Ordin de atribuire a atribuțiilor de contabil. Lasă pentru contabilul șef - o aranjam corect. Atribuirea atribuțiilor de contabil șef către angajați
Menținerea contabilă trebuie să fie încredințată prin ordin unuia dintre funcționarii întreprinderii (director, contabil șef, altă persoană) sau persoanei care prestează servicii în baza unui contract de externalizare. În ce cazuri și cum să emiteți corect un ordin de atribuire a atribuțiilor contabilului-șef unui director sau unui contabil, citiți articolul.
Ordin privind atribuirea atribuțiilor de contabil șef unui contabil
Dacă directorul din anumite motive nu poate sau nu dorește să țină evidența contabilă, legea „Cu privire la contabilitate” permite posibilitatea îndeplinirii atribuțiilor de contabil șef de către orice funcționar al întreprinderii, pe lângă acesta. De exemplu, un astfel de funcționar poate fi un director financiar, contabil, manager, administrator care are educația și experiența de lucru necesare. Într-o astfel de situație, angajatul va trebui să combine posturile în cadrul zilei de lucru, adică. efectuați munca unui contabil șef împreună cu propria dvs. muncă.
Pentru a atribui atribuțiile contabilului șef unui contabil sau altui angajat care lucrează în organizație, este necesar să se întocmească un acord suplimentar la contractul de muncă și să emită un ordin de combinare a posturilor. Nu contează dacă funcția de contabil șef se află sau nu în tabelul de personal al organizației.
Important! Ordinul de combinare a pozițiilor trebuie să includă perioada de combinare, data acceptării și transferului cazurilor și suma plății suplimentare pentru combinare.
Exemplu de ordin privind atribuirea atribuțiilor contabilului șef unui contabil.
Ordin de atribuire a atribuțiilor de contabil șef către director
Atribuirea atributiilor contabile catre director se formalizeaza prin ordin. Acest ordin de executare nu diferă de niciun alt ordin și trebuie să aibă un număr, data, locul creării, numele organizației și semnătura directorului. Comanda este înregistrată în Cartea comenzilor și păstrată cel puțin 5 ani.
Exemplu de ordin privind atribuirea atribuțiilor de contabil șef către director.
Dacă funcţia de contabil şef nu este inclusă în tabelul de personal
Cine va ține evidența contabilă pentru o întreprindere este de obicei determinat atunci când aceasta este creată. Directorul are dreptul de a-și atribui responsabilități contabile dacă se creează următoarele:
În practică, antreprenorii individuali și directorii organizațiilor care utilizează sistemul fiscal simplificat folosesc destul de des acest drept, își desfășoară propria contabilitate și calculează impozitele și nu includ poziția de contabil șef în tabelul de personal.
Important!Ține evidența contabilă la întreprinderile supuse auditului obligatoriu, cooperativele de locuințe, organizațiile de microfinanțare, barourile, cabinetele de avocatură, camerele notariale etc. directorului este interzis.
De asemenea, un străin care se află temporar pe teritoriul Federației Ruse nu poate îndeplini atribuțiile unui contabil șef.
Dacă postul de contabil șef este vacant
Sunt situații în care o organizație a fost deja creată, iar postul de contabil șef a devenit la un moment dat vacant. Atunci directorul poate îndeplini și atribuțiile de contabilitate și raportare. Pentru a face acest lucru, este necesar să se emită un ordin de combinare a posturilor și de preluare a afacerilor anteriorului contabil șef.
Contabilul nostru șef pleacă într-o altă vacanță de o lună. La întreprindere lucrează un alt contabil, căruia managerul dorește să-i încredințeze temporar îndeplinirea atribuțiilor sale în absența contabilului șef, în special pentru a semna rapoarte, bancă, documente de numerar etc. Vă rugăm să explicați cum să formalizați corect acest lucru, este necesar să anunțați fiscul?
RĂSPUNS: Pentru a încredința îndatoririle unui contabil șef temporar absent unui alt angajat, trebuie emis un ordin (instrucțiune) corespunzător din partea șefului întreprinderii și trebuie făcut un card provizoriu cu semnături mostre și amprente de sigiliu pentru bancă. Nu este necesar să sesizeze autoritățile fiscale, autoritățile de statistică, fondurile de pensii și fondurile de asigurări sociale despre acest lucru, dar se recomandă atașarea la raportare a unei copii a ordinului menționat mai sus.
Cum să încredințezi îndatoririle unui angajat absent
De fapt, în cazul absenței temporare a unui angajat (din cauza unei boli, vacanță, călătorie de afaceri etc.), există două forme posibile de organizare a muncii:
- 1 ) înlocuire temporară (înlocuire);
- 2) îndeplinirea sarcinilor de angajat temporar absent.
Un angajat care înlocuiește un angajat temporar absent este eliberat de la îndeplinirea sarcinilor la locul său principal de muncă. I se plătește diferența dintre salariul real și salariul salariatului pe care îl înlocuiește (clauza 1 ).
Un angajat care îndeplinește atribuțiile unui angajat absent nu este eliberat de la locul său de muncă principal, i se acordă o plată suplimentară, a cărei valoare este de obicei determinată ca procent din salariul angajatului absent și este prevăzută în contractul colectiv sau determinat; prin ordin al întreprinderii (articolul 105 din Codul muncii, alin. 1 ). Aceeași părere a fost exprimată într-o scrisoare a Ministerului Muncii din 2 decembrie 2005. .
Adevărat, într-o scrisoare din 21 iulie 2011. Ministerul Politicii Sociale notează: "Execuţieîndatoriri oficiale pentru o poziție mai responsabilă a unui angajat temporar absent, atunci când aceasta este legată de funcții administrative, un angajat care lucrează la aceeași întreprindere, instituție, organizație este un înlocuitor temporar.”. De aici putem concluziona că îndeplinirea de către un contabil obișnuit a atribuțiilor unui contabil șef ca șef de departament (adică o funcție mai responsabilă) ar trebui formalizată tocmai ca înlocuire temporară. Dar atunci apare întrebarea: care va performaatributiile unui contabil obisnuit, pentru ca atunci cand este deputat este scutit de la indeplinirea acestora?Încadrarea unui angajat suplimentar în cadrul unui contract de muncă pe durată determinată, vedeți, nici nu este o opțiune... Noi, la rândul nostru, aderăm la poziția că, în acest caz, ambele forme de organizare a muncii sunt posibile. În sfârșit, legislația actuală nu stabilește nicio restricție în acest sens. Nu există reguli care să oblige la îndeplinirea atribuțiilor unui angajat absent mai responsabil pozitii să fie emise exclusiv ca înlocuire temporară.
Astfel, în opinia noastră, dacă este necesar, atunci aveți tot dreptul să alegeți pentru dvs. o astfel de formă de organizare a muncii ca execuţieîndatoririle unui angajat temporar absent.
Documentarea
Atribuțiile unui contabil șef temporar absent sunt atribuite unui alt angajat. pepe baza comenzii (instructiunii) seful intreprinderii. Emiterea acestui ordin poate fi precedată de depunerea (petiție, raport sau memoriu) a contabilului șef în care se indică candidatul dorit pentru o astfel de muncă.
Atunci când alegeți dintre angajați o persoană care va îndeplini atribuțiile contabilului șef, ar trebui să luați în considerare nivelul de cunoștințe și pregătire profesională a unei astfel de persoane - ar trebui să fie suficiente pentru a face față muncii suplimentare și responsabile. În plus, în ajunul vacanței contabilului șef, vă sfătuim să întocmiți un act de acceptare și transfer de cazuri de la contabilul șef la contabilul care își va îndeplini funcțiile și asigurați-vă că îl familiarizați pe acesta din urmă cu responsabilitățile oficiale. a contabilului-șef.
Este posibilă îndeplinirea sarcinilor unui angajat temporar absent:
- cu acordul salariatului sau
- la iniţiativa angajatorului.
În primul caz, salariatul își dă consimțământul pentru îndeplinirea atribuțiilor contabilului șef punând un semn de consimțământ în proiectul de ordin al managerului sau, să zicem, prin redactarea unei declarații (vezi exemplul 1). Apoi șeful întreprinderii emite ordinul corespunzător (vezi exemplul 2).
În al doilea caz, managerul decide să atribuie unilateral responsabilități suplimentare. Astfel de acțiuni, în opinia noastră, ar trebui considerate ca o schimbare a condițiilor esențiale de muncă. Prin urmare, salariatul trebuie avertizat cu cel puțin două luni înainte de schimbările preconizate (articolul 32 din Codul Muncii). Pentru a face acest lucru, de exemplu, puteți întocmi în prealabil un proiect de ordin care atribuie atribuțiile contabilului șef, familiarizându-l pe angajat cu acesta și semnându-l. Ulterior, după două luni (sau o perioadă mai lungă), se emite un ordin care atribuie direct responsabilități suplimentare angajatului. Dacă un angajat scrie o declarație de refuz de a îndeplini aceste sarcini, vor exista motive pentru concedierea sa în conformitate cu clauza 6 din partea 1 a art. 36 din Codul muncii (refuzul de a continua munca din cauza modificarilor semnificative ale conditiilor de munca).
Te rog platesteAtenţie!
În practică, aplicarea procedurii prevăzute la art. 32 din Codul Muncii, in situatii precum a noastra nu se poate intotdeauna, intrucat uneori, de exemplu in caz de boala, este fizic imposibil sa avertizati salariatul cu doua luni inainte. Prin urmare, în cazul refuzului acestuia, temeiurile legale de concediere în conformitate cu clauza 6, partea 1, art. 36 Codul Muncii lipsesc.
Proba 1
Directorului Idyll LLC
Onischuk S.I.
Alekseenko Tamara Dmitrievna,
contabil
Afirmație
Nu am nicio obiecție să îmi încredințez îndatoririle șefului absent, contabilul Tatyana Konstantinovna Kupchik, în timp ce aceasta se află în concediu anual.
07/08/2013 Alekseenko
Proba 2
SRL „Idilă”
ORDIN
07/09/2013 Kiev Nr 10/2013-k
Despre executieîndatoriri temporar
absentContabil șef Alekseenko T.D.
EU COMAND:
1 . Atribuiți-i Tamara Dmitrievna ALEXEEENKO, contabil, cu acordul ei, atribuțiile contabilului șef T.K Kupchik, pentru perioada în care se află în concediu anual de la 10 iulie 2013 până la 11 august 2013, cu o plată suplimentară de 50% din funcționarul contabilului șef. salariu.
2 . Inspectorul de resurse umane A.V îl cunosc pe Alekseenko T.D. cu atribuţiile de contabil şef.
Motiv: 1. Declarația lui Alekseenko T.D. din 07.08.2013
2. Notă internă a contabilului șef Kupchik T.K. din 07.05.2013
Director SI. Onischuk Onischuk
Următorii au fost familiarizați cu ordinul: Alekseenko T.D. Alekseenko (07.09.2013)
Kupchik T.K. Kupchik (07.09.2013)
Skorokhod A.V. Skorokhod (07.09.2013)
Apropo, în ordine (în anexa la aceasta) puteți defini o listă de funcții pe care angajatul trebuie să le îndeplinească temporar. La urma urmei, nu este necesar (și adesea imposibil) să îi încredințezi acestuia din urmă toate îndatoririle contabilului șef fără excepție.
Organizarea muncii in lipsa contabilului-sef
Din prima zi de concediu si pana la revenirea contabilului-sef la munca, toate sarcinile (daca nu se prevede altfel prin ordin) sunt indeplinite de catre angajatul caruia i-au fost repartizate prin ordinul de mai sus. Acest lucru se aplică funcțiilor organizatorice și administrative ca șef al departamentului de contabilitate și funcțiilor executive, cum ar fi întocmirea și semnarea rapoartelor, documentele primare, de numerar, participarea la inventariere etc. În același timp, angajatul (în cadrul atribuțiilor care îi sunt atribuite) va suporta sarcina de responsabilitate a contabilului șef, în special, pentru încălcarea legii.
În absența temporară a contabilului șef, nu este necesară furnizarea informațiilor despre persoana care își îndeplinește atribuțiile la fisc. Aplicare conform f. 1-OPP se acordă numai în cazul înlocuirii contabilului șef (clauza 9.3 din Ordinul nr. 1588). În același timp, este evident că autoritățile fiscale vor fi interesate de motivul pentru care raportarea este semnată de o altă persoană. Prin urmare, în scrisoarea Administrației Fiscale de Stat din 18 septembrie 2009 Aceștia recomandă depunerea documentelor împreună cu declarația care să confirme absența unei persoane autorizate să semneze și să identifice persoana care își îndeplinește atribuțiile într-o anumită perioadă. Adică, copii ale ordinelor (instrucțiunilor) care confirmă autoritatea unei persoane de a îndeplini atribuțiile unui contabil șef temporar absent ar trebui să fie atașate raportării fiscale. Aceeași opinie a fost exprimată în subsecțiunea 135.02 EBNZ 1 .
În ceea ce privește raportarea în formă electronică, aici este și mai simplă, deoarece, așa cum se precizează în subsecțiunea 135.03 din EBNZ, baza pentru acceptarea raportării fiscale în formă electronică este confirmarea unei semnături digitale electronice. Prin urmare, o semnătură digitală electronică poate fi emisă pentru toți angajații responsabili ai întreprinderii care au dreptul de a semna în cazul absenței temporare a managerului sau contabilului șef. Desigur, este indicat să prevedem dinainte situația pe care o luăm în considerare - chiar și atunci când primim chei electronice.
Autoritățile statistice, Fondul de pensii și fondurile de asigurări sociale nu sunt obligate să raporteze îndeplinirea temporară a atribuțiilor contabilului șef. Prin urmare, ca și în cazul raportării fiscale, vă sfătuim să atașați pur și simplu la raportul relevant copii ale ordinelor prin care o persoană este autorizată să îndeplinească atribuțiile unui contabil șef temporar absent.
Cel mai probabil, contabilul șef temporar va trebui să se ocupe de documentele bancare. În acest caz, nu se va întocmi un nou Card cu semnături mostre și amprentă sigiliului. În plus, se depun la bancă card temporar cu model de semnătură a persoanei care acționează în calitate de contabil șef (clauza 18.15 din Instrucțiunea nr. 492). Un astfel de card trebuie să fie legalizat. În localitățile în care nu există birouri notariale sau notari privați, legitimațiile sunt certificate de către consiliile satelor, orășenești și raionale (clauza 18.11 din Instrucțiunea nr. 492).
O alternativă ar putea fi oferirea contabilului drept de a doua semnătură. Apoi, ei furnizează, în plus, un card doar cu un eșantion de semnătură a unei persoane autorizate temporar, care indică perioada de valabilitate a acesteia și o copie a documentului administrativ relevant (comanda) care confirmă aceste competențe. Acest card provizoriu este certificat prin semnătura managerului și contabilului șef, un sigiliu și nu necesită certificare suplimentară (clauza 18.16 din Instrucțiunea nr. 492). Există o a treia opțiune: în prealabil, la primirea cardului, asigurați dreptul de a doua semnătură pentru două persoane deodată. Nr. 30/39 1 Baza unificată de cunoștințe fiscale. Postat pe site-ul oficial al Ministerului Veniturilor al Ucrainei - www.minrd.gov.ua.
2 Documentul rămâne valabil pe teritoriul Ucrainei în conformitate cu Decretul Radei Supreme „Cu privire la procedura de valabilitate temporară a anumitor acte legislative ale URSS pe teritoriul Ucrainei” din 12 septembrie 1991 nr. 1545- XII.
Funcția de contabil șef este inclusă în lista personalului tuturor persoanelor juridice. Dacă întreprinderea este mare, atunci pentru a finaliza rapid munca, managerii formează de obicei un personal de specialiști, în care fiecare angajat este angajat într-o anumită activitate. Divizia separată este condusă de contabilul-șef, în subordinea căruia se află toți contabilii. Din cauza diverselor circumstanțe de producție, atribuțiile sale pot fi atribuite altor angajați. Pentru a face acest lucru, este necesar să se emită un ordin de atribuire a atribuțiilor contabilului șef unui contabil sau director. O persoană care intenționează să îndeplinească obligațiile șefului departamentului de contabilitate trebuie să înțeleagă elementele de bază ale muncii în această profesie, precum și nuanțele și caracteristicile acesteia.
Caracteristicile generale ale profesiei
Șeful unei unități contabile separate este numit în funcție prin ordin al șefului entității comerciale. Salariatul este subordonat direct directorului și are dreptul de a efectua acțiuni financiare și de a furniza rapoarte numai după ce a primit permisiunea scrisă de la șeful companiei. Acest lucru este de obicei exprimat în semnătura sa pe documentația primară, financiară și fiscală completată.
Numai o persoană fizică care este angajat al companiei și are experiență în specialitatea sa poate înlocui contabilul șef.
Responsabilitatile locului de munca
Contabilul-șef supraveghează munca angajaților care îi sunt subordonați. Prin activitățile sale, organizează ținerea evidențelor contabile cu drepturi depline pentru întreprindere. Responsabilitățile sale includ monitorizarea tuturor tranzacțiilor financiare și verificarea rapoartelor întocmite. Competența specialistului este de a controla siguranța proprietății entității comerciale și economia de cheltuire a resurselor materiale și financiare.
În conformitate cu cerințele legislative în materie de contabilitate, contabilul șef elaborează politici contabile și asigură organizarea rațională a acesteia. În același timp, trebuie să țină cont de particularitățile activităților de producție ale întreprinderii și ale structurii acesteia, deoarece acești factori afectează stabilitatea financiară a companiei. Șeful departamentului de contabilitate este obligat să controleze ordinea și alfabetizarea financiară a documentației contabile și primare completate, precum și raportarea care este înaintată în mod regulat Serviciului Fiscal și altor organisme abilitate.
După ce ați preluat scaunul de contabil șef, deși temporar, trebuie să fiți pregătit să vă organizați activitățile în așa fel încât să puteți lua măsuri în timp util pentru prevenirea încălcărilor în domeniul legislației economice și financiare, eliminând cheltuielile ilegale ale active materiale si fonduri. Competența sa include interacțiunea cu șefii instituțiilor bancare în ceea ce privește plata salariilor către angajați, precum și aspecte legate de investirea fondurilor gratuite în programe de depozit.
Conditii de lucru
Contabilul-șef are o zi normală de lucru. Modul de funcționare al acestuia este determinat de reglementările interne de muncă stabilite la întreprindere. Călătoriile de afaceri, care sunt obligatorii, nu sunt excluse în cazul necesității producției. În timpul controalelor, precum și în cazul auditului și al procedurilor judiciare, șeful departamentului are dreptul de a reprezenta interesele entității comerciale în propria persoană. Pentru a asigura munca fără probleme a unui specialist, directorul este obligat să îi acorde dreptul de a semna cu plată și alte documente financiare, pentru care trebuie emis un ordin corespunzător.
Specialistul este competent să obțină informațiile solicitate, precum și materialele și documentele necesare referitoare la sfera financiară a entității de afaceri.
Calitati personale
Calități personale ale contabilului șef, fără de care este dificil să-ți îndeplinești obligațiile
Pentru a se simți confortabil în funcția de contabil șef, solicitantul trebuie să evalueze prezența unor astfel de calități personale care l-ar ajuta în procesul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu să privească lucrurile cu imparțialitate. Posesia abilităților de gândire analitică și logică cu elemente de intelectualitate nu va strica. Capacitatea de concentrare va ajuta la reducerea semnificativă a timpului necesar pentru a finaliza munca. Responsabilitatea, combinată cu organizarea și capacitatea de a lua decizii în mod independent, independent de oricine, îi vor oferi contabilului șef statutul personal căutat de bun specialist.
Uneori este necesar să încărcați la maximum contabilul șef. Cum se întâmplă atribuirea de responsabilități contabilului șef alti angajati si invers? Vă vom spune cum să finalizați corect toate formalitățile și să pregătiți documentele și ce nuanțe să țineți cont.
Caracteristicile poziției
Contabilul-șef este o persoană semnificativă responsabilă de partea financiară și contabilă a organizației. Întocmirea documentelor de raportare, monitorizarea calculelor interne și acuratețea plăților - toate acestea sunt responsabilitatea unui astfel de specialist. El este responsabil pentru îndeplinirea corectă a sarcinilor sale, ținând cont de cerințele legii.
Atribuirea de responsabilități contabilului șef
Există diferite modalități de a transfera responsabilitățile unui coleg către contabilul șef. Decizia depinde de natura lucrării și de frecvența implementării acesteia (a se vedea tabelul).
| Opțiune de soluție de personal | Când este convenabil |
| Combinație de poziții | Potrivit atunci când o nouă activitate va fi desfășurată pentru o anumită perioadă de timp |
| Job intern part-time | Întocmește dacă contabilul-șef poate îndeplini sarcini individuale în timpul liber din locul de muncă principal |
| Extinderea domeniului de activitate | Pe lângă postul principal, specialistul este angajat în alte sarcini de serviciu, dar există un singur post |
| Semnarea unui contract civil | Potrivit pentru cooperarea unică și cazurile în care angajatorul nu este interesat de procesul de finalizare a fiecărei etape, ci de rezultatul final |
Atribuirea atribuțiilor de contabil șef către director
Responsabilitatea pentru organizarea contabilității și stocarea documentelor revine șefului companiei. În lipsa contabilului-șef, acesta își poate asuma atribuțiile temporar sau definitiv. Dar acest drept este acordat numai conducătorilor următoarelor tipuri de organizații:
- întreprinderi mici și mijlocii;
- întreprinderi nonprofit;
- companii legate de proiectele Skolkovo.
Dar există încă excepții când managerul nu se poate ocupa personal de contabilitate:
- atunci când organizația este o cooperativă sau o firmă de avocatură;
- societatea este supusă auditului obligatoriu;
- afacerea este condusă de un străin cu ședere temporară în țara noastră.
Atribuirea atribuțiilor de contabil șef către angajați
Menținerea evidenței contabile a companiei poate fi delegată nu numai directorului general, ci și unui alt angajat informat - contabil, economist, finanțator etc. Acest lucru poate fi necesar și atunci când:
- absența funcției de contabil șef în tabloul de personal;
- refuzul managerului de a îndeplini atribuțiile de contabil șef.
Sarcina principală în acest caz este pregătirea corectă a documentației.
Publicarea este obligatorie pentru a atribui sarcini. Probă prezentat mai jos:
Acest document este pus la dispoziție persoanei care își asumă atribuțiile de contabil șef (în mod permanent sau temporar). Dacă este de acord să accepte postul în condițiile propuse, persoana își pune semnătura.
Atribuirea sarcinilor contabilului-șef pe perioada concediului de odihnă
Pentru a efectua temporar o astfel de muncă, este de obicei numit un contabil șef adjunct sau un director financiar. Dacă acești specialiști nu sunt disponibili, este desemnată o altă persoană (de obicei responsabilitățile sunt transferate contabilului). Apropo, managerul o poate prescrie în regulamentul intern în prealabil. Atunci nu va mai fi nevoie să emiti un ordin de atribuire suplimentar.
In rest procedura atribuirea atributiilor contabilului-sef pe perioada concediului de odihna sau concediu medical necesită înregistrare (vezi tabel):
Va trebui să faceți următoarele:
- Încheiați un acord suplimentar cu persoana care îndeplinește temporar atribuțiile angajatului absent. Se anexează contractului de muncă, care stabilește o plată suplimentară pentru înlocuire.
- Întocmește un ordin de numire a unei persoane responsabile. Drepturile și responsabilitățile contabilului șef îi sunt transferate.
- Emiteți o împuternicire persoanei responsabile care confirmă autoritatea de a acționa în numele contabilului șef în fața altor persoane și autorități.
- Emiteți un nou card la bancă, unde dreptul de a doua semnătură este transferat adjunctului angajatului absent (necesar atunci când managerul nu are posibilitatea de a semna documente financiare).
