Büroarbeit in der Abteilung und der gesamten Organisation verantwortlich?

Russische Föderation für einen Zeitraum von mehr als sechs Monaten oder die Einreise in die Russische Föderation sowie das Versäumnis, dem Militärkommissariat oder einer anderen Stelle, die die militärische Registrierung durchführt, innerhalb der vorgeschriebenen Frist eine Änderung des Familienstands, der Ausbildung, des Arbeitsplatzes oder der Position zu melden , über den Umzug an einen neuen Wohnort innerhalb des Gebiets einer kommunalen Körperschaft oder an einen neuen Wohnort – eine Geldstrafe von einhundert bis fünfhundert Rubel (Artikel 21.5 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation); - Umgehung eines Bürgers von einer ärztlichen Untersuchung oder einer Untersuchung im Auftrag der Kommission zur Registrierung von Bürgern mit militärischen Unterlagen oder von einer ärztlichen Untersuchung im Auftrag der Einberufungskommission - eine Geldstrafe von einhundert bis fünfhundert Rubel (Artikel 21.6 des Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation); (Die Umgehung der Einberufung zum Militärdienst unterliegt der Strafbarkeit gemäß Art.

Registrierung von Wehrpflichtigen

Ungefähre Zusammensetzung der Dokumente des Personaldienstes * Anordnungen für Personal * Gründe für Anordnungen für Personal - Berichte und Erläuterungen, Eingaben, Protokolle, Handlungen * Anordnungen für Kerntätigkeiten, in beliebiger Form, in beliebiger Form Militärische Registrierungsdokumente * Dokumente für die Rente Fonds * Bekanntmachungen, Bescheide, Weisungen, Bescheinigungen * Musteraufträge des Personaldienstes für alle anderen Anlässe * Zeitersparnis beim Erstellen eines Dokuments Einstellung und Registrierung von Militärpersonal Nahezu jede Organisation beschäftigt wehrpflichtige Mitarbeiter. Welche Informationen hat der Arbeitgeber? von einem Wehrpflichtigen zu verlangen, was beim Abschluss eines Arbeitsvertrages mit einem Wehrpflichtigen zu beachten ist und welche Verantwortung bei der Einstellung eines Wehrpflichtigen ohne Wehrpflicht vorgesehen ist vorgelegte militärische Registrierungsdokumente. Einstellung gemäß Absatz.

Anordnung zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung von Arbeitsunterlagen

• Verantwortlichkeiten im HR-Büro
• Wenn die Sekretärin auch Personalreferentin ist
• Und wer ist der Personalreferent?
• Wir organisieren Personalakten von Grund auf

Verantwortlichkeiten für die Verwaltung von Personalunterlagen Die Führung von Personalunterlagen ist eine der Hauptaufgaben des Leiters eines Unternehmens, unabhängig von der Größe und Form des Unternehmens. Häufig delegiert der Manager seine Befugnisse jedoch an den Leiter für Personalunterlagen. 1) Erstellung von Personalakten. Dieser Punkt umfasst die Richtigkeit der Eingabe personenbezogener Daten der Mitarbeiter, ihre Ausbildung, Berufserfahrung sowie die Abrechnung von Belohnungen und Strafen.

Produktionskalender

Musterauftrag zur Zuweisung von Aufgaben zur Führung militärischer Aufzeichnungen

Minsk Bei der Ernennung einer Person, die für die Führung von Personalakten und Büroarbeiten verantwortlich ist. Ernennen Sie Personalinspektorin Elena Vladimirovna Loseva zur Person, die für die Führung von Personalakten und Büroarbeiten verantwortlich ist. Direktor von EtalonStroyMontazh LLC K.V. Matskevich E.V. Loseva wurde mit der Bestellung vom 01.03.2010, BESTELLUNG vom 01.03.2010 Nr. 5, vertraut gemacht

Minsk Zur Umsetzung der Anweisungen für die Büroarbeit bei EtalonStroyMontazh LLC Um die Arbeit mit Dokumenten in der Zentrale des Ministeriums zu verbessern und die Sicherheit zu gewährleisten, BESTELLE ICH: 1. Genehmigen Sie die Anweisungen für die Büroarbeit bei EtalonStroyMontazh LLC.2.

Setzen Sie die Anweisungen für die Büroarbeit bei EtalonStroyMontazh LLC ab dem 01.03.2010 in Kraft.3.

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Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation); Überprüfen Sie mindestens einmal im Jahr die in den Personalausweisen enthaltenen Informationen zur militärischen Registrierung mit den in den militärischen Registrierungsdokumenten der Bürger enthaltenen Informationen (Artikel 32 der Verordnung über die militärische Registrierung); Tragen Sie in persönliche Karten Informationen über Änderungen des Familienstands, der Ausbildung, der Struktureinheit der Organisation, der Position, des Wohn- oder Aufenthaltsortes und des Gesundheitszustands der beim Militär registrierten Bürger ein und melden Sie diese Änderungen innerhalb von zwei Wochen den Militärkommissariaten ( Klausel 32 der Verordnung über die militärische Registrierung); Benachrichtigen Sie die Bürger über Anrufe (Vorladungen) von Militärkommissariaten und geben Sie ihnen die Möglichkeit, rechtzeitig an den von Militärkommissariaten angegebenen Orten zu erscheinen (Ziffer 32 der Verordnung über die Militärregistrierung). Bei Verstößen gegen diese Verpflichtung wird der Beamte mit einer Geldstrafe von 500 bis 1.000 Rubel verwaltungsrechtlich haftbar gemacht.

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Kompetente Beispiele für Anordnungen zur Aufgabenverteilung im Urlaub – Regeln für die Vertretung des Hauptmitarbeiters

Jeder erwerbstätige Bürger kann jährlich bezahlten Urlaub beantragen. In diesem Fall ist es notwendig, einen Mitarbeiter auszuwählen, der vorübergehend die Aufgaben des Abwesenden wahrnimmt.

Um eine solche Person zu ernennen und ihr Verantwortlichkeiten zuzuweisen, muss der Leiter der Organisation eine entsprechende Anordnung erlassen.

Liebe Leser! Der Artikel beschreibt typische Situationen, aber jeder Fall ist einzigartig.

Wenn du wissen willst wie Sie Ihr Problem lösen können- Nutzen Sie das Formular Online-Berater in der unteren rechten Ecke der Website oder Rufen Sie Direktnummern an:

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Wie beantragt man die vorübergehende Vertretung eines Hauptmitarbeiters für eine Ruhezeit?

Das Verfahren zum Ersetzen und Zuweisen von Verantwortlichkeiten an andere wird in diesem Artikel ausführlich erläutert.

Vor der Ernennung eines Nachfolgers für eine Schlüsselkraft muss die Auswahl sorgfältig überlegt werden.

Die Rolle eines solchen Mitarbeiters kann ein Bürger sein, der in derselben Organisation arbeitet, oder eine Person, die zum ersten Mal für diese Stelle eingestellt wird. Im ersten Fall muss vor der Zuweisung von Aufgaben die Zustimmung des Arbeitnehmers zu dieser Maßnahme eingeholt werden. Bei der zweiten Ersatzvariante wird ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen.

In den meisten Fällen sind Direktoren oder Strukturbereichsleiter an der Ausarbeitung der Ersatzanordnung beteiligt.

Es gebe kein einheitliches Formular für die Erteilung einer Anordnung zur vorübergehenden Vertretung des Hauptmitarbeiters, so er in freier Form zusammengestellt. Elektronische oder schriftliche Version ist möglich.

Wenn das Unternehmen eine Musterbestellung entwickelt hat, müssen Sie sich beim Ausfüllen des Dokuments an das festgelegte Beispiel halten.

Obligatorisch Das Papier zeigt die folgenden Informationen an:

• vollständiger Name des Unternehmens;
• Name der Arbeit;
• Datum und Ort der Erstellung und Erteilung der Bestellung;
• zugewiesene Dokumentseriennummer;
• Position und vollständiger Name des Stellvertreters;
• Zeitraum der vorläufigen Vollstreckung Arbeitskräfte;
• Liste der zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Sie wird in Form einer Anlage erstellt, die der Bestellung beigefügt wird;
• Substitutionsbedingungen. Hier wird die Höhe der Zuzahlung angegeben, die einem Leiharbeitnehmer zusteht;
• Vollständiger Name und Position des Managers, der die Ausführung des Auftrags kontrolliert.
• Vollständiger Name und Unterschriften des Direktors und des ernannten Stellvertreters.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Erstellung einer Anordnung, mit der die Aufgaben eines Mitarbeiters während seiner Abwesenheit aufgrund von Urlaub einem anderen Mitarbeiter übertragen werden können.

Beispiel herunterladen Anordnung zur Ersetzung des Hauptmitarbeiters für die Dauer des Jahresurlaubs - Wort:



Wie delegiert man die Befugnisse des CEO?

Der Geschäftsführer des Unternehmens ist wie jeder andere Arbeitnehmer und hat daher auch Anspruch auf eine jährliche bezahlte Ruhezeit.

Gleichzeitig sollten Sie mit besonderer Aufmerksamkeit an die Auswahl eines Mitarbeiters herangehen, der seine Aufgaben während der Abwesenheit des Vorgesetzten wahrnimmt.

In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation, Sie können die Befugnisse eines Direktors nahezu jedem Mitarbeiter übertragen.

Eine Anordnung zur Ernennung und Übertragung der Aufgaben eines Direktors an eine andere Person muss im Voraus erfolgen. Diese Maßnahme kann jedoch nur nach schriftlicher Zustimmung des Stellvertreters durchgeführt werden.

Jeder Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten kann ein Dokument erstellen – ein Mitarbeiter der Personalabteilung, eine Sekretärin oder ein Buchhalter. Eine zwingende Voraussetzung, die bei der Registrierung beachtet werden muss, ist die Unterschrift des Direktors selbst. Andernfalls gilt die Bestellung als ungültig.

Das Dokument wird auf die gleiche Weise wie im vorherigen Fall erstellt. Im Hauptteil sind geringfügige Änderungen vorhanden. Als Grundlage für die Registrierung ist die Angabe eines Links zu Verwaltungsdokumenten zulässig- Urlaubsplan oder Urlaubsbestellung.

Neben, Rollen und Verantwortlichkeiten müssen aufgeführt sein die vom zuständigen Mitarbeiter durchgeführt werden kann. Im Falle der Ernennung eines stellvertretenden Leiters eine teilweise Erfüllung seiner Aufgaben ist möglich. Sofern der benannte Mitarbeiter das Zeichnungsrecht behält, wird dies ebenfalls in der Bestellung vermerkt.

Nachfolgend können Sie einen Musterauftrag herunterladen, auf dessen Grundlage die Verantwortlichkeiten des Managers auf den Hauptbuchhalter übertragen werden.

Beispiel herunterladen Anordnung zur Zuweisung der Aufgaben eines Direktors - Wort:



Wie bereitet man sich auf die Abwesenheit des Hauptbuchhalters vor?

Der Hauptbuchhalter ist ein Mitarbeiter, der für das Unternehmen von besonderem Wert ist.

Er beschäftigt sich mit verschiedenen Finanzthemen, also führen Sie ihn aus amtliche Verpflichtungen Nicht jeder kann es während seiner Abwesenheit tun.

Gemäß der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation gilt: Wenn sich der Hauptbuchhalter im bezahlten Jahresurlaub befindet, ist er Befugnisse können an den Leiter des Unternehmens – den Direktor – delegiert werden.

Dieses Dokument weist keine wesentlichen Unterschiede zu früheren Möglichkeiten zur Auftragserstellung auf. Eine zwingende Voraussetzung für die ordnungsgemäße Ausführung ist das Vorhandensein der Unterschrift des Geschäftsführers der Gesellschaft. Die Bestellung wird in einfacher Ausfertigung erstellt, danach ist eine Eintragung in das interne Dokumentationsjournal zwingend erforderlich.

Nützliches Video

Wie Sie einen Ersatz anmelden und welche Feinheiten dabei zu beachten sind, erfahren Sie im Video:

Die Aufgabenzuweisung an einen Arbeitnehmer, der in den Jahresurlaub geht, kann per Anordnung formalisiert werden. In der Anordnung heißt es: wer als Ersatz ernannt wird, in welchem ​​​​Zeitraum müssen die zugewiesenen Aktionen ausgeführt werden, sowie die erforderliche Liste der Befugnisse wird bereitgestellt.

Wenn der Generaldirektor einen Stellvertreter hat, dessen Aufgaben vorsehen, dass er während der Abwesenheit des Direktors als Stellvertreter fungiert, dann Es ist nicht erforderlich, eine zusätzliche Bestellung zu erteilen.

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Die Person, die als Generaldirektor fungiert, muss über eine Vollmacht verfügen, die laufenden Aktivitäten zu leiten und die Interessen der Organisation zu vertreten. Es kann von den Gründern ernannt werden, wenn die Position des Direktors vakant ist. Bei der Bestellung eines neuen Geschäftsführers bleibt der Teilzeitbeschäftigte, der in der Person des amtierenden Geschäftsführers die Interessen des Unternehmens vertrat, in seiner Hauptposition tätig. Informationen zur Teilzeitarbeit finden Sie im Material „Anmeldung zur Zusammenlegung von Stellen in einer Organisation“. Ernennung eines Interims-Generaldirektors Bei der vorübergehenden Versetzung eines Mitarbeiters in die Führungsposition wird der Mitarbeiter für die Dauer der Versetzung von seinen bisherigen Pflichten entbunden. In diesem Fall ist es erforderlich, sowohl eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag als auch einen Versetzungsauftrag unter Verwendung des einheitlichen Formulars Nr. T-5 zu erstellen.

Anordnung zur Zuweisung von Aufgaben zur Aufrechterhaltung der Leitstelle

Vielleicht stimmt der Hauptbuchhalter gerne zu, oder vielleicht empfiehlt er jemanden ... Sie können die Verantwortung für die Personalbuchhaltung jedem Mitarbeiter übertragen, sofern er über genügend Zeit und Ausbildung verfügt. Wenn Zulfiya für Sie als Reinigungskraft arbeitet, dann beeilen Sie sich nicht, einen Auftrag für sie auszufüllen.

Schicken Sie sie zunächst zu Russischkursen (auf diese Weise können Sie zumindest Wortverfälschungen und Bedeutungslosigkeit in Sätzen vermeiden). Die halbe Arbeit geschafft! Der Kandidat wurde ausgewählt. Fortfahren.

Schritt 2: Wir stimmen dem Mitarbeiter zu. Das Opfer ist ausgewählt – wir beginnen mit den Verhandlungen. Verhandlungen können überall (am Schreibtisch des Mitarbeiters, im Büro des Managers, im nächstgelegenen Café) und in jeder Form (mündlich, schriftlich im Büro, per E-Mail, sogar durch den Start von Flugzeugen aus Notizen) geführt werden, aber Vereinbarungen muss schriftlich in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag formalisiert werden.

Und wer ist der Personalreferent?!

Aufmerksamkeit

Mehr über die Aufgabenverteilung eines finanziell verantwortlichen Mitarbeiters haben wir hier geschrieben. Details in den Systemmaterialien:

1. Antwort: So formalisieren Sie die Ausführung von Arbeiten (langfristiger oder einmaliger Art), die nicht zu den beruflichen Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters gehören

Die Erbringung von Arbeiten eines Arbeitnehmers, die nicht zu seinen beruflichen Pflichten gehören, kann auf drei Arten geregelt werden: Die Wahl der Option hängt von der Art der zusätzlichen Arbeit und der Häufigkeit ab, mit der der Arbeitnehmer diese erbringen muss.

Wenn ein Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit einen neuen Job annehmen muss, ist es besser, eine interne Teilzeitbeschäftigung oder eine Kombination von Berufen (Positionen) zu vereinbaren. Bei einer internen Teilzeitbeschäftigung verrichtet der Arbeitnehmer in seiner Freizeit neben seiner Hauptbeschäftigung zusätzliche Arbeiten (Artikel 60.1 und Teil 1 von Artikel 282 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Übertragung der Aufgaben des Hauptbuchhalters an den Generaldirektor

Diese Bestellungen enthalten personenbezogene Daten, aber die „Gewichtskategorien“ der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sind unverhältnismäßig: Die Tatsache, dass der Mitarbeiter mit Personalakten beschäftigt ist, ist kein Geheimnis (es ist unwahrscheinlich, dass es vor anderen verborgen bleibt), sondern die Menge seiner Bei der Vergütung handelt es sich um vertrauliche persönliche Informationen, die für Außenstehende nicht zugänglich sind. Keine Notwendigkeit, sie zu kennen. Beide Aufträge werden am selben Tag erteilt. OBLIGATORISCHE HR-DOKUMENTE Es gibt Dokumente, die in jeder Organisation vorhanden sein müssen – bei jeder Prüfung werden sie zuerst angefordert. Wenn nun die Sekretärin für die Personalakten verantwortlich ist, muss diese Pflichteinstellung schnellstmöglich sichergestellt werden. Wir stellen Ihnen eine Liste dieser Dokumente in tabellarischer Form mit Erläuterungen vor.
Wir werden die Dokumente nicht nummerieren – ihr Verbindlichkeitsgrad ist gleich und am höchsten. Diese Liste ist nicht vollständig.

Das Verfahren zur Ernennung eines Verantwortlichen für die Personalaktenverwaltung

Wenn also die Haupttätigkeit der Organisation die Produktion ist, ist es höchstwahrscheinlich erforderlich, einen Schichtplan zu entwickeln, Produktionsstandards zu genehmigen, eine Liste von Positionen und Berufen mit gefährlichen Arbeitsbedingungen und Arbeiten, in denen das Recht auf zusätzliche Arbeiten besteht gehen, und das ist noch nicht alles. Nur sollten diese Dokumente nicht mehr von einer Sekretärin mit den ihm übertragenen Aufgaben eines Personalreferenten erarbeitet werden, sondern von einem ganzen Team, dem ein Arbeitsökonom und ein Arbeitsschutzspezialist angehören.
Kann die Sekretärin alle aufgeführten LNAs unabhängig entwickeln? Wahrscheinlich ja. Aber besser ist es nicht allein, sondern gemeinsam mit dem Hauptbuchhalter oder Leiter der Organisation. Dies gilt zunächst für diejenigen LNAs, die das Verfahren zur Entlohnung von Arbeitnehmern festlegen.

Wenn die Sekretärin auch Personalreferentin ist

Und außerdem: -Der Arbeitnehmer muss dem Zusammenschluss zustimmen; - Der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer eine andere Stelle antritt, wird im Einvernehmen der Parteien festgelegt (z. B. bevor ein Arbeitnehmer für die freie Stelle gefunden wird). -ein Mitarbeiter muss verschiedene Positionen (Berufe) in derselben Organisation kombinieren (andernfalls handelt es sich um eine externe Teilzeitbeschäftigung); - Der Arbeitnehmer wird sowohl seine Haupt- als auch seine Nebentätigkeit innerhalb der festgelegten Arbeitszeit (in der Regel acht Stunden pro Tag) erbringen (ansonsten handelt es sich um eine interne Teilzeitbeschäftigung). Damit ein Arbeitnehmer einen kombinierten Beruf als Personalfachkraft anmelden kann, müssen Sie mindestens 0,5 des Personalfachkrafttarifs in die Besetzungstabelle eintragen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht erscheint diese Option am besten geeignet.

Anordnung zur Zuweisung von HR-Aufgaben an den Hauptbuchhalter

In dem Artikel erfahren Sie, wie ein Sekretär den Grundstein für eine zukünftige Personalabteilung und ein Personaldokumentenarchiv legen kann, wie er seine Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten formalisiert und das erforderliche Minimum an arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält. SEKRETÄR-PERSONALBEAUFTRAGTER: ZUWEISUNG VON VERANTWORTLICHKEITEN Gemäß Teil eins der Kunst. 60.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist es möglich, einem Arbeitnehmer zusätzliche Aufgaben, die im Arbeitsvertrag nicht vorgesehen sind, nur gegen Zuzahlung zu übertragen. Man kann eine Sekretärin nicht einfach mit neuen Aufgaben „glücklich machen“. Ihre Aufgabe wird durch Anordnung formalisiert. Darüber hinaus empfehlen wir, zwei Bestellungen vorzubereiten. Im ersten (organisatorischen) ist es notwendig, einen Mitarbeiter zu ernennen, der für die Führung der Personalakten verantwortlich ist (Beispiel 1). Im zweiten Schritt (für Personal) – Verantwortlichkeiten zuweisen, die Höhe der Zahlung festlegen und die Zustimmung des Mitarbeiters erteilen (Beispiel 2).

Musterauftrag zur Zuweisung von HR-Aufgaben an den Hauptbuchhalter

Wichtig

Dieses Möbelstück ist preiswert, nimmt wenig Platz ein und erfüllt seinen Zweck perfekt. Es sollte auch darin aufbewahrt werden gültige Dokumente für Personal, einschließlich Arbeitsbücher, da es sich um ein Dokument mit strenger Rechenschaftspflicht handelt (Klausel

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Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern). Für den Schrank sollten mehrere Schlüssel vorhanden sein: einer für die Sekretärin, ein anderer beispielsweise für den Hauptbuchhalter.

• Wir formulieren Fälle nach Jahr. Wir haben oben über die Organisation von Dateien nach Jahr und entsprechend den Aufbewahrungsfristen gesprochen.

  Ebenso werden Akten mit Personalaufträgen und Unterlagen entlassener Arbeitnehmer erstellt ( Arbeitsverträge und persönliche Karten).

• Wir erstellen eine Bestandsaufnahme der Personalfälle. Was den Bestand der Personalakten anbelangt, so ist dessen Führung gemäß Klausel verpflichtend.

Anordnungen für Personal – 5 Jahre (Absatz „b“ (2) der Liste von 2010) oder 50 Jahre (Absatz 2 von Artikel 22.1 des Bundesgesetzes vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation“. “, in der Fassung vom 18. Juni 2017; im Folgenden als Bundesgesetz Nr. 125-FZ bezeichnet). Zweitens werden die Personalbestellungen bei Auflösung der Organisation in das staatliche Lager überführt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Aufträge zu Kernaktivitäten für den Archivfonds der Russischen Föderation von Interesse sind, ist sehr gering und wird daher höchstwahrscheinlich vernichtet. Nuancen der Fallbildung. Personalaufträge werden im Laufe des Kalenderjahres zu Fällen zusammengefasst. Es muss mindestens zwei Fälle geben: der erste – mit einer Haltbarkeitsdauer von 5, der zweite – 50 Jahre. Wenn es in Zukunft mehr Aufträge für Personal gibt, werden auch die Fallzahlen steigen.
Fragen und Antworten zum Thema

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Frage Bitte sagen Sie mir, dass in einer Organisation mit 8 Personen die Personalverantwortung vom Hauptbuchhalter wahrgenommen wird. In der Besetzungstabelle gibt es keine Position des Personalinspektors. Ist es notwendig, dem Hauptbuchhalter eine Anweisung zu erteilen, die Aufgaben eines Personalinspektors zu übertragen und die Stelle in die Besetzungstabelle aufzunehmen? Antwort Wenn die Organisation keinen Personalreferenten hat, entbindet dies den Arbeitgeber nicht von der Notwendigkeit, Personaldokumente zu erstellen.

Anordnung zur Zuweisung von HR-Aufgaben an die Stichprobe des Hauptbuchhalters

Wenn der Direktor berechtigt ist und es für möglich hält, die Buchhaltung zu übernehmen, muss er auch einen entsprechenden Auftrag für die Organisation erteilen: Muster herunterladen Wenn das Unternehmen über einen Buchhalter verfügt, müssen ihm während seiner Abwesenheit Buchhaltungsaufgaben zugewiesen werden ein weiterer Mitarbeiter. Dies kann durch eine Anordnung zur Wahrnehmung von Aufgaben oder zur Zusammenlegung von Positionen formalisiert werden.

Verfügt das Unternehmen über keinen Mitarbeiter, der eine solche Position bewältigen könnte, und gibt es außer dem Direktor niemanden, der die Aufgaben des Hauptbuchhalters delegieren kann, wird eine Anordnung an den Direktor erlassen, diese Positionen zusammenzulegen. Darüber hinaus wird eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag erstellt, in der die Dauer des Zusammenschlusses, die Höhe der Zuzahlung dafür und der Grund für die Abwesenheit des Buchhalters festgelegt werden.

Anordnung zur Zuweisung von Personalaufgaben an den Hauptbuchhalter 2017

Wir haben im Abschnitt „Pflichtbezogene Personaldokumente“ nicht darauf eingegangen, da es sich nicht um lokale Vorschriften handelt, sondern um Dokumente, die für jeden Mitarbeiter persönlich gelten. Sie alle sind zwingend erforderlich: ein Arbeitsvertrag – gemäß Art. 56

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation; Arbeitsbuch - gemäß den Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern; Personalausweis des Arbeitnehmers – die Notwendigkeit seiner Führung ergibt sich aus Abschnitt 12 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern. Gleichzeitig mit dem Eintritt des Mitarbeiters in die Organisation wird eine persönliche Karte (einheitliches Formular Nr. T-2) erstellt.

Es enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, alle Informationen über seine Bewegungen in der Organisation, Urlaub, Auszeichnungen usw. Ein Arbeitsvertrag, eine Personalkarte und ein Arbeitsbuch sind während der gesamten Dauer der Tätigkeit des Arbeitnehmers in der Organisation gültige Dokumente.

In dem Artikel erfahren Sie, wie ein Sekretär den Grundstein für eine zukünftige Personalabteilung und ein Personaldokumentenarchiv legen kann, wie er seine Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten formalisiert und das erforderliche Minimum an arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält.

SEKRETÄR-PERSONALBEAUFTRAGTER: VERANTWORTUNGSVERTEILUNG

Gemäß Teil eins der Kunst. 60.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist es möglich, einem Arbeitnehmer zusätzliche Aufgaben, die im Arbeitsvertrag nicht vorgesehen sind, nur gegen Zuzahlung zu übertragen.

Man kann eine Sekretärin nicht einfach mit neuen Aufgaben „glücklich machen“. Ihre Aufgabe wird durch Anordnung formalisiert. Darüber hinaus empfehlen wir, zwei Bestellungen vorzubereiten. Im ersten (organisatorischen) ist es notwendig, einen Mitarbeiter zu ernennen, der für die Führung der Personalakten verantwortlich ist (Beispiel 1).

Im zweiten Schritt (für Personal) – Verantwortlichkeiten zuweisen, die Höhe der Zahlung festlegen und die Zustimmung des Mitarbeiters erteilen (Beispiel 2). Diese Bestellungen enthalten personenbezogene Daten, aber die „Gewichtskategorien“ der darin enthaltenen personenbezogenen Daten sind unverhältnismäßig: Die Tatsache, dass der Mitarbeiter mit Personalakten beschäftigt ist, ist kein Geheimnis (es ist unwahrscheinlich, dass es vor anderen verborgen bleibt), sondern die Menge seiner Bei der Vergütung handelt es sich um vertrauliche persönliche Informationen, die für Außenstehende nicht zugänglich sind. Keine Notwendigkeit, sie zu kennen. Beide Aufträge werden am selben Tag erteilt.

OBLIGATORISCHE DOKUMENTE FÜR PERSONAL

Es gibt Dokumente, die jede Organisation haben muss – bei jedem Audit werden sie zuerst angefordert. Wenn nun die Sekretärin für die Personalakten verantwortlich ist, muss diese Pflichteinstellung schnellstmöglich sichergestellt werden. Wir stellen Ihnen eine Liste dieser Dokumente in tabellarischer Form mit Erläuterungen vor. Wir werden die Dokumente nicht nummerieren – der Grad ihrer Verbindlichkeit ist derselbe und am höchsten.

Diese Liste ist nicht vollständig. Wenn also die Haupttätigkeit der Organisation die Produktion ist, ist es höchstwahrscheinlich erforderlich, einen Schichtplan zu entwickeln, Produktionsstandards zu genehmigen, eine Liste von Positionen und Berufen mit gefährlichen Arbeitsbedingungen und Arbeiten, in denen das Recht auf zusätzliche Arbeiten besteht gehen, und das ist noch nicht alles. Nur sollten diese Dokumente nicht mehr von einer Sekretärin mit den ihm übertragenen Aufgaben eines Personalreferenten erarbeitet werden, sondern von einem ganzen Team, dem ein Arbeitsökonom und ein Arbeitsschutzspezialist angehören.

Kann die Sekretärin alle aufgeführten LNAs unabhängig entwickeln? Wahrscheinlich ja. Aber besser ist es nicht allein, sondern gemeinsam mit dem Hauptbuchhalter oder Leiter der Organisation. Dies gilt zunächst für diejenigen LNAs, die das Verfahren zur Entlohnung von Arbeitnehmern festlegen.

DOKUMENTE ZUM SCHUTZ PERSÖNLICHER DATEN

Der Arbeitgeber ist gemäß Bundesgesetz Nr. 152-FZ verpflichtet, die Sicherheit der personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Es reicht nicht aus, die Bestimmungen zu personenbezogenen Daten zu genehmigen.

Zusätzlich erforderlich:

Schriftliche Erlaubnis der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten;

Schriftliche Verpflichtungen der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten von Kollegen verarbeiten, hinsichtlich deren Geheimhaltung;

Sonderregelung für die Speicherung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten.

Wenn Sie sich strikt an die Buchstaben des Gesetzes halten, muss der Arbeitnehmer zunächst seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erteilen und sich erst dann auf eine Stelle bewerben. Dies ist eine freiwillige Angelegenheit, aber in der Praxis ist es unmöglich, sich ohne Genehmigung auf eine Stelle zu bewerben. Daher wird diese Erlaubnis ausnahmslos allen Mitarbeitern der Organisation erteilt. Es gibt kein festgelegtes Formular dafür, aber Sie können das in Beispiel 3 verwenden.

Persönliche Daten von Kollegen werden in der Regel von der für Personalakten zuständigen Sekretärin und dem Hauptbuchhalter verarbeitet. Sie müssen sich verpflichten, Informationen über Mitarbeiter nicht weiterzugeben (Beispiel 4).

AUFTRÄGE FÜR PERSONAL

Das wichtigste Dokument, das die Führungsentscheidungen des Leiters in Bezug auf das Personal widerspiegelt, ist die Bestellung. Durch Anordnungen werden Aufnahme und Entlassung, Urlaub und Beförderung, Zuweisung von Zuständigkeiten und Einsätze auf Dienstreisen usw. formalisiert. Daher erhalten Personalaufträge einen zentralen Platz in der Personalabteilung und im Archiv.

Für die gängigsten Personalauftragsarten gibt es vorgefertigte Formulare, die der Personalreferent nur noch ausfüllen muss:

Anordnung zur Einstellung eines Arbeitnehmers (einheitliches Formular Nr. T-1*);

Bei Versetzung eines Arbeitnehmers an einen anderen Arbeitsplatz (Formular Nr. T-5*);

Bei der Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter (Formular Nr. T-6*);

Bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung) (Formular Nr. T-8*);

Bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise (Formular Nr. T-9*);

Zu Mitarbeiteranreizen (Formular Nr. T-11*).

Die meisten Personalverantwortlichen in Russland verwenden einheitliche Formulare: Personalverantwortliche selbst, Mitarbeiter und (am wichtigsten) Inspektoren der staatlichen Arbeitsinspektion (GIT) sind an sie gewöhnt. Die Entscheidung zur Verwendung einheitlicher Dokumentenformen muss in der Anordnung festgehalten werden (Beispiel 5).

Die Entwicklung eigener Dokumentformulare kann mit der Neuerfindung des Rades verglichen werden. Wenn jedoch ein Wunsch besteht, sollten die entwickelten Formulare nicht weniger Informationen enthalten als die vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigten.

Einheitliche Auftragsformulare reichen für einen Personalsekretär mehr als aus, um Standardpersonalmaßnahmen zu formalisieren. Es gibt aber auch andere Personalaufträge: Sie werden in Form von Aufträgen für Haupttätigkeiten erstellt und haben keine einheitliche Form. Zum Beispiel eine Anordnung zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Führung von Personalakten (siehe Beispiel 2). Es kann auch angeordnet werden, den Nachnamen zu ändern, eine Erhöhung festzulegen, den Urlaub zu widerrufen oder zu verschieben. Diese in Form einer Bestellung für die Haupttätigkeit erstellten Dokumente bleiben Personalaufträge: Sie enthalten personenbezogene Daten und werden für die für Personalaufträge festgelegten Zeiträume gespeichert.

Speicherung von Personalaufträgen. Ab dem ersten Tag des Bestehens der Organisation müssen Aufträge für Personal von Aufträgen für Kernaktivitäten getrennt werden. Dies liegt zum einen an der unterschiedlichen Haltbarkeit. Gemäß Absatz „a“ der Kunst. 19 Liste der Standardverwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Aktivitäten staatlicher Stellen, lokaler Regierungen und Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen (genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 25.08.2010 Nr. 558, geändert am 02 (16.16.2016; im Folgenden Liste 2010 genannt) werden Bestellungen für Kernaktivitäten dauerhaft gespeichert. Anordnungen für Personal – 5 Jahre (Absatz „b“ (2) der Liste von 2010) oder 50 Jahre (Absatz 2 von Artikel 22.1 des Bundesgesetzes vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ „Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation“. “, in der Fassung vom 18. Juni 2017; im Folgenden als Bundesgesetz Nr. 125-FZ bezeichnet).

Zweitens werden die Personalbestellungen bei Auflösung der Organisation in das staatliche Lager überführt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Aufträge zu Kernaktivitäten für den Archivfonds der Russischen Föderation von Interesse sind, ist sehr gering und wird daher höchstwahrscheinlich vernichtet.

Nuancen der Fallbildung. Personalaufträge werden im Laufe des Kalenderjahres zu Fällen zusammengefasst. Es muss mindestens zwei Fälle geben: der erste – mit einer Haltbarkeitsdauer von 5, der zweite – 50 Jahre. Wenn es in Zukunft mehr Aufträge für Personal gibt, werden auch die Fallzahlen steigen. Es werden beispielsweise gesonderte Fälle gebildet: „Anordnungen zur Gewährung von bezahltem Jahresurlaub“, „Anordnungen zur Einstellung, Entlassung, Versetzung von Arbeitnehmern“, „Anordnungen zur Gewährung von Elternurlaub“ usw. In den ersten Betriebsjahren einer Organisation ist das Spektrum der Auftragsthemen allerdings meist noch nicht sehr vielfältig, sodass man mit zwei Dingen auskommen kann:

Fall 1 – Anordnungen zur Gewährung von bezahltem Jahresurlaub, Studienurlaub, Disziplinarstrafen, kurzfristigen Geschäftsreisen (Aufbewahrungsfrist – 5 Jahre);

Fall 2 – Anordnungen zur Aufnahme, Versetzung, Entlassung, Prämien, Gewährung von Elternurlaub, unbezahlter Urlaub (Aufbewahrungsfrist – 50 Jahre).

ARBEITSVERTRÄGE, PERSÖNLICHE KARTEN, ARBEITSKÖCHE

Die Arbeitsverträge der Mitarbeiter, ihre Personalausweise und Arbeitsbücher sind die Schreibtischdokumente des Personalreferenten. Wir haben im Abschnitt „Pflichtbezogene Personaldokumente“ nicht darauf eingegangen, da es sich nicht um lokale Vorschriften handelt, sondern um Dokumente, die für jeden Mitarbeiter persönlich gelten. Alle von ihnen sind erforderlich:

Arbeitsvertrag - gemäß Art. 56 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation;

Arbeitsbuch – gemäß den Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern;

Die persönliche Karte des Arbeitnehmers – die Notwendigkeit ihrer Führung ergibt sich aus Abschnitt 12 der Regeln für die Führung von Arbeitsbüchern.

Gleichzeitig mit dem Eintritt des Mitarbeiters in die Organisation wird eine persönliche Karte (einheitliches Formular Nr. T-2) erstellt. Es enthält die persönlichen Daten des Mitarbeiters, alle Informationen über seine Bewegungen in der Organisation, Urlaub, Auszeichnungen usw.

Ein Arbeitsvertrag, eine Personalkarte und ein Arbeitsbuch sind während der gesamten Dauer der Tätigkeit des Arbeitnehmers in der Organisation gültige Dokumente. Wenn ein Mitarbeiter seit 20 Jahren in einer Organisation arbeitet, sind sein Arbeitsvertrag, sein Arbeitsbuch und sein Personalausweis für 20 Jahre übertragbar. Sie werden von der Büroarbeit erst nach der Entlassung des Arbeitnehmers geschlossen.

Diese drei Dokumente sind zwar gültig, werden jedoch vom Personalreferenten aufbewahrt und so aufbewahrt, wie Dokumente mit personenbezogenen Daten aufbewahrt werden sollten (mehr dazu weiter unten).

Arbeitsverträge und durch Büroarbeiten geschlossene Personalkarten werden zur Aufbewahrung an das Personalarchiv gesendet. Bei der Entlassung werden die Arbeitsunterlagen an die Mitarbeiter zurückgegeben. Natürlich gibt es Ausnahmen, wenn ein gekündigter Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen sein Arbeitsbuch nicht abgeholt hat – das kommt von Zeit zu Zeit vor. Es ist zu beachten, dass es sich bei dem Arbeitsbuch um ein zurückzugebendes Dokument handelt und der Arbeitnehmer (oder seine Angehörigen) es theoretisch während der gesamten Aufbewahrungsdauer dieses Dokuments anfordern kann, und zwar 50 Jahre (Artikel 22.1 Absatz 2). des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ). Daher werden vergessene Arbeitsbücher auf keinen Fall zusammengenäht.

Nuancen der Fallbildung. Arbeitsverträge und Personalausweise im Archiv bilden Akten mit der Bezeichnung „Arbeitsverträge entlassener Arbeitnehmer“ und „Personalausweise entlassener Arbeitnehmer“. Diese Akten werden auf die gleiche Weise zu Bänden zusammengestellt: zunächst nach Jahr der Entlassung, dann alphabetisch nach den Namen ehemaliger Mitarbeiter.

ARCHIV DER PERSONALDOKUMENTE: DIE GRUNDLAGEN

Gemäß Art. 17 des Bundesgesetzes Nr. 125-FZ ist die Organisation verpflichtet, Personaldokumente aufzubewahren. Während der Sekretär lediglich zusätzlich die Aufgaben eines Personalreferenten wahrnimmt, wird er natürlich nicht in der Lage sein, ein Personalarchiv vollständig zu führen. Wenn die Organisation anschließend zu einer Personalabteilung heranwächst, kümmern sich Spezialisten darum. Doch bis dahin muss die Sekretärin die zwingenden Mindestanforderungen erfüllen:

Bereitstellung eines speziellen Aufbewahrungssystems für Personaldokumente, die im Rahmen der Büroarbeit erstellt wurden (dies ist die Grundlage des zukünftigen Archivs);

Erstellen Sie Dateien nach Jahren entsprechend den Aufbewahrungsfristen.

Erstellen Sie jährliche Abschnitte der Fallinventuren für das Personal.

• Für die Aufbewahrung von Dokumenten beachten wir eine besondere Regelung, die personenbezogene Daten enthalten. Eine Sonderregelung sieht vor, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben. Wenn jeder Meter Bürofläche Gold wert ist und das Archiv selbst noch klein ist, kann ein normaler Metallschrank, verschlossen mit einem Schlüssel, die Funktion eines Lagerraums übernehmen. Dieses Möbelstück ist preiswert, nimmt wenig Platz ein und erfüllt seinen Zweck perfekt. Darin sollten auch aktuelle Personalunterlagen, einschließlich Arbeitsbücher, aufbewahrt werden, da es sich um ein Dokument mit strenger Rechenschaftspflicht handelt (§ 42 der Regeln zur Führung von Arbeitsbüchern). Für den Schrank sollten mehrere Schlüssel vorhanden sein: einer für die Sekretärin, ein anderer beispielsweise für den Hauptbuchhalter.
• Wir bilden Fälle nach Jahr. Wir haben oben über die Organisation von Dateien nach Jahr und entsprechend den Aufbewahrungsfristen gesprochen. Ebenso werden Akten mit Personalaufträgen und Unterlagen entlassener Arbeitnehmer (Arbeitsverträge und Personalausweise) erstellt.
• Wir erstellen eine Fallinventur für das Personal. Das Inventar der Personalakten muss gemäß Abschnitt 4.12 der Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Erfassung, Aufzeichnung und Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Dokumenten in Regierungsbehörden, Kommunalverwaltungen usw. geführt werden Organisationen (genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 31.03.2015 Nr. 526). Sie bieten auch die Form dieses Dokuments (Anhang Nr. 15) an (Beispiel 6). Die Regeln zum Ausfüllen des Personalakteninventars sind in Absätzen klar beschrieben. 8.1-8.4 des Abschnitts 8 „Erstellung und Durchführung einer Bestandsaufnahme“ der Methodischen Empfehlungen „Organisation von Verwaltungsdokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung und durch Personal“2. Fassen wir sie zusammen:

Der Jahresteil des Inventars für das vergangene Jahr wird jährlich erstellt;

Alle Jahresabschnitte der Bestandsaufnahme stellen eine Bestandsaufnahme der Personalangelegenheiten dar;

Die Nummerierung der Fälle im Inventar erfolgt fortlaufend und durchläuft alle Jahresabschnitte von Eintrag Nr. 1 bis Eintrag Nr. 9999 (wenn der Jahresabschnitt für 2015 mit Nr. 13 endete, dann beginnt der Jahresabschnitt des Inventars für 2016 mit Nr . 14);

Jede Lagereinheit wird unter einer eigenen Seriennummer in das Inventar eingetragen; Lagereinheit - 1 Volumen; der Band sollte nicht mehr als 250 Dokumentenblätter enthalten;

Jeder jährliche Abschnitt des Geschäftsinventars wird vom Generaldirektor genehmigt.

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