Головна > Бізнес процеси > Складання російських листів. Контрольні питання Складіть лист прохання виробничо-комерційного підприємства


Складання російських листів. Контрольні питання Складіть лист прохання виробничо-комерційного підприємства




У діловому документообігу формат листа-прохання використовується дуже часто, коли виникає потреба отримати згоду другої сторони чи певну послугу від неї. Готові зразки та приклади з різних ситуацій, а також правила складання подібних листів ви знайдете у цій статті.

Традиція та правила складання листа-прохання склалися виключно у практичному документообігу – тобто. на законодавчому рівні не затверджено жодних бланків чи інструкцій. Проте, у загальному вигляді слід дотримуватися такої структури:

  1. Як завжди, спочатку заповнюється «шапка», в якій вказується повна назва організації-відправника з відповідними контактними даними, а також ім'я конкретного співробітника (зазвичай директора компанії) та назва організації-отримувача.
  2. Далі слідує сам текст, який складається з опису ситуації та обґрунтування прохання. Текст має бути по можливості коротким – зазвичай достатньо 1-2 абзаців. Важливо конкретно та однозначно викласти своє прохання, щоб співрозмовник добре розумів суть вашого звернення.
  3. Потім слідує підпис, розшифровка підпису і дата складання.

Таким чином, оформляється воно за стандартним для таких документів варіантом – бланк наводиться нижче.

Готовий зразок можна використовувати з прикладу такого.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Рішення вказувати чи не вказувати назву документа (тобто прописати посередині «Лист-прохання») приймає сам відправник. Як правило, це необхідно в тих випадках, якщо доречно підкреслити характер документа та мету, яку одна компанія намагається досягти від іншої.

Оскільки в даному випадку йдеться про те, що одна компанія розраховує на деяку послугу або навіть поступку з боку свого партнера, зрозуміло, до написання листа, його оформлення і навіть відправлення слід поставитися дуже серйозно. Враження може зробити будь-яка деталь, тому краще врахувати навіть нюанси, що малозначають на перший погляд:

  1. Насамперед, краще відправити його за допомогою фізичної пошти – звичайної Пошти Росії чи ще краще приватної організації, яка доставляє кореспонденцію від дверей до дверей та набагато швидше. Повідомлення в електронному виглядіабо тим більше передане за допомогою факсу часто сприймається безлико, як спам.
  2. До того ж фізичний спосіб оформлення документа (тобто як звичайне поштове відправлення) дозволяє справити сприятливе враження за рахунок дорожчого паперу, конверта, марки та інших засобів оформлення.
  3. Для написання тексту завжди вибирається фірмовий бланк – це дозволяє надати прохання більше офіційності.
  4. У тексті краще уникати очевидних канцеляризмів – тобто. стійких слів та виразів, які прийнято використовувати у діловому середовищі. Вони буквально «сушать» оповідання і справляють загалом негативне враження. Їх легко замінити оригінальнішими варіантами – наприклад, «Прошу Вас розглянути» на «Сподіваюся на Ваше розуміння та сприяння у вирішенні цього питання».
  5. Нарешті, варто загалом дотримуватися традицій ділового листування, тобто. текст переважно пишеться у офіційно-діловому стилі. Ліричних відступів, надто складних синтаксичних конструкцій, подвійних (за змістом) фраз не повинно бути. Слід потурбуватися про те, щоб співрозмовнику було легко сприймати повідомлення – як у плані розуміння, і психологічно.

ПОРАДА. Якщо є можливість написати текст від руки, то краще скористатися саме таким способом. Рукописний лист дозволяє виділити його на тлі всіх інших. Однак краще довірити написання фахівця, який володіє прийомами каліграфії.

Різновиди

Залежно від конкретної ситуації існують варіанти листів. Здебільшого прохання стосуються фінансових питань – наприклад, надання знижки, зниження оплати за послугу чи відстрочення. Менша частина листів-прохань присвячена сприянню у вирішенні будь-яких інших питань. Найбільш поширені випадки та готові приклади листів розглянуті далі.

Про виділення коштів

Прохання про виділення грошей навіть на благодійну мету – досить серйозний запит. Тому при складанні важливо гранично конкретно описати ситуацію і до того ж зрозуміло вказати, на що саме потрібні гроші, і чому їх неможливо взяти з іншого джерела.

Під час упорядкування можна взяти за основу такий зразок.

Від НКО «Райдуга»

Депутату Законодавчих Зборів

м. Санкт-Петербурга Мілошникову І.М.

Шановний Ілля Миколайович! Вас вітає директор некомерційної організаціїВеселка». Наша організація була заснована в 2012 році і протягом усіх цих років безперервно займається наданням фінансової допомоги дітям, які страждають на гострі форми лейкемії. Основний напрямок нашої діяльності – закупівля відповідних лікарських засобів та проведення складних операцій.

Усі ці роки основним джерелом фінансування нашої діяльності було підприємство ТОВ «…». Однак у квітні поточного 2017 року обсяги фінансування різко скоротилися, і зараз ми не можемо здійснювати благодійні акції в тому ж обсязі.

За нашими даними, щорічний бюджет фонду з урахуванням приватних пожертв повинен становити 10 млн руб. Таким чином, у зв'язку із припиненням фінансування необхідно покрити різницю у сумі 8 млн руб. щороку. Ми сподіваємося на ваше сприяння, оскільки знайти спонсорів зараз неможливо.

З повагою, Cветозаров В.К.

Про постачання товару

Тут важливо продемонструвати свою зацікавленість та бажання співпрацювати. Тому потрібно знайти правильні слова, щоб співрозмовник перейнявся довірою та прийняв відповідне рішення. За основу можна взяти такий взірець.

Генеральному директору ТОВ «…»

Некрасову Н.К.

Від директора компанії ТОВ «…»

Єлізарова В.М.

Вітаю Вас, Миколо Костянтиновичу! На регіональній виставці з сільського господарства, що проходила у травні цього року, наша компанія зацікавилася зразками техніки та обладнання, які були запропоновані з вашого боку.

Ми хотіли б розпочати співпрацю з Вами з поставки пробної партії товару (повний список додаємо окремим документом до цього листа). Гарантуємо своєчасне проведення платежів за товари та послуги. Висловлюємо надію на тривалу та взаємовигідну співпрацю.

Наші контактні дані:

З повагою Єлізаров В.М.

Про надання знижки

В даний час це досить поширений тип, оскільки економічні умови за багатьма показниками погіршилися. Як показує досвід, переконати контрагента у наданні знижки виходить. Особливо добре в таких випадках:

  • якщо компанії співпрацюють досить давно, наприклад більше року;
  • якщо купується одразу велика кількість товару.

Генеральному директору

ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.

Від директора ТОВ «Верес»

Александрова К.М.

Здрастуйте, Геннадію Вікторовичу. Ми раді відзначити той факт, що наші компанії співпрацюють уже понад 2 роки. Висловлюємо Вам вдячність за незмінно високу якість ваших послуг, а також за сприяння вирішенню низки поточних питань.

Вважаємо, для Вас не секрет, що за останній рік економічна ситуація у нашій ринковій ніші значно погіршилася. На жаль, зараз ми відчуваємо певну нестачу доходів, що пов'язано зі зниженням квартального прибутку.

У зв'язку з цими обставинами Ми сподіваємося на Ваше розуміння та згоду у наданні знижки у розмірі 10% на послуги, які будуть надані у наступному 2018 році. Зрозуміло, що такий захід має тимчасовий характер, і ми налаштовані на повноцінне співробітництво на взаємовигідних умовах у разі стабілізації економічної ситуації.

З повагою, Олександров К.М.

Про зниження орендної плати

У цьому випадку обґрунтування свого прохання у листі буде приблизно таким самим, як було розглянуто у попередньому прикладі.

Генеральному директору

ТОВ «Авантаж» Філіппову Г.В.

Від директора ТОВ «Верес»

Александрова К.М.

Здрастуйте, Геннадію Вікторовичу. У фінансовому році, що завершився в 2016 році, наша компанія зазнала збитків, які перевищили очікувані на 10%. Вимушені констатувати, що нашу компанію торкнулася фінансова криза. Це виявляється у зниження клієнтського потоку на 15-20% власників.

У зв'язку з цим ми сподіваємось на Вашу згоду надати знижку на орендну плату на 10%. Звертаю увагу, що ми є досить великими орендарями і водночас за весь час нашої п'ятирічної співпраці не допустили жодної затримки платежу, а також заповнювали інші умови договору. Ми виходимо з того, цей захід тимчасовий, тому готові продовжувати вносити плату в повному обсязі, як тільки ситуація на ринку стабілізується.

З повагою, Олександров К.М.

Про відстрочку платежу

В даному випадку важливо визнати, що ви справді не здійснили оплату вчасно та докладно пояснити причину. Зрозуміло, потрібно точно вказати термін погашення всієї суми.

Директору ТОВ «Вантажодар»

Вакулову Н.Ю.

Від директора ТОВ «Параболія»

Аксакова Т.Г.

Здрастуйте, шановний Миколо Юрійовичу. У вересні 2017 року ми не внесли чергову за ваші послуги в сумі 100 000 руб. Про неможливість здійснення платежу ми офіційно повідомляли вас протягом місяця. Наразі пояснюємо, що компанія знайшла кошти на виплату. Ми просимо вас надати розстрочку на два місяці: жовтень та листопад (по 50000 рублів).

Від своїх фінансових зобов'язань та заборгованості ми не ухиляємось і звертаємо вашу увагу на те, що за всі 3 роки нашої співпраці ми жодного разу не порушували договору. Сподіваємось на Ваше розуміння та розраховуємо на подальшу взаємовигідну співпрацю.

З повагою Аксаков Т.Г.

Прохання сплатити за іншу компанію

Такі прохання можуть виникнути у випадках, коли одна компанія візьметься за виконання фінансових зобов'язань іншої фірми на певних умовах. Як приклад можна використати такий шаблон.

ІП Дякую А.К.

    Як правильно керувати фінансами свого бізнесу, якщо ви не фахівець у галузі фінансового аналізу - Фінансовий аналіз

    Фінансовий менеджмент – фінансові відносини між су'єктами, управління фінансами на різних рівнях, управління портфелем цінних паперів, прийоми управління рухом фінансових ресурсів – ось далеко не повний перелік предмета. Фінансовий менеджмент"

    Поговоримо про те, що таке коучинг? Одні вважають, що це буржуйський бренд, інші - що прорив із сучасному бізнесі. Коучинг - це зведення правил для вдалого ведення бізнеса, а також уміння правильно розпоряджатися цими правилами

5. Листування ділових людей електронною поштою

Від кого: John Smith

Кому

Тема: покупка

Шановні панове!

З повагою.

John Smith

Office Manager

MSG (Message) - послання;

JIC (Just in case) - при випадку;

CUL (See you later) - зустрінемось пізніше;

часто задається питання;

по моєму скромному думці;

BTW (By the way) - між іншим;

(Grin) - усмішка. Посмішка;

BRB (Be right back) - негайно повертайся;

GTG (Got to go) - готовий йти;

Контрольні питання

Завдання

Програми

Додаток 1.1

Додаток 1.2

Додаток 1.3

Стиль ділового листа, що надсилається електронною поштою, не відрізняється від звичайного листа. Листування позбавлене емоцій. Відповідно стиль має бути суто робочим і стислим. При поштовому листуванні знаки уваги елементи ввічливості передаються за допомогою зовнішніх атрибутів. Наприклад, використовуючи спеціально підготовлений бланк, відповідний папір, оформлення, розміщення реквізитів тощо при електронній пошті ці можливості виключені. Тому цей «недолік» можна компенсувати, дотримуючись правил письмового етикету.

Електронний лист не допускає тяганини, затримки з відповіддю. Це пошта екстреного зв'язку з елементами терміновості. Листування часом протікає в режимі реального часу - "On-line". Потрібно вміння вести письмовий діалог, як зазначають деякі західні документознавці, «зі швидкістю думки». Це потребує певної підготовки, навичок, здатності володіти пером.

Мова при електронному листуванні відрізняється конкретністю, стислою. Рекомендується уникати довгих фраз і стандартних, що набили оскому, при традиційному листуванні виразів типу «please, be informed» (ми інформуємо Вас…), «as per your request» (згідно з Вашим запитом) тощо. Наведемо один із можливих варіантів листування електронною поштою у зв'язку з купівлею оргтехніки для офісу (переклад російською мовою).

Від кого: John Smith

Кому: RBM Manufacturing Company, Inc.

Тема: покупка

Шановні панове!

Ми маємо намір до кінця цього фінансового року придбати нову копіювальну машину для офісу. Ми хотіли б вивчити можливість покупки копіювальної машини RBM, і нас цікавить, чи є у вас відповідна модель.

Наш офіс невеликою та новою копіювальною машиною користуватимуться лише три секретарські працівники. Ми виготовляємо приблизно 3000 копій на місяць і хотіли б мати машину, яка працює на стандартному папері. Нам необхідна також сортувально-підбірна машина, але ми рідко обробляємо більше 25 екземплярів одночасно.

Ми хотіли б також отримати інформацію про гарантії та послуги з ремонту.

Зважаючи на те, що фінансовий рік у нас закінчується 15 грудня 2005 року, просимо прискорити відповідь.

З повагою.

John Smith

Office Manager

При приватному неформальному листуванні електронною поштою допускається використання так званих Emoticons. Йдеться про використання схематичного зображення людської особи передачі емоцій в електронних текстах. Вони покликані оживити суху та коротку мову E-mail.

Сюди входять Smileys (усмішки, смішки) та Acronyms (слова, сформовані з перших букв словосполучення).

Зрозуміло Smileys це стосується лише особистісної комунікації і навряд чи застосовно при серйозному та відповідальному листуванні, що стосується важливих ділових проблем.

Акроніми (Acronyms) зустрічаються набагато частіше при діловій кореспонденції, ніж Smileys. Більше того, вони в ходу не тільки в електронних листах, а й у звичайному листуванні. Нижче наводяться кілька найпоширеніших акронімів:

ASAP (As soon as possible) – якнайшвидше;

MSG (Message) - послання;

JIC (Just in case) - при випадку;

CUL (See you later) - зустрінемось пізніше;

FAQ (Frequently asked question) - часто задається питання;

IMHO (In my humble opinion) - по моєму скромному думці;

BTW (By the way) - між іншим;

(Grin) - усмішка. Посмішка;

BRB (Be right back) - негайно повертайся;

GTG (Got to go) - готовий йти;

LOL (Laugh out loud) – заслуговує на гучний сміх;

WTG (Way to go) - куди йти, напрямок;

OIC (Oh, l see) - мені все зрозуміло;

TTUL (Talk to you later) – поговорю з тобою пізніше.

Ці взяті із західної літератури з ділової кореспонденції рекомендації наочно свідчать, наскільки серйозно сучасні документознавці відносяться до листування електронною поштою. Вони розглядають її як найперспективнішу з прийнятих сьогодні на озброєння способів комунікації та прогнозують її нуклонне зростання в майбутньому. Це зумовлено швидкістю при передачі інформації та простотою операції при її використанні. Однак багато ділових листів не «укладаються» в рамки електронної пошти, і їх шлях до адресата лежить через традиційний поштовий зв'язок або факсом. Наприклад, претензійний лист, коли потрібно докладно викласти суть скарги, краще відправити в «старому» класичному форматі. В даному випадку (а їх у діловій практиці буває чимало) потребує не швидкість, а переконлива аргументація, докладний виклад фактів. Крім того, нерідко під час підготовки кореспонденції (наприклад, первинної, інформаційної) на передньому плані стоїть форма, ритуал. Лист відіграє роль візитної картки, і його потрібно викласти на офіційному бланку компанії із залученням усіх передбачених реквізитів. Західні документознавці попереджають про те, що електронна пошта дуже прозора, і за бажання зі змістом ваших листів може ознайомитися будь-який, чий комп'ютер підключено до Мережі.

Тому вони пропонують утримуватись від передачі документів, що містять комерційну таємницю, конфіденційну інформацію по E-mail. Для пересилання та узгодження контактів, комерційних угод краще використовувати перевірені надійні канали зв'язку.

Серед помилок, які допускаються при використанні електронної пошти, одна полягає в невірному судженні про те, що канал зв'язку нібито менш формальний, має на увазі «простоту спілкування». При письмовому контакті, навіть якщо це листування по E-mail, необхідно не забувати про мову, стиль. Це багато в чому стосується наших підприємців, які вважають, що після первинної зустрічі чи отриманої відповіді можна переходити на «ти» та знехтувати «зайвим» протоколом. На Заході не поспішають перевести т. д. ловові відносини в розряд дружніх та особистих. Там завжди намагаються зберегти т. д.станцію. Тому при електронному листуванні, як і за звичайної, необхідно залишатися на рівні бізнесу, ділових відносин. Будьте точним, акуратним у формулюваннях, висловлюваннях і т. д. При всій простоті e-mail для бізнесмена залишається засобом офіційного листування. Потрібно стежити за грамотністю, граматикою, орфографією. За всієї швидкості листування треба уникати помилок. Вони можуть негативно вплинути формування іміджу фірми, а й нашкодити відносинам із партнером чи клієнтом.

Західні документознавці рекомендують не замінювати телефонні розмови електронним листуванням. Враховуючи швидкості E-mail, таке бажання з'являється постійно, тому що телефонні переговори та електронна пошта не можуть замінити т. д. у друга, а при вмілому використанні доповнюють і допомагають один одному. І ще один підводний риф, що зустрічається при листуванні по e-mail. Інформація, що надходить від адресата, не завжди приємна, а часом, викликаючи негативні емоції, штовхає на різкість, бажання відповісти «як треба». Краще залишити послання, що не сподобалося, без відповіді, ніж відреагувати на нього обуреним і нечемним листом.

Контрольні питання

1. Які реквізити входять у формуляр-зразок службового листа?

2. Як розташовуються реквізити на бланках службових листів? Назвіть реквізити на бланку.

3. Який вид службового листа має реквізит «позначка про додаток» і як він оформляється?

4. Як оформляються реквізити: «адресат» та «адреса»?

6. Хто підписує листа? У яких випадках на листі ставляться два підписи?

7. Чи мають всі службові листи перед текстом заголовок?

8. Для яких цілей у службових листах оформляється реквізит «позначка про виконавця»? Як він оформляється?

9. Як оформляються спільні листи організацій?

10. Яка структура листа-запиту, листа-прохання, листа-відповіді, супровідного листа?

Завдання

1. Складіть інформаційний лист фірми «Сибір» про продаж приватним та державним підприємствам персональних комп'ютерів за договірною ціною та про можливість приймати замовлення на складання програм.

2. Складіть лист-запрошення організаційного комітету «Експоцентр» із пропозицією відвідати міжнародну спеціалізовану виставку «Економія матеріальних та паливно-енергетичних ресурсів у будівництві та промисловості». Виставка проходить у павільйоні виставкового комплексу на Червоній Пресні.

3. Складіть листа про підписання договору товариства «Сарні» з товариством «Алекс» на постачання будівельних матеріалів.

4. Складіть лист-відповідь друкарні видавництва «Наука» товариству на вірі «Триніка» про можливість виконати замовлення на виготовлення бланків обліку та звітності.

5. Складіть лист-відповідь підприємства «Сайл» на прохання будівельно-монтажної фірми «Артек» розробити проектно-кошторисну документацію на будівництво житлового будинку у с. Коченів.

6. Складіть спільний лист-відповідь обласного управління охорони здоров'я та управління фінансів та податкової політики до адміністрації Новосибірського району про виділення додаткових асигнувань з обласного бюджету на подання медичної допомогимешканцям району.

7. Складіть лист-прохання Мочищенського заводу залізобетонних конструкцій адміністрації області щодо виділення ліміту на склоплитку «Іриска» у кількості 50 тис. кв. м для обробки зовнішніх стінових панелей серії 135, які завод починає випускати з 2000 р. для тресту «Запсибтрансбуд».

8. Складіть лист-прохання Доволенської інкубаторно-птахівничої станції до обласної адміністрації про виділення коштів з обласного бюджету на суму 150 тис. рублів на початок реалізації молодняку ​​птиці населенню.

9. Складіть лист-відмову виробничого управління пасажирських перевезень Новосибірському виробничому кооперативу «Вектор» щодо забезпечення запасними частинами парку автобусів. Вкажіть причину відмови.

10. Складіть лист-прохання новосибірського туристичного центру «Сибіряк» до комітету із зовнішньоекономічної діяльності адміністрації області з проханням видати ліцензію на вивезення у 2000 р. лісу до Литви у кількості 5000 куб. м, оскільки однією з умов постачання меблів для туристичного комплексу в річкунівській зоні відпочинку є зустрічне постачання лісу.

11. Складіть лист-відповідь виробничого об'єднання «Новосибірськгазифікація» директору Хімфармзаводу та начальнику управління «Новосибірськміськгаз» про щомісячне постачання Хімфармзаводу 64 т зрідженого газу протягом 2005 р. Зазначений обсяг враховано в рознарядці. Постачання здійснюватиметься через управління «Новосибірськміськгаз».

12. Складіть лист-прохання ТДВ «Індивід» до Комітету із зовнішньоекономічних зв'язків про виділення квоти на експорт круглого лісу в кількості 10 тис. куб. м.

13. Складіть лист-відповідь обласного управління сільського господарства голові акціонерного товариства «Ірмень» щодо постачання легкових автомобілів за здане зерно.

14. Складіть лист-відмова Новосибірського виробничого об'єднання енергетики та електрифікації "Новосибірськенерго" директору спецкомбінату "Радон" про видачу безкоштовного дозволу на електропостачання житлових будинків.

15. Складіть лист-прохання державного торгової компанії«Олімп» до болгарської фірми «Міаве 3» про можливість постачання продуктів дитячого харчування до Кіровської області.

16. Складіть лист-прохання комерційної фірми «Новосибірськпостачзбут» французькій фірмі «Окситроль» про організацію зустрічі для встановлення співробітництва у постачанні точної вимірювальної апаратури.

17. Складіть інформаційний лист об'єднання "Новосибірськавтодор" французькій фірмі "Окситроль" про можливість продажу сучасних гідравлічних кранів. Ціна крана 5500 дол. США.

18. Складіть лист адміністрації Челябінської області до Асоціації японсько-російської торгівлі з проханням надати детальний список експортної продукції.

19. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь у російській виставці на міжнародному загальногалузевому ярмарку в м. Ізмірі (Туреччина), який проходитиме з 20 листопада по 10 грудня 2005 р. Ізмірський ярмарок є одним із найбільших торгових заходів країн Середнього та Близького Сходу. У тексті слід зазначити, що участь у цьому ярмарку дозволяє широко уявити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди.

20. Складіть лист-прохання виробничо-комерційного підприємства «Новосибірськпромкомбут» сирійській фірмі «Дейрі текс» про постачання портьєрної тканини, текстилю для чоловічого, жіночого та дитячого одягу.

21. Складіть супровідний лист в управління початкового професійної освітиМіністри освіти та науки РФ про направлення інформації про роботу з учнями профучилищ з числа дітей-сиріт та дітей, що залишилися без піклування батьків.

22. Складіть лист-прохання директора школи до районного управління освіти на дозвіл включити до плану капітального ремонту бойлерної школи. Додаткові реквізити вкажіть самостійно.

23. Складіть лист-прохання до адміністрації області від комітету початкової професійної освіти про внесення пропозицій щодо утримання дітей-сиріт, які навчаються у професійних училищах. В училищах області навчається 840 дітей-сиріт, у низці училищ їх налічується понад 50 осіб. Фінансування з федерального бюджету здійснюється частково: тільки харчування, одяг, стипендію. Немає коштів на забезпечення медикаментами, на предмети санітарної гігієни, на придбання меблів до гуртожитків. Гостро постають питання фінансування додаткових штатів: педагогів-психологів, педагогів додаткової освіти. За розрахунками утримання цих дітей необхідно додатково 2001 р. 9664 тис. рублів.

24. Складіть інформаційний лист Сибірської академії державної служби про набір студентів на денну форму навчання для підготовки за фахом: державне та муніципальне управління; Фінанси і кредит; юриспруденція Для вступу потрібна заява, документ про середню освіту, шість фотокарток розміром 3x4, паспорт. Заяви приймаються з 28 червня до 15 липня. При вступі абітурієнти складають іспити із суспільствознавства, математики, російської мови, іноземної мови. Телефон для довідок: (382-2) 10-12-13.

25. Складіть лист голови Сибірського відділення Російської Академії сільськогосподарських наук в адміністрацію Новосибірської області про масове поширення саранцевих шкідників біля республіки Казахстан в 2000 р. і поширення їх у багато території Сибіру, ​​зокрема і Новосибірську область. У листі пропонується вжити заходів та виділити кошти на боротьбу зі шкідниками.

26. Складіть лист-прохання муніципального навчального закладу гімназії № 2 м. Омська голові адміністрації області про надання допомоги.

27. Знайдіть помилки у наступних двох листах: а) в оформленні; б) у тексті.



Програми

Додаток 1.1

Приклад листа з викладом від першої особи однини

Додаток 1.2

Приклад листа з викладом від першої особи множини

Додаток 1.3

Приклад листа з викладом від третьої особи однини

© 2001-2013 сайт. Всі права захищені. Матеріали цього сайту можуть бути використані лише з посиланням на цей сайт

Лист-прохання– один із найпоширеніших варіантів ділової кореспонденції. Серед підприємців такі листи використовуються тоді, коли представники однієї організації звертаються до іншої з проханням про якусь послугу. Такі послання можуть застосовуватися в різних ситуаціях, наприклад, при потребі отримати відомості про продукцію, побачити зразки товару, зустріти відрядження, узгодити якісь дії і т.п.

Правила складання листа-прохання

Пропонуємо до вашої уваги для завантаження загальний шаблон такого документа:

ФАЙЛИ

Лист-прохання зі зрозумілих причин немає стандартного зразка, але, попри це є формою офіційного документа. Саме тому при його складанні слід дотримуватись певних норм, встановлених правилами діловодства та ділової етики. Перш ніж перейти безпосередньо до основних правил його складання, слід зазначити, що воно може бути адресоване як групі осіб (наприклад, менеджерам, співробітникам бухгалтерського відділу, юристам тощо), так і якомусь конкретному адресату.

Як і будь-який інший документ, цей лист має містити вступну частину, а саме:

  • відомості про підприємство-відправника, що висловлює прохання та компанії, до якої вона адресована;
  • причину звернення («через затримку», «у зв'язку з отриманням», «виходячи з результатів» тощо);
  • посилання на підставу («на підставі усної домовленості», «на підставі проведених переговорів», «на підставі телефонної розмови» тощо);
  • мета звернення («для вирішення питання», «щоб уникнути конфлікту», «з метою усунення порушень» тощо).

Далі слідує основна частина, Що стосується безпосередньо прохання. Вона має бути висловлена ​​з використанням будь-якої похідної форми від дієслова «просити» («просимо вас», «звертаємося з проханням» тощо), а оскільки таке послання, у будь-якому випадку – клопотання про якусь послугу, воно має бути написано у поважній манері. Добре, якщо прохання буде випереджено висловлюванням компліменту («знаючи ваші великі можливості», «захоплюючись вашими організаторськими талантами» тощо).

Якщо листі міститься відразу кілька прохань, їх потрібно вказати окремими пунктами чи абзацами.

Негласні правила листування між організаціями свідчать, що на багатоступінчасте прохання може бути надіслано також одним посланням, з окремими коментарями по кожному пункту. Слід зазначити, що такий вид листування зменшує обсяги документообігу і, отже, скорочує час на прочитання та обробку подібних листів.

Якщо лист має на увазі отримання відповіді у визначений термін, це необхідно максимально коректно позначити у тексті послання.

Відправляють та одержують листи, як правило, секретарі організації (у великих компаніях цим займаються цілі відділи). Після складання чи прочитання вони передають їх ознайомлення керівнику підприємства. Винятки становлять послання, з позначкою «конфіденційно» чи «особисто до рук» — такі листи передаються безпосередньо адресату.

Інструкція зі складання листа-прохання

Оскільки це послання є частиною корпоративної кореспонденції, то спочатку треба вказати автора, саме: найменування компанії-відправника, її фактичну адресу і телефон зв'язку. Потім потрібно внести дані про адресаті: назва підприємства і конкретного одержувача. Далі посередині рядка можна відразу позначити, що це лист-прохання (але це необов'язково).

Наступна частина листа стосується безпосередньо прохання. Попередньо, бажано її обґрунтувати і вже потім висловлювати саму суть прохання. На завершення листа потрібно підписати (краще, якщо це зробить керівник компанії або уповноважена, довірена особа), а також поставити дату створення документа.

Як надіслати лист

Лист можна отруїти електронною поштою або через факс – це швидко та зручно, проте консервативне відправлення через Пошту Росії дозволить солідно та привабливо оформити лист. Наприклад, висловити прохання можна письмово від руки гарним каліграфічним почерком або роздрукувати текст на хорошому, дорогому папері.

Увага до подібних дрібниць дасть зрозуміти адресату, наскільки шанобливо ставиться до нього опонент, а також вкотре наголосить на значущості прохання. Єдине, що слід пам'ятати – листи через звичайну пошту йдуть довго, тож послання потрібно надсилати заздалегідь, щоб документ вчасно було доставлено одержувачу.

Після надсилання листа

Це послання, як будь-який інший документ, має бути зареєстровано в журналі вихідної документації. Так само одержувач листа реєструє прихід кореспонденції. У разі непорозумінь, що трапляються у ділових відносинах, фіксація факту відправлення та отримання листів допоможе швидко розібратися у ситуації.

Приклади складання листів-прохань із поясненнями

Отже, ми усвідомили, що лист-прохання є листом, в якому міститься прохання до одержувача. Мета тексту – спонукати одержувача виконати дію, вигідну відправнику. У листі має бути сформульоване прохання, обґрунтування його. Бажано сформулювати прохання так, щоб довести, чому одержувачу має бути вигідно виконати прохання. Відправник має не просто знати правила складання тексту, а й враховувати психологічні нюанси. Далі розглянемо конкретні шаблони приклади залежно від ситуації.

Лист-прохання про виділення коштів

Лист складається у тому випадку, якщо потрібно досягти виділення коштів від держави, спонсорів, фізичних осіб.

Від НКО «Допомога пенсіонерам»
Депутату Законодавчих зборів
Іванову І. І.

Здрастуйте, Іване Івановичу. Я представник некомерційної організації «Допомога пенсіонерів». Ми займаємося наданням допомоги одиноким пенсіонерам: приносимо продукти, допомагаємо у прибиранні та ремонті.

Наша організація існує вже 5 років. Раніше з фінансуванням діяльності ми справлялися самі, проте, у зв'язку з розширенням НКО, коштів не вистачало. Гроші нам потрібні на оренду приміщення, виплату зарплат працівникам, купівлю обладнання.

На нещодавніх зборах Уряду президент згадав про складне становище пенсіонерів, зауважив, що ситуацію треба терміново міняти. У зв'язку з цим прошу у вас 200 000 рублів на потреби НКО «Допомога пенсіонерів».

З повагою Петрова А. А.

Пояснення:

Наведений вище текст складений за всіма правилами. В ньому є:

  • Найменування НКО та пояснення її діяльності.
  • Прохання про гроші, пояснення їхньої необхідності (гроші потрібні на оренду та зарплати).
  • Згадка про Президента. Потрібно для обґрунтування вигоди спонсорування для чиновника. У чому зацікавлений депутат? У кар'єрному зростанні. Допомога організації допоможе досягти цієї мети.

Також зазначено конкретну суму коштів, якої потребує комерційна організація.

Лист-прохання про постачання товару

Лист зазвичай надсилається партнерам компанії. У тексті бажано обґрунтувати взаємну вигоду обох компаній.

Начальнику компанії «ААА»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «БББ»
Петрова Б. Б.

Здрастуйте, Іване Івановичу. Ми бажаємо замовити у вашій компанії комплект продукції (уточнити). Вашим товаром ми зацікавились на регіональній виставці.

Якщо ви згодні, просимо повідомити умови поставки та зручні для вас терміни. Гарантуємо своєчасну оплату. Сподіваємось, це стане початком взаємовигідного співробітництва.

Наші контакти: (уточнити).

З повагою, Борисе Борисовичу.

Лист-прохання про надання знижки

Зазвичай такі тексти надсилаються постачальникам компанії. Наприклад, організація організовує виставки. У неї є постачальник - друкарня, яка постачає брошури, стенди, буклети та інше. Вартість послуг досить висока. Настала криза, і компанії стало складно оплачувати товари друкарні. Це може стати привід для того, щоб попросити знижку.

Начальнику компанії «Схід»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «Захід»
Петрова Б. Б.

Здрастуйте, Іване Іванов. Наша організація торкнулася фінансової кризи. Кількість укладених договорів із нами скоротилася на 20%. На жаль, криза торкнулася не лише нас, а й наших клієнтів. Люди не можуть платити за наші послуги у тому ж обсязі, що й раніше. Тому ми надали знижку на квитки у розмірі 25%.

У зв'язку зі складною фінансовою ситуацією, наша компанія просить вас про знижку в розмірі 15% на півроку співробітництва, що залишилися, за договором.

Ми надіслали листи з проханням про знижку всім нашим постачальникам. Якщо 20% наших партнерів надасть нам вигідні умови, наша компанія витримає у складний час і не закриється. Нам уже надали знижку орендодавці та телефонна компанія.

З повагою Борис Петров.

Пояснення:

У листі є такі важливі пункти:

  • Пояснення потреби знижки.
  • Вказує точний розмір знижки, термінів.
  • Непряма вказівка, якщо друкарня не надасть знижку, компанія розірве контракт.

Текст потрібно скласти так, щоб листа дочитали до кінця і погодилися на запропоновані умови.

Лист-прохання про зниження орендної плати

Орендна плата "з'їдає" бюджети більшості організації. Її зменшення дозволяє компанії протриматися на плаву у складний час. Лист слід надсилати орендодавцю.

Начальнику компанії «Плюс»
Іванову П. П.
Від керівника компанії «Мінус»
Петрова І. І.

Здрастуйте, Петре Петровичу. Нашу компанію торкнулася фінансової кризи. Купівельна спроможність споживачів зменшилася, доходи бізнесу зменшились. У зв'язку з цим просимо знизити орендну плату на 10%.

За весь час нашої співпраці ми жодного разу не затримували виплати. Сподіваємося, що ви підете нам на поступки, і ми збережемо наші ділові стосунки. Ми гарантуємо своєчасну оплату оренди, незважаючи на тяжкі фінансові умови.

З повагою, Іване Івановичу.

Пояснення:

У листі важливо згадати те, що раніше компанія виконувала свої зобов'язання повною мірою. Орендодавець має бути впевненим у тому, що орендодавець і надалі здійснюватиме виплати. Одержувач також повинен розуміти, що якщо він не погодиться на запропоновані умови, орендар відмовиться від послуг.

Лист-прохання про оплату заборгованості

Заборгованості часто виникають при взаємодії між компаніями. Якщо організація налаштована на подальшу співпрацю з контрагентом, у якого утворився борг, надсилається лист-прохання.


Іванову І. І.

Сидорова П. П.

Шановний Іване Івановичу, просимо вас погасити заборгованість перед нашою компанією в розмірі 200 000 рублів. Весь цей час ми продовжували співпрацю з вами, сподіваючись на продовження ділових відносин. Однак зараз ми змушені призупинити надання послуг через відсутність виплат.

Сума вашого боргу складає 200 000 рублів. Просимо сплатити його до 1 березня 2017 року. Якщо заборгованість не буде погашена, ми будемо змушені вирішувати питання у судовому порядку.

З повагою, Петре Петровичу.

Пояснення:

У листі обов'язково слід зазначити такі пункти:

  • Точна сума боргу.
  • Дата, до якої необхідно виплатити заборгованість.
  • Заходи, які прийме компанія, якщо виплат не надійде.

У тексті можна згадати про тривалу успішну співпрацю з організацією. Це має бути саме прохання, а не вимога. Вимога складається з іншого шаблону.

Лист-прохання про відстрочку платежу постачальнику

Організація поставила компанії партію продукції, проте її не сплатила. Утворився борг, але дебітора немає коштів на оплату. У цьому випадку є сенс складати лист-прохання про відстрочку.

Начальнику компанії «Де гроші»
Сидорову П. П.
Від керівника компанії «Гроші ось-ось будуть»
Іванова І. І.

Шановний Петре Петровичу, ми не сплатили борг у розмірі 200 000 рублів. Від своєї заборгованості ми не ухиляємося, проте зараз виплати в повному обсязі зробити не можемо через важкий фінансовий стан.

Протягом 2 років ми підтримували успішні ділові відносини з вами, не зривали термінів виплат. Сьогодні ми просимо про розстрочення платежу. Наша компанія готова сплатити заборгованість у два етапи:

  • 100 000 рублів ми занесемо до 1 березня 2017 року.
  • 100 000 рублів буде внесено до 1 квітня 2017 року.

Обіцяємо вам своєчасне внесення платежів. Дякую за розуміння.

З повагою, Іване Івановичу.

Лист-прохання сплатити за іншу організацію

Заборгованість підприємства може бути виплачена іншою організацією. Зрозуміло, юридична особане оплачуватиме частки просто так. Зазвичай лист-прохання надсилається боржнику компанії або іншій особі, яка має зобов'язання перед компанією.

Начальнику компанії «Гроші ось-ось будуть»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «Де гроші»
Сидорова П. П.

Шановний Іване Івановичу, у вас існує борг перед нашою компанією в розмірі 300 000 рублів. У нашій організації також виник борг перед іншою компанією в розмірі 200 000 рублів. Просимо вас сплатити нашу заборгованість перед кредитором у розмірі 200 000 рублів. Натомість ми надамо вам розстрочку на залишок боргу, про який ви просили раніше. Дякую за розуміння.

З повагою, Петре Петровичу.

Лист-прохання про сприяння у вирішенні питання

Перед будь-якими компаніями можуть постати складні проблеми, з якими неможливо розібратися без сторонньої допомоги. Лист-прохання про сприяння може надсилатися за необхідності, наприклад, проведення заходів. Прохання відправляється в комерційні організації, державні структури.

Директору компанії «ААА»
Петрову Б. Б.
Від громадської організації
«Даримо добро»

Шановний Борисе Борисовичу, я є представником громадської організації «Даримо добро». Ми займаємося організацією та проведенням свят для дітей із притулку.

Ми просимо вас про допомогу в організації постачання харчування на свято. Зрозуміло, що на заході ми згадаємо вас і вашу компанію. На святі будуть присутні представники законодавчих зборів, громадськості.

Зв'язатися з нами Ви можете за телефоном ХХХ

З повагою, Іване Івановичу.

Підводячи підсумок

Об'єднаємо всі правила складання листа-прохання. Спершу треба представитися, розповісти про свою діяльність. Але вступна частина не має бути затягнута. Наша мета – спонукати отримувача прочитати листа. Якщо текст буде надто довгим, одержувач навряд чи дочитає його до кінця. Потім слід приступити до викладу свого прохання. Обов'язковою є точність: вказівка ​​термінів, суми коштів. Важливо зрозуміти, що одержувач має відчути свою вигоду. А тому в листі слід зазначити, чому організації буде вигідно виконати прохання. На завершення потрібно ввічливо і без запобігання попрощатися.

  • 1. Які реквізити входять у формуляр-зразок службового листа?
  • 2. Як розташовуються реквізити на бланках службових листів? Назвіть реквізити на бланку.
  • 3. Який вид службового листа має реквізит «позначка про додаток» і як він оформляється?
  • 4. Як оформляються реквізити: “адресат” та “адреса”?
  • 5. Хто може бути автором листа?
  • 6. Хто підписує листа? У яких випадках на листі ставляться два підписи?
  • 7. Чи мають всі службові листи перед текстом заголовок?
  • 8. Для яких цілей у службових листах оформляється реквізит «позначка про виконавця»? Як він оформляється?
  • 9. Як оформляються спільні листи організацій?
  • 10. Яка структура листа-запиту, листа-прохання, листа-відповіді, супровідного листа?

Завдання

  • 1. Складіть інформаційний лист фірми «Сибір» про продаж приватним та державним підприємствам персональних комп'ютерів за договірною ціною та про можливість приймати замовлення на складання програм.
  • 2. Складіть лист-запрошення організаційного комітету «Експоцентр» із пропозицією відвідати міжнародну спеціалізовану виставку «Економія матеріальних та паливно-енергетичних ресурсів у будівництві та промисловості». Виставка проходить у павільйоні виставкового комплексу на Червоній Пресні.
  • 3. Складіть листа про підписання договору товариства «Сарні» з товариством «Алекс» на постачання будівельних матеріалів.
  • 4. Складіть лист-відповідь друкарні видавництва «Наука» товариству на вірі «Триніка» про можливість виконати замовлення на виготовлення бланків обліку та звітності.
  • 5. Складіть лист-відповідь підприємства «Сайл» на прохання будівельно-монтажної фірми «Артек» розробити проектно-кошторисну документацію на будівництво житлового будинку в сел. Ко-ченсво.
  • 6. Складіть спільний лист-відповідь обласного управління охорони здоров'я та управління фінансів та податкової політики до адміністрації Новосибірського району про виділення додаткових асигнувань з обласного бюджету на надання медичної допомоги мешканцям району.
  • 7. Складіть лист-прохання Мочищенського заводу залізобетонних конструкцій адміністрації області щодо виділення ліміту на склоплитку «Іриска» у кількості 50 тис. кв. м для обробки зовнішніх стінових панелей серії 135, які завод починає випускати з 2000 р. для тресту «Запсибтрансбуд».
  • 8. Складіть лист-прохання Доволенської інкубаторно-птахівничої станції до обласної адміністрації про виділення коштів з обласного бюджету на суму 150 тис. рублів на початок реалізації молодняку ​​птиці населенню.
  • 9. Складіть лист-відмову виробничого управління пасажирських перевезень Новосибірському виробничому кооперативу «Вектор» щодо забезпечення запасними частинами парку автобусів. Вкажіть причину відмови.
  • 10. Складіть лист-прохання новосибірського туристичного центру «Сибіряк» до комітету із зовнішньоекономічної діяльності адміністрації області з проханням видати ліцензію на вивезення у 2000 р. лісу до Литви у кількості 5000 куб. м, оскільки однією з умов постачання меблів для туристичного комплексу в річкунівській зоні відпочинку є зустрічне постачання лісу.
  • 11. Складіть лист-відповідь виробничого об'єднання «Новосибірськгазифікація» директору Хімфармзаводу та начальнику управління «Новосибірськміськгаз» про щомісячне постачання Хімфармзаводу 64 т зрідженого газу протягом 2005 р. Зазначений обсяг враховано в рознарядці. Постачання здійснюватиметься через управління «Новосибірськміськгаз».
  • 12. Складіть лист-прохання ТДВ «Індивід» до Комітету із зовнішньоекономічних зв'язків про виділення квоти на експорт круглого лісу в кількості 10 тис. куб. м.
  • 13. Складіть лист-відповідь обласного управління сільського господарства голові акціонерного товариства «Ірмень» щодо постачання легкових автомобілів за здане зерно.
  • 14. Складіть лист-відмова Новосибірського виробничого об'єднання енергетики та електрифікації "Новосибірськенерго" директору спецкомбінату "Радон" про видачу безкоштовного дозволу на електропостачання житлових будинків.
  • 15. Складіть лист-прохання державної торгової компанії «Олімп» до болгарської фірми «Міаве 3» про можливість постачання продуктів дитячого харчування до Кіровської області.
  • 16. Складіть лист-прохання комерційної фірми «Ново-сибірськпостачзбут» французькій фірмі «Окситроль» про організацію зустрічі для встановлення співробітництва у постачанні точної вимірювальної апаратури.
  • 17. Складіть інформаційний лист об'єднання "Ново-сибірськавтодор" французькій фірмі "Окситроль" про можливість продажу сучасних гідравлічних кранів. Ціна крана 5500 дол. США.
  • 18. Складіть лист адміністрації Челябінської області до Асоціації японсько-російської торгівлі з проханням надати детальний список експортної продукції.
  • 19. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь у російській виставці на міжнародному загальногалузевому ярмарку в м. Ізмірі (Туреччина), який проходитиме з 20 листопада по 10 грудня 2005 р. Ізмірський ярмарок є одним із найбільших торгових заходів країн Середнього та Близького Сходу. У тексті слід зазначити, що участь у цьому ярмарку дозволяє широко уявити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди.
  • 20. Складіть лист-прохання виробничо-комерційного підприємства «Новосибірськпромкомбут» сирійській фірмі «Дейрі текс» про постачання портьєрної тканини, текстилю для чоловічого, жіночого та дитячого одягу.
  • 21. Складіть супровідний лист в управління початкової професійної освіти Міністра освіти і науки РФ про направлення інформації про роботу з учнями профучилищ з числа дітей-сиріт та дітей, що залишилися без піклування батьків.
  • 22. Складіть лист-прохання директора школи до районного управління освіти на дозвіл включити до плану капітального ремонту бойлерної школи. Додаткові реквізити вкажіть самостійно.
  • 23. Складіть лист-прохання до адміністрації області від

комітету початкової професійної освіти про внесення пропозицій щодо утримання дітей-сиріт, які навчаються у професійних училищах. В училищах області навчається 840 дітей-сиріт, у низці училищ їх налічується понад 50 осіб. Фінансування з федерального бюджету здійснюється частково: тільки харчування, одяг, стипендію. Немає коштів на забезпечення медикаментами, на предмети санітарної гігієни, на придбання меблів до гуртожитків. Гостро стоять питання фінансування додаткових штатів: педагогів-

психологів, освітян додаткової освіти. За розрахунками утримання цих дітей необхідно додатково 2001 р. 9664 тис. рублів.

  • 24. Складіть інформаційний лист Сибірської академії державної служби про набір студентів на денну форму навчання для підготовки за спеціальностями: державне та муніципальне управління; Фінанси і кредит; юриспруденція Для вступу потрібна заява, документ про середню освіту, шість фотокарток розміром 3x4, паспорт. Заяви приймаються з 28 червня до 15 липня. При вступі абітурієнти складають іспити зі суспільствознавства, математики, російської мови, іноземної мови. Телефон для довідок: (382-2) 10-12-13.
  • 25. Складіть лист голови Сибірського відділення Російської Академії сільськогосподарських наук в адміністрацію Новосибірської області про масове поширення саранцевих шкідників біля республіки Казахстан в 2000 р. і поширення їх у багато території Сибіру, ​​зокрема і Новосибірську область. У листі пропонується вжити заходів та виділити кошти на боротьбу зі шкідниками.
  • 26. Складіть лист-прохання муніципального навчального закладу гімназії № 2 м. Омська голові адміністрації області про надання допомоги.
  • 27. Знайдіть помилки у наступних двох листах: а) в оформленні; б) у тексті.

Міністерство освіти та науки

Начальнику Кіровського РУВ Петрову Г.А.

Муніципальна освітня установа – середня загальноосвітня школа № 12 Кіровського району м. Омська.

Адміністрація школи № 12, в особі директора Сидорової І.В., переконливо просить Вашого дозволу на погашення заборгованості до Кіровської СЕС (відділ дезінфекції у розмірі 2200000 руб.).

Підстава:

Дезінфекція не проводилася протягом року, оскільки не було здійснено оплату.

Директор школи: ПідписТушманакова Ж.В.

печатка

Адміністрація Главі Адміністрації

Області _області

Управління культури Шевченка О.І.

Розглянувши листа № 7202/1 від 15.08.2005 р. про надання допомоги з ремонту будівлі _державного цирку, ко

міт з культури повідомляє, що вирішити це питання виключно силами комітету через відсутність грошових коштівзараз неможливо.

Проте з огляду на значущість діяльності _

державного цирку для міста та області, комітет з культури вважає за доцільне надати одноразову допомогу у розмірі 300,0 тис. рублів. 300 тис. рублів, що залишилися, бере на себе мерія р.

Листи-прохання - найпоширеніший вид ділових листів. Листи-прохання складають, щоб ініціювати певні дії адресата, які необхідні автору листа. Розкажемо, як написати офіційний лист прохання. Зразки та приклади ви знайдете у статті.

Лист-прохання: зразки та приклади

Як і навіщо складати лист-прохання

Листи-прохання складаються, щоб ініціювати певні дії адресата, необхідні автору листа. В управлінській діяльності безліч ситуацій дають привід для складання таких листів. Це може бути відносно проста ситуація, в якій не потрібно викладати складну інформацію щодо подій, наводити якусь аргументацію, переконувати адресата. У таких випадках лист-прохання краще починати безпосередньо з викладу самого прохання.

Лист-прохання офіційній особі: приклад листа

Завантажити зразок листа

Однак далеко не всі ситуації в управлінській діяльності такі прості. Більшість ситуацій вимагає при складанні листів-прохань обґрунтування або, інакше кажучи, пояснення:

  • у зв'язку з чим;
  • чому;
  • із метою становлять лист.

Як правило, обґрунтування необхідно, щоб впливати на адресата, переконати його вчинити цілком певним чином, оскільки цього хотілося б або необхідно автору листа. Якщо лист-прохання містить обґрунтування, то найчастіше він передує викладу прохання, наприклад (знаком // показано межу між частинами тексту листа).

Лист-прохання з обґрунтуванням: зразок

Завантажити зразок листа

Російська мова належить до мов з відносно вільним порядком слів. У будь-якому з наведених вище текстів ми можемо поміняти місцями частини пропозиції без особливої ​​шкоди сенсу. Лист-звернення з проханням про допомогу зразок може виглядати так.

Фрази, в яких спочатку викладається основна думка листа, а потім наводиться аргументація, мають особливе стилістичне забарвлення: вони завжди сприймаються як експресивніші, ніж фрази, побудовані за принципом "обґрунтування - висновок". Однак діловому стилю чужа будь-яка експресія, в ньому майже завжди перевага надається стилістично нейтральним мовним засобам. Тож у зразках ділових листів-прохань правильнішими є фрази, у яких спочатку наводиться пояснення, дається обгрунтування, та був викладається істота справи.

Структура листа-прохання

Складаючи лист-прохання, намагайтеся, щоб обґрунтування та заключна частина (прохання) граматично були однією пропозицією. Навіть у випадках, коли в обґрунтуванні даються посилання на нормативні документи, викладаються факти, події, не виділяйте обґрунтування в окрему пропозицію , інакше для викладу прохання вам доведеться використовувати обороти типу: "У зв'язку з вищевикладеним просимо ...", "З огляду на вищевикладене, просимо ...", "У зв'язку з чим просимо ..." і т. п. Ці конструкції не несуть інформації і роблять текст більше складним і з погляду структури, і з погляду сприйняття. Листи-прохання можуть складатися і ще складніших управлінських ситуаціях.

Схематично таку ситуацію можна так уявити так

Лист із проханням, складений у такій ситуації, сприйматиметься легше, якщо зміст викладено в послідовності, що відображає логіку розвитку самої ситуації. У структурі листа у разі можна назвати три частини:

  • введення (опис подій, фактів, що безпосередньо впливають або можуть вплинути на управлінську ситуацію);
  • обґрунтування (пояснення причин, через які необхідно звертатися до адресата з проханням);
  • висновок (прохання), наприклад (комунікативно-смислові частини листа відокремлені знаком //)

Офіційно лист із проханням: зразок структури

За наявними у нас даними, на Курському та Білгородському цукропереробних заводах, які є основними постачальниками цукру до Москви та Московської області, протягом березня – квітня поточного року мають проводитися планові профілактичні роботи, графіки проведення яких за строками не узгоджені. // У зв'язку з тим, що в період профілактичних робіт значно знизиться випуск цукру та його надходження споживачам, // просимо Вас провести робочу нараду за участю представників уряду Москви щодо забезпечення постачання цукру до Московського регіону на період часткової зупинки зазначених заводів.

Незалежно від структури тексту, прохання в листі формулюється за допомогою дієслова «просити». У листах, що оформлюються на бланках організацій, використовується форма дієслова 1-ї особи множини:

Просимо Вас повідомити інформацію про…, Просимо Вас надати дані про…, Звертаємось до Вас із проханням про…, Просимо Вас провести… та ін.

У листах, що оформлюються на бланках посадових осіб, використовується форма дієслова 1-ї особи однини:

Прошу Вас розглянути питання про…, Прошу Вас надати інформацію про… та ін.

В одному листі може бути кілька прохань (бажано з одного питання). У цьому випадку спочатку формулюється основне прохання, а потім інші, при цьому використовуються такі мовні обороти:

Також просимо Вас (розглянути, надати, провести…), Одночасно просимо Вас… та ін.

Лист-прохання: зразок, якщо у листі відразу кілька прохань


Скачайте зразок

Скористайтеся спеціальним сервісом, щоб скласти шаблон листа-прохання: конструктор ділових листів


Спробувати сервіс зараз

Як будь-який діловий лист, лист-прохання складають із зазначенням всіх її реквізитів, і реєструють у журналі обліку вихідних документів. Крім того, лист-прохання має містити:

  • вихідний номер та дату (якщо це відповідь на інший лист, то номер та дату вхідного листа);
  • назва компанії-адресата;
  • за потребою друк організації.

Як і навіщо складати лист-запит

Лист-запит – це фактично різновид листа-прохання. Як правило, запити складаються з метою отримання будь-якої інформації офіційного характеру або документів. У комерційній діяльності запит – це звернення покупця до продавця (імпортера до експортера) з проханням надати детальну інформацію про товар (послуги) або направити пропозицію на поставку товару (надання певних послуг). Загалом листи-запити складаються за тими самими правилами, що й листи-прохання, наприклад:

У комерційної діяльності у тексті запиту, зазвичай, вказують: найменування товарів (послуг); умови, на яких автор листа хотів би їх одержати; кількість та/або якість; терміни постачання товару чи надання послуг; ціну та інші відомості. У комерційному запиті використовуються такі вирази:

Просимо Вас повідомити про можливість постачання… Просимо зробити пропозицію на постачання… Просимо Вас повідомити докладну інформацію про… та ін.

Наприклад:

Просимо Вас повідомити про можливість постачання кондиціонерів моделі AS-200 у кількості 150 шт. протягом лютого – березня 2005 р., а також повідомити умови платежу та умови доставки.

Завантажте зразки листів-запитів:

Реакцією організації-кореспондента на лист-прохання чи запит є лист-відповідь, який може бути згодою чи відмовою. У комерційній діяльності відповідь на запит оформляється як комерційний лист, у якому підтверджується отримання запиту, повідомляється інформація про товар, який цікавить покупця. Відповіддю на запит може бути комерційна пропозиція (оферта). Листи-прохання та листи-запити оформлюються відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

При складанні та оформленні прохань та запитів використовуються такі реквізити:

  • адресат;
  • заголовок до тексту (якщо текст листа понад 4-5 рядків);
  • текст;
  • підпис;
  • відмітка про виконавця.
Усі ділові листи оформлюються на спеціальних бланках.