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Etablir un planning de vacances : exigences et recommandations. Approbation du calendrier des vacances Quand établir un calendrier des vacances pour l'année suivante




La loi détermine qu'un salarié qui travaille conformément à un contrat de travail formalisé doit partir en vacances au moins une fois dans l'année. Afin de déterminer quand quel salarié va se reposer, l'entité commerciale établit un horaire particulier. En règle générale, un formulaire de calendrier de vacances sous le formulaire T-7 est utilisé à ces fins. Il doit être délivré 2 semaines avant la fin de l'année civile.

Ce document est nécessaire à toute entreprise pour plusieurs raisons. Pour commencer, cela est requis par la législation en vigueur. De plus, il est nécessaire de planifier les vacances des employés clés afin que la production ne s'arrête pas en raison de leur absence simultanée de l'entreprise.

En règle générale, un employé des RH est responsable de la création du document. Il interroge les chefs de toutes les divisions de l'entité commerciale sur la date souhaitée et, à leur tour, collectent des informations auprès de leurs subordonnés. Ces derniers doivent indiquer les dates auxquelles ils souhaitent partir en vacances l’année prochaine.

Si l'entreprise est grande et compte de nombreux employés, il est préférable de commencer à préparer le calendrier à l'automne. Tous les employés inscrits, y compris tout le personnel administratif, sont inclus dans l'horaire.

Attention: Le planning complété doit être approuvé 2 semaines avant la fin de la nouvelle année. Vous pourrez vous familiariser avec les salariés après cette journée.

Tous les types de repos accordés aux salariés doivent être inclus dans l'horaire :

  1. Congé annuel;
  2. congé supplémentaire;
  3. Vacances qui n'ont pas été utilisées auparavant par les employés.

Dernièrement, il y a eu beaucoup de débats sur la question de savoir si les vacances non utilisées auparavant seraient brûlées ou non. Non, il ne s'épuise pas et le salarié peut l'utiliser pleinement les années suivantes. Cependant, cela n’est pas avantageux pour l’employeur. Premièrement, il devra verser des indemnités de vacances importantes si le salarié demande plusieurs années de vacances à la fois. Deuxièmement, le non-respect du congé à temps constitue une violation de la loi et, si ce fait est révélé, l'inspection du travail peut imposer une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles.

Le planning des vacances est-il un document obligatoire ?

Important: Le Code du travail stipule que les entités économiques, quelle que soit leur forme de propriété, qu'il s'agisse d'entreprises ou d'entrepreneurs avec salariés, sont tenues d'établir un calendrier de vacances. Et cela doit être respecté, sinon une amende peut être infligée conformément au Code des infractions administratives.

Si un entrepreneur n'a pas embauché d'employés, il ne peut pas établir de calendrier de vacances. Également dispensé d'établir ce document personnes qui sont des employeurs.

Quand est-il compilé ?

Le Code du travail détermine que si une entité commerciale, à la fois une entreprise et un entrepreneur, a embauché des salariés, elle doit alors établir et approuver un calendrier de vacances pour l'année civile suivante au plus tard deux semaines avant la fin de l'année en cours.

Afin d'avoir le temps de préparer le document à temps, il est préférable de commencer à le rédiger à l'automne. Il convient de noter que la date limite pour l'approbation du calendrier est le 17 décembre d'année en année.

En cas de non-respect des délais dans lesquels le calendrier doit être établi et approuvé, l'entité économique sera alors tenue pour responsable administrativement sous la forme d'une amende.

Pour quelle période

Important: Le planning est établi dans les entreprises et les entrepreneurs pour une durée d'un an. Dans ce cas, l'élaboration et l'approbation d'un nouveau document doivent être effectuées chaque année.

Cela est dû au fait que le droit au congé et sa durée sont déterminés dans un délai d'une année civile. De plus, la planification annuelle permet de contrôler si tous les salariés ont bénéficié du droit aux vacances au cours d'une année donnée.

Téléchargez le formulaire du planning des vacances 2018

Fichiers à télécharger :

Exemple de remplissage d'un calendrier de vacances à l'aide du formulaire T-7 en 2018

Examinons le processus détaillé de création d'un calendrier de vacances.

Tout d'abord, vous devez noter le nom complet ou abrégé de l'organisation, ou indiquer votre nom complet. entrepreneur. À droite de cette colonne se trouve un tableau dans lequel vous devez saisir.

Un organisme syndical peut être créé dans une organisation. Les données concernant son opinion écrite doivent être reflétées dans les colonnes situées dans la moitié gauche du formulaire.

L'étape suivante consiste à noter le numéro du programme, ainsi que la date à laquelle il a été compilé. A proximité se trouve également un champ dans lequel vous devez refléter l'année de validité du document.

Attention: Le calendrier des vacances est approuvé par le chef d'entreprise ou l'entrepreneur. À cet effet, sur le côté droit se trouvent des colonnes spéciales dans lesquelles il inscrit son nom complet, sa signature et sa fonction. A côté, il note la date à laquelle le calendrier est approuvé.

Le document lui-même contient un tableau dans lequel les informations sur les vacances des employés sont saisies ligne par ligne. Le tableau est rempli de telle manière que le nom du département soit d'abord écrit, puis une liste des employés qui y sont employés.

DANS colonne 1 vous devez entrer le nom du département.

DANS colonne 2 le nom du poste est indiqué selon les informations du tableau des effectifs.

DANS colonnes 3 Et 4 indiquer le nom complet. salarié, ainsi que son matricule.

Encadré 5 doit contenir le nombre total de jours de repos accordés à l'employé au cours d'une année donnée.

DANS colonne 6 La date à laquelle le salarié souhaite bénéficier du congé est enregistrée. Et la prochaine colonne 7 vous devez indiquer le jour où il a été effectivement fourni.

Si les vacances sont reportées à une autre date, alors case 8 les détails de l'ordre par lequel un tel transfert a été convenu sont notés. DANS colonne 9 une nouvelle date de début de vacances est saisie.

Encadré 10- un espace libre dans lequel vous pouvez noter que les vacances ont été reportées, que le salarié a dû être rappelé des vacances accordées, ou toute autre information similaire.

Le document entièrement complété doit être signé par le responsable du service RH.

Procédure d'approbation du calendrier

Examinons de plus près comment mener à bien la procédure d'approbation :

  1. S'il existe une instance syndicale, le calendrier des vacances établi pour l'année suivante doit lui être soumis pour approbation en y joignant une lettre de motivation.
  2. L'organisme syndical l'examine et, à l'issue de ce processus, doit prendre une décision motivée sur le document soumis.
  3. L’opinion émise par le syndicat peut être positive ou négative. Si cet organe n'est pas d'accord avec le calendrier élaboré, des négociations ont lieu, à la suite desquelles un accord entre les parties doit être trouvé.
  4. Le calendrier des vacances de l'année suivante est approuvé au plus tard deux semaines avant la fin de l'année en cours, soit au plus tard le 17 décembre.
  5. Le calendrier des vacances est en cours d'approbation. Il peut être agréé soit par sa délivrance, soit par l'apposition d'un cachet spécial sur le calendrier des vacances lui-même. L'établissement d'une commande est un moyen de saisie plus pratique. Puisque le texte de cet arrêté peut indiquer les fonctionnaires chargés de sa mise en œuvre, les sources de financement des vacances, ainsi que la manière d'informer les salariés du début et de la fin des vacances. Puisqu'il existe une date limite pour le calendrier d'approbation des vacances, l'arrêté pour son approbation doit être émis deux semaines avant la fin de l'année en cours.

Quand les changements sont-ils apportés au planning ?

Les dispositions existantes des actes législatifs prévoient la possibilité d'apporter des modifications au calendrier des vacances précédemment approuvé.

Mais chaque partie doit garder à l’esprit qu’un tel événement est une mesure de nécessité. Le transfert du congé peut être associé à l’obligation de l’employeur d’accorder un congé aux nouveaux salariés de l’entreprise dans les délais fixés par la loi.

Les normes du droit du travail déterminent les cas où des modifications du calendrier des vacances doivent avoir lieu obligatoire:

  • Lorsqu'un salarié connaît une période d'incapacité temporaire de travail.
  • Un employé de l'organisation, alors qu'il était en vacances, était impliqué dans l'exercice de ses fonctions civiles, alors que la loi prévoit une dispense de travail pour ce cas.

Par ailleurs, les normes en vigueur établissent l'obligation pour l'employeur, à la demande du salarié, de reprogrammer les vacances si l'administration ne l'a pas informé du début de cette période deux semaines à l'avance. Pour ce faire, il suffit à un salarié de l'entreprise de déposer une demande auprès de la direction avec de nouvelles dates pour une telle période.

En outre, la direction de l'entreprise a le droit de reporter les vacances de son employé s'il est déterminé que son absence entraînera une violation. activité économique entreprises. Cependant, dans ce cas, le salarié doit donner son consentement.

Procédure pour apporter des modifications à l'horaire

Les modifications du calendrier d'octroi des congés annuels payés peuvent être intervenues soit à l'initiative d'un salarié de l'entreprise, soit à l'initiative de la direction.

Dans le premier cas, vous devez procéder comme suit :

  • Le salarié établit un procès-verbal reflétant le motif du report de ses vacances.
  • La demande est soumise à l'examen de la direction de l'entreprise qui, en fonction de la situation de production, autorise ou interdit le transfert des vacances.
  • Une demande contenant une décision positive du directeur est adressée au service du personnel, où un arrêté est généré pour apporter des modifications au calendrier des vacances.
  • Sur la base de la demande, une marque concernant le transfert est placée dans la colonne « Note » du calendrier des vacances - le numéro et la date d'arrivée de la demande sont reflétés.

Lorsque des modifications du calendrier surviennent en raison des besoins de production, la procédure diffère de celle évoquée ci-dessus :

  • Informer l'employé du besoin de production apparu et discuter de la possibilité de reporter les vacances.
  • Obtenir le consentement écrit à ce sujet du salarié dont le congé est reporté.
  • Le document signé est envoyé au service du personnel afin que le spécialiste responsable prépare un arrêté de report des vacances.
  • Dans le calendrier des vacances, dans la colonne « Remarque », une marque est reflétée qui comprend les détails du consentement au transfert reçu du salarié.

À partir de l'article, vous apprendrez comment établir, modifier et compléter correctement votre programme de vacances. Premier conseil : mémorisez les catégories de salariés qui ont droit aux congés annuels à un moment qui leur convient

Pourquoi avez-vous besoin d’un planning de vacances ?

Certaines organisations ne créent pas de calendriers de vacances ou ne les créent pas formellement. Mais ce document est obligatoire pour l'employeur et l'employé (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Vous devez préparer un planning de vacances d'ici décembre, approuver - au plus tard deux semaines avant le début de l'année civile (partie 1 Art. 123 Code du travail de la Fédération de Russie).

Exemple: Le calendrier des vacances pour 2020 doit être approuvé au plus tard le 17 décembre 2019. Le calendrier est approuvé par arrêté du chef de l'organisme. Si l'organisation dispose d'un syndicat, alors le calendrier est approuvé en tenant compte de son avis.

A quoi sert le graphisme ?

  1. L'employeur pourra verser l'indemnité de vacances dans le délai prévu par la législation du travail : au plus tard trois jours avant le début des vacances (article 136 du Code du travail de la Fédération de Russie).
  2. L'employeur a la possibilité de trouver à l'avance un salarié capable d'effectuer responsabilités professionnelles absent pendant ses vacances.
  3. L'employeur peut suivre le nombre de jours de vacances utilisés par les employés et consulter des informations sur le transfert des jours de vacances non utilisés.
  4. Dans le calendrier des vacances, sont notées les dates des congés annuels payés, ce qui permettra à l'employeur de ne pas facturer aux salariés une demande de congé.

Ce qu'il faut considérer lors de la création d'un calendrier de vacances

  • Conseil n°1. N'oubliez pas qu'il existe des catégories d'employés qui ont le droit d'utiliser leurs congés annuels à un moment qui leur convient. Par exemple, ces catégories comprennent les travailleurs de moins de 18 ans ou les travailleurs à temps partiel (les personnes travaillant à temps partiel bénéficient d'un congé annuel payé en même temps que d'un congé sur leur lieu de travail principal).
  • Conseil n°2. Lors de l'élaboration d'un planning de vacances, tenez compte des souhaits des salariés, sans oublier le processus de production.
  • Conseil n°3. Utilisez le formulaire unifié n° T-7, agréé. Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, ou développez vous-même le formulaire.

Le calendrier des vacances reflète non seulement les congés annuels payés de base, mais également les congés payés supplémentaires et les congés non utilisés dans l'année en cours qui ont été transférés à une autre année.

  • Conseil n°4. Familiarisez vos employés avec leur signature avec le calendrier de vacances approuvé, malgré le fait que le Code du travail de la Fédération de Russie ne vous oblige pas directement à le faire. Vous pouvez vous familiariser de cette manière : ajoutez une colonne supplémentaire « Signature de l'employé et date de familiarisation » au formulaire d'horaire. Certaines organisations créent un journal spécial pour familiariser les employés avec toutes les réglementations locales de l'organisation et d'autres documents internes de l'organisation.

Modification du calendrier des vacances

En pratique, il est difficile de respecter strictement le planning. Après tout, il existe des cas où l'employeur non seulement peut, mais est obligé de reporter les vacances de l'employé à une autre date : par exemple, s'il est tombé malade pendant son congé annuel payé.

  • Conseil n°5. Les informations relatives au transfert des vacances à une autre date doivent être reflétées dans l'horaire. Si l'organisation utilise le formulaire unifié n° T-7, indiquez dans la colonne 8 sur la base de quel document les vacances sont transférées. La base peut être une déclaration du salarié dans laquelle il indique sa demande de report des vacances. La date à laquelle les vacances sont transférées est reflétée dans la colonne 9 du formulaire n° T-7.
  • Conseil n°6. Si nécessaire, apportez des modifications à l'horaire. Motifs : consentement au rappel du salarié, ainsi qu'une ordonnance de rappel.

Tous les employés ne peuvent pas être rappelés de leurs vacances, même s'ils n'hésitent pas à se rendre au travail plus tôt. Par exemple, le droit du travail interdit aux femmes enceintes d'être rappelées de leurs vacances. En général, le rappel n'est possible qu'avec le consentement du salarié.

  • Conseil n°7. Réfléchissez dans le calendrier des informations sur la division des vacances en plusieurs parties, si cette possibilité n'a pas été prise en compte plus tôt dans la préparation. Motifs de modification du calendrier des vacances : une demande reçue d'un salarié avec une demande de ne lui accorder qu'une partie des vacances, et un ordre de lui fournir cette partie. N'oubliez pas que lorsque vous divisez vos vacances en parties, l'une de ces parties ne peut être inférieure à 14 jours calendaires.
  • Conseil n°8. Apportez des modifications à l'horaire même si les employés souhaitent partir en vacances à une heure différente de l'horaire. Dans ce cas, le motif sera la demande et l’ordonnance de congé du salarié.
  • Conseil n°9. Complétez le calendrier des vacances avec la colonne « J'ai lu les modifications », dans laquelle les salariés signeront après avoir apporté des modifications à ce document. Il est préférable de préciser la date limite de dépôt d'une demande de report de vacances dans la réglementation locale.
  • Conseil n°10. Pour les nouveaux salariés, établir un calendrier de vacances supplémentaire ou prévoir des vacances uniquement sur la base de leur application. Que faire dans cette situation est à la discrétion de l'employeur.Code du travail ne vous oblige pas à apporter des ajouts au calendrier des vacances déjà approuvé, mais n'interdit pas non plus de compléter le calendrier avec des informations sur les vacances des nouveaux salariés.

Absence de calendrier de vacances : responsabilité

  1. Si le non-respect de l'horaire n'aggrave pas la situation des travailleurs, l'employeur n'assume aucune responsabilité. Par exemple, si les employés partent en vacances en dehors de l'horaire prévu et qu'ils en sont satisfaits.
  2. Si le non-respect de l'horaire aggrave la situation des travailleurs, alors l'employeur ne peut pas se soustraire à sa responsabilité. Par exemple, si l'employeur ne respecte pas le calendrier et que les employés ne bénéficient pas de congés annuels payés pendant deux années consécutives, il s'agit alors d'une violation directe de la législation du travail (article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). ).

En cas d'absence d'horaire de vacances, l'employeur peut se voir infliger une amende selon

Téléchargez le Calendrier des Vacances vierge 2018-2019 47 ko. Mot (doc).

Délais

Le calendrier des vacances doit être établi au plus tard deux semaines avant le début de l'année. Jusqu'au 14 décembre (16ème dimanche) 2018 pour 2019. C'est la dernière date qui peut être là.

Bien

Si vous ne respectez pas le délai, l'amende sera de 30 000 à 50 000 roubles.

Utiliser ou

Qui inclure

Tous les employés à temps plein et à temps partiel doivent être inclus dans l'horaire.

Le barème ne comprend pas les salariés avec lesquels un contrat de droit civil a été conclu, car Ils n'ont pas le droit de partir.

Remplissage d'échantillon

Toute modification de l'horaire (si l'employé est parti pour une autre période, etc.) doit être effectuée en temps opportun, sinon une amende de 50 000 roubles est également possible.

Pour le calendrier des vacances, un formulaire spécial n° T-7 est fourni, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1.

Télécharger un exemple de remplissage du planning des vacances 2018-2019 47 ko. Word (doc, n° T-7).

Instructions

Quelles informations doivent être incluses dans le graphique ?

Le calendrier des vacances est un document consolidé ; il est établi en un seul exemplaire et est valable une année civile, c'est pourquoi en pratique il reçoit le numéro 1.

Si un employé est venu travailler au cours du premier semestre et n'a pas l'intention de partir en vacances cette année, il n'est pas nécessaire de modifier le calendrier des vacances. Le droit aux premières vacances n'existe qu'après six mois de travail (partie 2 de l'article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Veuillez noter comment les informations suivantes sont remplies :

Nom de l'entreprise– indiqué en parfaite conformité avec les documents constitutifs. S'il existe un nom abrégé, le nom complet est indiqué, puis le nom abrégé entre parenthèses.

Code de l'organisation– est inscrit dans la zone de codage sous la forme d'un nombre de huit caractères selon Classificateur panrusse entreprises et organisations (OKPO)

Date de préparation. Indiqué numériquement. Les dates sont écrites en chiffres arabes sur une seule ligne de manière séquentielle : jour, mois, année. Il indique également pour quelle année civile le calendrier est établi.

Le tableau ci-dessous présente les règles de remplissage des colonnes de la partie tabulaire du calendrier des vacances.

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Colonne du tableau

Description du remplissage

Colonne 1 Unité structurelle

Les noms des divisions structurelles sont indiqués sans abréviations en pleine conformité avec tableau des effectifs.

Colonne 2 Poste (spécialité, profession) selon le tableau des effectifs

Nom du poste (spécialité, profession) sans réduction du tableau des effectifs

Colonne 3 Nom, prénom, patronyme

Les informations sont indiquées sans abréviations

Case 4 Matricule

Le matricule attribué lors de l'admission est indiqué, conformément à la Carte Personnelle ou à l'arrêté d'admission. Dans les organisations où les matricules ne sont pas utilisés, la colonne ne peut pas être remplie

Colonne 5 Vacances. Nombre de jours calendaires

Le nombre total de jours calendaires accordés au salarié est indiqué. Lors du calcul de la durée totale, les congés supplémentaires sont additionnés au congé principal annuel.

Colonne 6 Vacances. Date prévue

La date est indiquée en toutes lettres au format 00.00.0000

Les colonnes 7,8,9 sont remplies plus tard, au cours de l'année civile suivante.

Vous pouvez remplir le planning soit par ordre alphabétique, soit par ordre de vos dates de vacances prévues. Mais dans ce dernier cas, les noms des salariés qui ont décidé de fractionner leurs vacances seront répétés.

Il est plus facile de regrouper les employés selon les services dans lesquels ils travaillent.

Quelle durée de vacances dois-je indiquer dans le planning ?

Avant de remplir la colonne 5 pour tous les employés, déterminez à combien de jours de vacances les employés auront droit l'année prochaine.

Durée minimale du congé. La durée du congé annuel payé est de 28 jours calendaires (partie 1 de l'article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Vacances prolongées. Pour certaines catégories d'employés, un congé annuel payé prolongé a été établi (partie 2 de l'article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

Outre les principaux congés payés annuels, le calendrier des congés prend également en compte les congés payés supplémentaires (accordés aux salariés exerçant des travaux dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses, aux salariés ayant une nature particulière de travail, aux salariés aux horaires de travail irréguliers, aux salariés travaillant dans le Grand Nord et zones équivalentes, etc.)

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Les vacances peuvent être divisées en parties d'un commun accord entre le salarié et l'employeur.

De plus, au moins une partie de ces vacances doit être au moins 14 jours calendaires.

N'oubliez pas d'inclure dans votre emploi du temps les jours de vacances non utilisés les années précédentes.

Ajoutez les jours de vacances non utilisés des années précédentes aux vacances prévues pour l'année civile à venir. Par exemple, un salarié a droit à des vacances de 28 jours calendaires. En 2018, il n'a utilisé que 18 jours, il en reste 10 de plus. Ainsi, dans le calendrier des vacances pour 2019, le salarié ne disposera pas de 28 jours calendaires, mais de 38 jours (28 + 10). Dans ce cas, dans la colonne 10, vous devez noter le nombre de jours ajoutés, par exemple « 28 jours. + 10 jours dans un an".

Le Code du travail de la Fédération de Russie oblige tant l'employeur que l'employé à respecter les délais précisés dans le calendrier des vacances.

Remplissage d'échantillons : calendrier des vacances- Ce Document requis pour tout patron, et les propriétaires de structures novices ne savent souvent pas comment le rédiger et sous quelle forme le faire. À cet égard, il existe souvent des requêtes de recherche telles que « remplir un calendrier de vacances » ou, par exemple, « établir un calendrier de vacances », « formulaire de calendrier de vacances », « formulaire de calendrier de vacances » et autres. Il s'avère que ce sujet, comme tout autre lié au remplissage de papiers, est tout à fait pertinent et nécessite des éclaircissements.

Le remplissage du planning des vacances s'effectue selon un schéma unifié, norme approuvée par l'État Formulaire n° T-7 « Calendrier des vacances », qui est approuvé par notre État et constitue une forme unifiée de documentation primaire pour l'enregistrement des salaires et du travail lui-même en général. Il est à noter que le formulaire complété est signé par le gérant ou une personne habilitée (mais dans ce cas le sceau du gérant est toujours apposé).

Naturellement, la question de savoir comment établir correctement un planning de vacances et comment s'assurer que le remplissage du planning de vacances est systématisé reste tout à fait d'actualité. Pour que tout soit en ordre, il est important d'indiquer les congés annuels supplémentaires (payés) dans le calendrier, mais n'oubliez pas que les vacances accordées sans solde ne doivent pas être reflétées dans le calendrier.

Vous devez également prendre en compte toutes les vacances « hors vacances », c'est-à-dire les vacances qui n'ont pas été utilisées auparavant par les employés au cours de l'année, y compris celles qui ont été reportées à l'année suivante.

Le remplissage du calendrier des vacances à un stade précoce, c'est-à-dire au stade de la planification des vacances, est rempli par un employé du service du personnel de la première à la sixième colonne du formulaire type n° T-7. De plus, les noms des postes dans la deuxième colonne doivent être indiqués en parfaite conformité avec le tableau des effectifs. Si l'organisation n'attribue pas de matricules aux employés, le calendrier des vacances est rempli sans la quatrième colonne, il reste simplement vide.

Les colonnes sept, huit et neuf sont remplies uniquement à la main et au fur et à mesure que les salariés partent en vacances. Dans la septième colonne, toutes les notes doivent être prises après la fin effective des vacances ; dans la huitième colonne, le document sur la base duquel les vacances sont transférées (ces documents comprennent une déclaration personnelle ou un ordre du responsable) .

Planification des vacances devrait également refléter les vacances d'absolument tous les salariés, y compris ceux qui ont droit aux vacances à tout moment, et pour ces salariés, la date de début des vacances est indiquée dans la sixième colonne de l'horaire, tandis que son changement est enregistré dans le huitième et neuvième.

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1. Qui doit établir un calendrier de vacances et pourquoi.

2. Comment préparer un calendrier de vacances et quelles informations y inclure.

3. Que faire si les vacances effectives ne coïncident pas avec celles prévues au planning.

Chacun sait que le congé annuel payé est un droit incontestable du salarié prévu par le Code du travail. Mais on oublie souvent que l'octroi de ce congé relève de la responsabilité de l'employeur et ne dépend pas du désir du salarié lui-même. En effet, il arrive souvent que les employés, pour une raison quelconque, ne soient pas désireux de prendre leurs vacances légales, et les employeurs n'y attachent pas beaucoup d'importance. Cependant, le Code du travail est sévère à cet égard : « le non-octroi d'un congé annuel payé pendant deux années consécutives est interdit » (partie 4 de la partie 124 du Code du travail de la Fédération de Russie). Comment un employeur peut-il « obliger » ses salariés à utiliser les congés qui leur sont impartis afin de se conformer aux exigences de la législation du travail ? La réponse est simple : la responsabilité d'assurer en temps opportun les vacances aux salariés incombe à l'employeur, celui-ci doit également veiller à informer les salariés du nombre de jours de vacances auxquels ils ont droit, ainsi qu'à s'assurer que ces jours sont utilisés. Un calendrier de vacances est idéal à ces fins. Sinon, pourquoi avez-vous besoin d'un calendrier de vacances et comment l'établir ? Lisez plus loin dans l'article.

Pourquoi avez-vous besoin d’un planning de vacances ?

Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, l'objectif principal du calendrier des vacances est d'établir l'ordre d'octroi des congés annuels payés aux employés. Dans le même temps, le calendrier des vacances approuvé par l'employeur est obligatoire tant pour l'employeur que pour les employés (partie 2 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

! Note: L'établissement d'un planning de vacances est obligatoire pour tous les employeurs - entités juridiques, quel que soit le nombre d'employés. L'absence d'horaire de vacances est une infraction administrative, pour la commission desquelles les sanctions suivantes sont prévues (article 5.27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie) :

  • pour les fonctionnaires - une amende de 1 000 à 5 000 roubles;
  • pour les personnes morales - une amende de 30 000 à 50 000 roubles. ou suspension des activités jusqu’à 90 jours.

Il convient de noter que les entrepreneurs individuels ont le droit de se passer d'un calendrier de vacances, en déterminant la procédure d'octroi des congés annuels payés en accord avec les salariés (article 305 du Code du travail de la Fédération de Russie, lettre de Rostrud du 20 décembre 2011 n° . 3683-6-1). Il serait toutefois judicieux que les entrepreneurs établissent un calendrier de vacances, puisqu'ils ont également la responsabilité de s'assurer que leurs employés utilisent leurs vacances en temps opportun et dans la mesure requise par la loi.

Alors pourquoi est-il nécessaire d’établir un planning de vacances ? Décrivons les principaux domaines d’application de ce document :

  • afin que l'employeur n'oublie pas d'accorder les congés annuels requis aux salariés, et que les salariés n'oublient pas de les utiliser ;
  • établir la séquence optimale des vacances, en tenant compte de l'interchangeabilité des salariés individuels, des caractéristiques du processus de production (saisonnalité), etc.
  • d'utiliser les informations contenues dans le calendrier concernant le nombre de jours de vacances des salariés prévus pour l'année suivante pour former et ;
  • ainsi qu'à d'autres fins déterminées par l'employeur lui-même.

La procédure d'établissement d'un planning de vacances

Le calendrier des vacances est établi pour l'année civile et doit être approuvé au plus tard deux semaines avant le début de l'année suivante (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par exemple, le calendrier pour 2016 doit être approuvé avant le 17 décembre 2015. Cependant, avant d'approuver le calendrier des vacances, celui-ci doit être établi. Examinons les étapes que comprend le processus de préparation d'un calendrier de vacances.

1. Approbation du formulaire de calendrier des vacances
2. Approbation de la procédure d'établissement et d'accord sur le calendrier des vacances

En fonction du nombre d'employés, du nombre de divisions structurelles et d'autres facteurs, le processus de préparation et d'accord sur un calendrier de vacances pour l'ensemble de l'organisation peut être très long. Ainsi, la procédure de sa préparation doit être fixée dans l'un des documents suivants :

  • dans un acte réglementaire local (règlement intérieur réglementation du travail ou convention collective);
  • dans une commande séparée.

Dans le document réglementant la procédure d'établissement du planning des vacances, il convient de refléter notamment les informations suivantes :

  • la personne responsable de préparer le calendrier des vacances;
  • le cercle des personnes chargées de fournir des informations sur les dates prévues de vacances des salariés (par exemple, les chefs de service) ;
  • délais pour fournir des informations sur les vacances prévues, délais pour convenir des dates de vacances, délais pour soumettre le planning à la signature du gestionnaire.
3. Inclure les vacances dans le planning

L'horaire doit inclure les vacances suivantes dues aux employés :

  • congé annuel payé de base. La durée du congé annuel payé de base est, en règle générale, de 28 jours calendaires (article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il convient toutefois de garder à l'esprit que certaines catégories de travailleurs ont droit à des congés prolongés (travailleurs de moins de 18 ans, personnes handicapées, personnel enseignant, fonctionnaires) ;
  • congé annuel payé supplémentaire. Un tel congé devrait être accordé, par exemple, aux salariés effectuant un travail dans des conditions de travail préjudiciables et dangereuses, aux salariés ayant des horaires de travail irréguliers, travaillant dans l'Extrême-Nord et dans d'autres cas prévus par la loi (article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie). Fédération).
  • vacances non utilisées par le salarié dans l'année en cours et transférées à l'année suivante.

Ainsi, dans le calendrier des vacances il faut prévoir pour chaque salarié le nombre total de jours de congés annuels qui lui sont dus (principaux et supplémentaires), y compris le solde des vacances non utilisées en fin d'année.

! Note: Le calendrier des vacances est établi pour tous les salariés : aussi bien ceux employés sur leur lieu de travail principal que les travailleurs à temps partiel. Les personnes travaillant sous contrat civil ne sont pas incluses dans le barème, car elles n'ont pas droit au congé annuel payé. Le planning des vacances n'affiche pas les congés administratifs (sans sauvegarder salaires), les congés de maternité et de garde d'enfants.

4. Calcul des jours de vacances à inclure dans le planning

Afin de déterminer combien de jours de vacances doivent être prévus dans le planning de l'année suivante pour chaque salarié, vous devez :

  • Déterminez la date de fin de « l’année de travail » de l’employé, c’est-à-dire la date à laquelle l’année suivante expire à compter de la date d’entrée au travail. Par exemple, si un employé a été embauché le 24 juin 2014, cette date sera le 23 juin de chaque année suivante.
  • Incluez l'employé dans le calendrier des vacances de manière à ce qu'à la fin de « l'année de travail », il n'ait plus de vacances non utilisées (ceci est requis par l'article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). Dans le même temps, la législation du travail n'interdit pas d'accorder un congé « à l'avance », c'est-à-dire pour le temps non travaillé. L'essentiel est que pour chaque année travaillée, le salarié n'utilise pas moins de jours de vacances que ce à quoi il a droit.

Exemple.

Gestionnaire Savina O.Yu. embauché le 24 juin 2014. Dans le calendrier des vacances 2015, ses vacances pour l'année de travail du 24/06/2014 au 23/06/2015 doivent être planifiées en nombre de jours de vacances non utilisés au 31/12/2014. Ce congé doit être utilisé comme prévu au plus tard le 23 juin 2014. Les vacances pour l'année de travail suivante du 24/06/2015 au 23/06/2016 peuvent être incluses à la fois dans le calendrier des vacances pour 2015 et dans le calendrier pour 2016 (ou les deux en partie).

! Note: Lors de la division du congé annuel d'un employé (vacances pour une année de travail) en parties, il est nécessaire (article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

  • consentement de l'employé (par exemple, sous la forme d'une demande) ;
  • afin qu'au moins une partie de ces vacances dure au moins 14 jours calendaires.
5. Prise en compte des souhaits des salariés

L'ordre des vacances dans l'horaire est déterminé et approuvé par l'employeur(Article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Parallèlement, il peut (mais n'est pas obligé) de prendre en compte les souhaits des salariés. C'est-à-dire que l'employeur a le droit, à sa discrétion, de répartir les vacances des salariés en tenant compte des besoins du processus de production ou de la nature de l'activité (saisonnalité). Par exemple, si période hivernale- « hors saison » pour les produits manufacturés (travaux, services), alors l'employeur peut prévoir les vacances des salariés pour cette période particulière. Cependant, afin d'éliminer les conflits et les désaccords avec les salariés, il est préférable de prévoir toutes ces caractéristiques de l'octroi de vacances dans un acte réglementaire local (règlement sur le règlement intérieur du travail ou une convention collective).

Dans la plupart des cas, les employeurs rencontrent leurs salariés à mi-chemin et, si possible, tiennent compte de leurs souhaits quant aux dates des prochaines vacances. Cela peut se faire de différentes manières, par exemple :

  • recueillir les demandes des employés pour inclure les vacances dans l'horaire ;
  • en élaborant un questionnaire sur les vacances prévues pour l'année prochaine.

! Note: certains salariés reçoivent un salaire annuel le congé devrait être accordé à leur demande, à tout moment qui leur convient(Partie 4 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Ces employés comprennent, par exemple :

  • mineurs de moins de 18 ans (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • travailleurs à temps partiel (le congé est accordé en même temps que le congé pour l'emploi principal) (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • les salariés dont le conjoint est militaire (le congé est accordé en même temps que le congé du conjoint) (Clause 11, Article 11 Loi fédérale du 27 mai 1998 N 76-FZ « Sur le statut du personnel militaire »);
  • les femmes avant ou immédiatement après le congé de maternité, ainsi qu'à la fin du congé parental (article 260 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • les employés dont les épouses sont en congé de maternité (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Lors de l'établissement d'un calendrier de vacances, des informations sur les vacances prévues sont d'abord demandées à ces salariés, car leurs souhaits doivent impérativement être pris en compte. Cependant, même si les vacances d'un salarié appartenant aux catégories énumérées étaient prévues à l'horaire, il peut en cours d'année changer d'avis et rédiger une demande de vacances à partir d'une date différente. Dans ce cas, l'employeur sera obligé d'accommoder le salarié et de reprogrammer ses vacances.

6. Informer les employés des vacances

Le calendrier des vacances ne reflétant pas toujours les souhaits des salariés, il est conseillé de familiariser tous les salariés avec sa version approuvée. Pour ce faire, vous pouvez prévoir une colonne spéciale sous forme de planning des vacances (« Je connais les dates des vacances »), ou établir une fiche de familiarisation.

! Note: A propos de la date de début des vacances précisée dans le planning des vacances, l'employeur est tenu d'informer chaque salarié contre signature au plus tard deux semaines à l'avance(Partie 3 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). A cet effet, la colonne correspondante (« La date de début des vacances a été notifiée ») peut être inscrite dans le formulaire de planning des vacances (Lettre de Rostrud du 30 juillet 2014 N 1693-6-1). D'autres options de notification aux salariés sont également possibles, par exemple des fiches de présentation, des relevés, un visa de présentation sur ordre de vacances (Lettre de Rostrud du 22 mars 2012 N 428-6-1). L'employeur détermine de manière indépendante la méthode la plus appropriée pour informer les salariés du congé.

7. Apporter des modifications au calendrier des vacances

Lors de l'élaboration d'un calendrier de vacances, vous devez comprendre qu'il s'agit d'un document de planification établi pour une période assez longue - un an. Par conséquent, il est probablement impossible de se passer d'ajustements. Des modifications du calendrier des vacances peuvent être apportées dans les cas suivants :

  • lors du report des vacances avec l'accord du salarié, par exemple, en cas d'incapacité temporaire pendant les vacances, en cas de retard dans le paiement de l'indemnité de vacances, etc. (Article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • lors du transfert d'une partie des vacances dans le cadre du rappel de vacances de l'employé (partie 2 de l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie). Dans ce cas, la partie non utilisée des vacances doit être remise au salarié à tout moment qui lui convient ;
  • lors du report des vacances à la demande du salarié. Si le salarié n'appartient pas aux catégories « préférentielles » (voir paragraphe 5), l'employeur peut, mais n'est pas obligé, modifier les dates de vacances prévues.

Dans les cas énumérés, afin d'apporter des modifications au calendrier des vacances, le salarié doit rédiger une demande de report des vacances. Sur la base de la demande, un arrêté du gestionnaire est émis pour reporter les vacances. Où les changements sont reflétés dans le calendrier des vacances:

  • La colonne 8 indique la base du report des vacances - les détails de l'ordre pertinent du gestionnaire ;
  • La colonne 9 indique la nouvelle période de vacances conformément à l'arrêté ;
  • dans la colonne 10 « Remarque », vous pouvez indiquer le motif du report des vacances (par exemple, rappel d'un salarié de vacances)
  • La colonne 7 indique la date ou la période de vacances effectivement utilisée par le salarié.

La procédure envisagée pour apporter des modifications au calendrier des vacances est applicable en cas de report des vacances prévues des salariés qui étaient initialement inclus dans le calendrier (c'est-à-dire travaillant à la date d'établissement du calendrier). Si l'employé a été embauché après l'approbation du calendrier des vacances pour l'année suivante, les informations sur le congé d'un tel employé peuvent être délivrées de l'une des manières suivantes :

  • Annexe au calendrier des vacances approuvé. La demande est rédigée sous la même forme que le planning lui-même et ne comprend que des informations sur les vacances du ou des nouveaux salariés. Comme le calendrier des vacances, la demande est approuvée par le gestionnaire.
  • Aucun changement (ajout) au calendrier des vacances accepté. Pour ça nouvel employé rédige une déclaration sous quelque forme que ce soit, dans laquelle il indique la date souhaitée de début des vacances et le nombre de jours, et l'employeur rend un arrêté d'octroi des vacances.

Il est conseillé de refléter l'option choisie pour refléter les informations sur les vacances des nouveaux salariés (acceptées après l'approbation du calendrier des vacances) dans la réglementation locale de l'employeur.

Et en conclusion, soulignons Points clés concernant la planification des vacances:

  1. La présence d'un calendrier de vacances est obligatoire pour tous les employeurs-personnes morales, et la responsabilité administrative est prévue en cas d'absence ;
  2. L'employeur approuve de manière indépendante la forme du calendrier des vacances (il est possible d'utiliser le formulaire unifié n° T-7) ;
  3. L'ordre des vacances dans le calendrier est déterminé par l'employeur ; seuls les souhaits de certains salariés sont nécessairement pris en compte ;
  4. L'employeur est tenu d'informer les salariés de la date de début des vacances conformément au calendrier.

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Base normative

  1. Code du travail de la Fédération de Russie
  2. Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1 « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement »
  3. Lettres de Rostrud
  • du 30 juillet 2014 N 1693-6-1 ;
  • du 22 mars 2012 N 428-6-1 ;
  • du 20 décembre 2011 n° 3683-6-1

Découvrez comment lire les textes officiels de ces documents dans la rubrique

Le 17 décembre est le dernier jour pour l'approbation du calendrier des vacances, car il doit être signé par le chef de l'organisation au plus tard deux semaines avant le début de l'année civile (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il reste très peu de temps pour avoir le temps de le composer correctement.

Nous organisons le travail sur planning

Le calendrier reflète les informations sur la répartition des congés annuels payés des employés de l’organisation pour l’année civile par mois. L'élaboration d'un planning de vacances demande beaucoup de temps au service RH. Le travail de collecte et de traitement des données nécessaires peut être organisé de différentes manières. Il est pratique pour certains de confier cette tâche à un spécialiste RH distinct qui s'occupera du planning « du au au ». Pour d'autres, il est plus pratique de répartir les responsabilités : attribuer une ou plusieurs unités structurelles à chaque collaborateur RH.

L'établissement d'un planning est une affaire responsable ; de nombreux éléments doivent être pris en compte : les souhaits des salariés concernant les dates de vacances, les besoins du processus de production et la législation du travail. Il est conseillé de refléter la procédure d'élaboration d'un calendrier, de conditions et de règles d'octroi des congés dans la réglementation locale de l'organisation (règlement intérieur du travail ou convention collective). Les instructions pour la gestion des dossiers du personnel peuvent décrire en détail la procédure de remplissage du calendrier des vacances tant au stade de sa création que lors de son processus de tenue tout au long de l'année. Si la réglementation locale de l'organisation ne précise pas la procédure d'élaboration d'un calendrier de vacances, il convient de commencer sa préparation en émettant un arrêté dans lequel vous devez indiquer :

  • qui est chargé de préparer le planning des vacances (le planning est signé par le responsable du service RH, mais le travail de préparation peut être effectué par un spécialiste RH) ;
  • dans quel délai les salariés doivent-ils soumettre leurs souhaits en matière de vacances ;
  • le délai dans lequel les chefs de divisions structurelles doivent coordonner les souhaits des salariés avec plans de production départements;
  • la date limite à laquelle le projet d'horaire doit être soumis au gestionnaire pour approbation.

Le calendrier des vacances doit tenir compte des particularités du processus de production de l’organisation, assurer sa continuité et l’interchangeabilité des travailleurs. Le Code du travail offre toutes les possibilités pour cela, car l'ordre d'octroi des congés est déterminé par l'employeur (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Afin d'éviter les litiges et désaccords avec les salariés, la procédure de détermination de la priorité des vacances doit être prescrite dans un acte réglementaire local (PVTR ou convention collective). Il faudrait par exemple stipuler que les chefs des divisions structurelles ne doivent pas être en vacances en même temps que leurs adjoints. Dans certaines organisations, il peut être établi que le congé annuel n'est accordé aux employés que certains mois (par exemple, dans un établissement d'enseignement, accorder un congé pendant la période automne-hiver-printemps affectera négativement le processus d'apprentissage). Une situation est possible lorsqu'il est avantageux pour un employeur d'envoyer un grand groupe d'employés en vacances en même temps (par exemple, un fabricant de structures de fenêtres en raison de faible demande peut planifier des vacances pour tous les employés pour les produits département de production pour la période du 12 janvier au 8 février). Pour la plupart des organisations, la meilleure option consiste à répartir les vacances des employés de manière égale tout au long de l'année.

Le projet de calendrier des vacances est établi par le service du personnel de l’organisation. Il est plus pratique de le faire à l'aide d'un formulaire de calendrier de vacances modifié (Annexe 1). Tout d'abord, il faut analyser les « historiques de vacances » et déterminer sur combien de jours de vacances chaque salarié a droit l'année prochaine, s'il existe des salariés de catégories préférentielles qui bénéficient d'avantages lors de l'établissement de la priorité des vacances. Après cela, les données sur les employés sont transférées aux chefs des divisions structurelles, qui doivent connaître les souhaits des employés concernant le moment du départ en vacances et diviser les vacances en parties, et également coordonner ces souhaits avec les plans du département pour l'année. , établissant la séquence optimale des vacances. Sur la base des projets des unités structurelles, le service du personnel prépare un calendrier de vacances consolidé pour l'organisation et le soumet au responsable pour approbation.

D'ailleurs! Pour créer avec précision un planning de vacances, utilisez le service en ligne « Mon entreprise ». Le service vous aidera également à calculer automatiquement les avances, salaires, avantages et compensations, en tenant compte de toutes les exigences légales. En prenant des mesures étape par étape, vous ne ferez pas d’erreurs et vous n’aurez pas à payer d’amendes. Le reporting est généré étape par étape en fonction de vos données et est surveillé à chaque étape. Les rapports préparés peuvent être soumis via Internet. Sans connaissances ni compétences particulières, vous pouvez conserver même les dossiers du personnel les plus complexes. Les modèles de documents contiennent des conseils à remplir, les formulaires clés sont générés automatiquement. DANS compte personnel tu trouveras tout instructions nécessaires et des conseils. Vous pouvez accéder gratuitement au service dès maintenant en suivant ce lien.

Ce qu'il faut inclure dans le calendrier

Votre programme de vacances doit inclure :

  • congé annuel payé de base ;
  • congé annuel payé supplémentaire ;
  • les vacances qui n'ont pas été utilisées par le salarié au cours de l'année en cours et qui ont été reportées à l'année suivante.

La durée du congé annuel payé de base est, en règle générale, de 28 jours calendaires (article 115 du Code du travail de la Fédération de Russie). Pour certaines catégories de salariés, la législation prévoit des congés plus longs - congé de base prolongé. Ces catégories comprennent notamment :

  • travailleurs de moins de 18 ans. Ils ont droit à un congé de 31 jours calendaires (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • personnes handicapées. Ils bénéficient d'un congé d'au moins 30 jours calendaires (article 23 de la loi fédérale du 24 novembre 1995 n° 181-FZ « Sur protection sociale personnes handicapées dans Fédération Russe»);
  • personnel enseignant. La durée de leur congé dépend du poste et du type d'établissement d'enseignement et varie de 42 à 56 jours calendaires (article 334 du Code du travail de la Fédération de Russie ; décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 1er octobre 2002 n° 724 « Sur la durée du congé annuel payé de base accordé au personnel enseignant »);
  • les fonctionnaires de l'État ont droit à un congé de 30 à 35 jours calendaires selon leur poste (article 46 de la loi fédérale du 27 juillet 2004 n° 79-FZ « sur la fonction publique de l'État de la Fédération de Russie »).

En plus du congé principal, certains salariés peuvent bénéficier d'un congé annuel payé supplémentaire (article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie). De tels congés sont accordés aux salariés :

  • les personnes employées dans des emplois comportant des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses ;
  • avoir une nature particulière de travail;
  • avec des horaires de travail irréguliers ;
  • travailler dans le Grand Nord et zones équivalentes ;
  • dans d'autres cas prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois fédérales.

En plus des congés prévus par les actes législatifs, les employeurs, compte tenu de leurs capacités de production et financières, peuvent établir de manière indépendante des congés supplémentaires pour les salariés en approuvant la procédure de leur mise à disposition dans une convention collective ou un autre acte normatif local, qui sont adoptés en prenant en tenant compte de l'avis de l'organe élu de l'organisation syndicale primaire (partie 2, article 116 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Lors du calcul de la durée totale du congé annuel payé, les congés supplémentaires sont additionnés au congé principal (article 120 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Exemple. Fonctionnaire Tropinin V.V. a le droit de :

  • vacances prolongées (30 jours calendaires);
  • congé supplémentaire pour longue durée de service (8 jours calendaires) ;
  • congé supplémentaire pour horaires de travail irréguliers (3 jours calendaires) ;
  • congé supplémentaire pour travail dans des conditions de travail dangereuses (7 jours calendaires).

Cela signifie que dans le planning, vous devez prévoir des vacances d'une durée de 48 jours calendaires (en totalité ou, en accord avec le salarié, en divisant les vacances en parties).

Lors de l'établissement d'un calendrier, vous devez vérifier si l'organisation compte des employés qui ont droit à des congés annuels payés à un moment qui leur convient - leurs congés sont d'abord planifiés dans le calendrier. Ces salariés comprennent notamment :

  • mineurs de moins de 18 ans (article 267 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • travailleurs à temps partiel (le congé est accordé en même temps que le congé pour l'emploi principal) (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • les salariés dont les conjoints sont militaires (le congé est accordé en même temps que le congé du conjoint) (clause 11, article 11 de la loi fédérale du 27 mai 1998 n° 76-FZ « sur le statut du personnel militaire ») ;
  • les femmes avant ou immédiatement après le congé de maternité, ainsi qu'à la fin du congé parental (article 260 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;
  • les employés dont les épouses sont en congé de maternité (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Cependant, il convient de rappeler que même si les vacances ont été prévues dans le calendrier des vacances en stricte conformité avec la volonté d'un salarié appartenant à la catégorie ci-dessus, il a le droit à tout moment de l'année de modifier sa décision et de rédiger une demande. à l'employeur qui demande des vacances à une date différente. Un tel employé ne peut se voir refuser le transfert des vacances.

Le planning des vacances est un document récapitulatif. Et bien qu'elle soit établie pour une année civile (en l'occurrence 2015), la période de vacances prévue de chaque salarié se réfère à son année de travail individuelle.

Exemple. Secrétaire Petrova I.V. embauché le 19 juin 2014. Le calendrier des vacances doit inclure ses vacances pour la période du 19/06/2014 au 18/06/2015. Les vacances pour l'année de travail suivante (du 19/06/2015 au 18/06/2016) peuvent être accordées à tout moment de l'année de travail (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il peut être programmé :

  • dans le calendrier des vacances 2015 (après le 19/06/2015) ;
  • En accord avec le salarié, une partie des vacances peut être incluse dans le planning 2015 (après le 19/06/2015), et une partie peut être laissée pour 2016 ;
  • dans le calendrier des vacances 2016 (jusqu'au 18 juin 2016).

Comme vous pouvez le constater, les vacances d’un employé peuvent être planifiées en totalité ou en partie. Lors de la division des vacances en plusieurs parties, il est nécessaire de respecter les exigences de l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie. Premièrement, au moins une partie des vacances doit durer au moins 14 jours calendaires. Cette exigence est due à des raisons médicales : pour se remettre de ses acquis professionnels, une personne a besoin d'un repos complet et long. Deuxièmement, le fractionnement du congé n'est possible que si un accord est trouvé entre le salarié et l'employeur. Si l'une des parties à la relation de travail s'y oppose, les vacances ne peuvent pas être fractionnées. Le consentement de l'employeur au partage des vacances est confirmé par la signature du gestionnaire sur le planning (ou sur l'arrêté de vacances, si les vacances ne sont pas prévues selon le planning). Le document qui doit refléter le consentement de l’employé n’est pas établi par la loi. En pratique, les organisations utilisent différentes méthodes pour obtenir la confirmation du consentement d’un salarié :

Méthode 1. Avant d'approuver le calendrier des vacances, l'employé rédige une demande avec une demande de division des vacances en parties, indique les dates de début et la durée des parties des vacances, et l'employeur met la résolution « Autoriser. Signature. Date de". Bonne façon, si l'initiative du partage des vacances vient du salarié. Sinon, nous parlons de coercition, ce qui est inacceptable.

Méthode 2. Lors de l'élaboration d'un calendrier de vacances, l'employeur envoie au salarié une proposition de fractionnement des vacances en parties, indique les dates des parties de vacances et leur durée, et le salarié vérifie « J'ai lu et j'accepte. Signature. Nom et prénom. Date de". Cette option est préférable lorsque l'initiative du fractionnement des vacances émane de l'employeur, et est tout à fait conforme à l'esprit de la loi : il y a une proposition, il y a une réponse, il y a un accord entre les parties. Malheureusement, cette méthode est la plus longue.

Méthode 3. Le formulaire de planning des vacances est complété par la colonne « J'ai lu et j'accepte. Signature. Nom et prénom". On suppose qu'avec une seule signature, le salarié est d'accord à la fois avec les dates de début des vacances et avec le fait même de diviser les vacances en plusieurs parties. C'est une méthode assez courante qui nécessite un minimum de temps. Cependant, ce n’est pas tout à fait exact. Imaginez : dix employés du département ont signé la chronique, mais un refuse catégoriquement, ne veut pas diviser les vacances en plusieurs parties. Vous n'avez pas le droit de le forcer. Ce qu'il faut faire? Faire un nouveau planning ? Récupérer les signatures des employés ? De plus, le calendrier a déjà été approuvé par le gestionnaire (après tout, ils présentent le document entré en vigueur). Et comment un document peut-il être approuvé si l’obligation légale de parvenir à un accord entre le salarié et l’employeur n’est pas remplie ?

Certaines organisations stipulent dans leur règlement intérieur du travail que les salariés bénéficient d'un congé deux fois par an d'une durée de 14 jours calendaires. On suppose que la signature du salarié confirmant la connaissance du PVTR vaut son consentement au fractionnement du congé en plusieurs parties. Toutefois, cela aggrave la situation de l’employé par rapport à la législation du travail et ne peut donc pas être appliqué conformément à l’article 8 du Code du travail de la Fédération de Russie. N'oubliez pas que le PVTR est un document contenant les règles établies par l'employeur et exprimant sa volonté, et en aucun cas un accord entre les parties à la relation de travail. Le fait qu'il soit adopté en tenant compte de l'avis de l'organe représentatif des travailleurs ne change rien à la situation, car, par exemple, les arrêtés de licenciement pris en tenant compte de l'avis du syndicat restent des documents administratifs de l'employeur et ne sont pas devenir des accords de résiliation Contrat de travail.

Question. Saveliev A.V. embauché le 12 décembre 2014. Doit-il être inclus dans le calendrier des vacances pour 2015 ?

Répondre. Le droit d’un employé au congé payé naît après 6 mois de travail continu dans l’organisation (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie). D'un commun accord entre les parties, l'employeur peut accorder un congé annuel avant l'expiration de cette période. A leur demande, l'employeur est tenu d'accorder un congé annuel à certaines catégories de salariés, quelle que soit l'ancienneté dans l'organisation (mineurs, travailleurs à temps partiel, etc.). Dans ce cas, le salarié aura droit au congé à partir du 12/06/2015. Dans le calendrier des vacances 2015, vous devez planifier ses vacances après la date ci-dessus. Les vacances peuvent être planifiées en totalité (28 jours calendaires) ou, en accord avec le salarié, divisées en parties (par exemple, 14 jours calendaires peuvent être planifiés en 2015, et les jours restants en 2016).

Question. Comment planifier les vacances d'un travailleur à temps partiel ?

Répondre. Il peut être difficile de planifier les vacances d'un travailleur à temps partiel, car la date exacte de son départ en vacances de son lieu de travail principal n'est pas toujours connue (par exemple, si l'élaboration des plannings de vacances s'effectue en parallèle dans organisations ou la question des vacances est formellement abordée au niveau de l'emploi principal). Le Code du travail dans ce cas est catégorique : le congé doit être accordé en même temps que le congé pour l'emploi principal (article 286 du Code du travail de la Fédération de Russie). Planifiez le début des vacances en fonction du salarié, mais soyez prêt au fait qu'il faudra probablement le reprogrammer, et tenez-en compte lors de la planification des vacances des autres salariés du même service.

Question. Est-il nécessaire d'inclure les femmes en congé maternité dans le calendrier des vacances ?

Répondre. De nombreuses organisations incluent tous les employés dans leur calendrier de vacances, y compris les femmes en congé de maternité. Cela n’est pas interdit par la loi, mais ce n’est pas non plus obligatoire. En effet, il est impossible de planifier de manière réaliste leurs vacances car ils peuvent interrompre leur congé d'aidant à tout moment et on ne sait pas quand ils voudront utiliser leur congé annuel. Si une telle femme retourne au travail, il est plus pratique de lui accorder un congé sur demande.

Question. Que faire des vacances non utilisées ? Par exemple, l'ingénieur de procédés Petrov V.G. Je ne suis pas parti en vacances depuis deux ans. Est-il possible d'inclure ces vacances dans le planning ? Et est-il vrai que les vacances non utilisées au bout de deux ans « s'épuisent » ?

Répondre. Les vacances non utilisées peuvent être incluses dans le calendrier des vacances ou prévues en accord avec le salarié lors de sa demande (lettre de Rostrud du 1er mars 2007 n° 473-6-0). L'inclusion dans le calendrier est plus pratique, car elle vous permet d'évaluer clairement combien de vacances de ce type se sont accumulées dans l'organisation. Le congé doit être accordé au salarié chaque année (article 122 du Code du travail de la Fédération de Russie), dans des cas exceptionnels de transfert du congé à l'année de travail suivante, il doit être utilisé au plus tard 12 mois après la fin de l'année de travail pour lequel il est accordé (partie 3 de l'article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie). Par exemple, si un salarié a été embauché le 01/02/2014, un congé doit lui être accordé (et le salarié doit en profiter) au plus tard le 31/01/2016. Le non-octroi de congés annuels payés pendant deux années consécutives est interdit, et les travailleurs de moins de 18 ans et les travailleurs effectuant des travaux dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses doivent utiliser le congé chaque année (partie 4 de l'article 124 du Code du travail de la Fédération de Russie). Bien entendu, si le congé n'a pas été accordé pour une raison quelconque, il ne « s'épuisera » pas du tout, le salarié en conservera le droit, mais l'employeur dans ce cas pourra être sanctionné lors de l'inspection de l'Inspection nationale du travail ou en cour.

Une fois le calendrier des vacances approuvé, il devient contraignant (partie 2 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). Cela signifie que l'employeur est tenu d'accorder un congé au salarié dans le délai précisé dans le calendrier et que le salarié est tenu d'utiliser ce congé. Tout écart par rapport au calendrier doit être documenté dans le document organisationnel et administratif approprié et marqué dans le calendrier. Les salariés embauchés après l'approbation du calendrier peuvent être inclus dans le calendrier des vacances sur la base d'un arrêté ou ces salariés peuvent bénéficier d'un congé sur demande.

Nous préparons le document

Une organisation peut élaborer indépendamment un formulaire de calendrier de vacances, mais il est nécessaire de se conformer aux exigences de l'article 9 de la loi fédérale n° 402-FZ du 6 décembre 2011 « sur la comptabilité ». Cet article contient une liste des mentions obligatoires du document comptable principal. Lors de l'élaboration de votre formulaire de calendrier, il est conseillé de prendre comme base le formulaire unifié n° T-7, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, si nécessaire, en en supprimant les informations inutiles. et en ajoutant les colonnes nécessaires. Par exemple, vous pouvez supprimer les codes OKUD, OKPO et les détails de prise en compte de l'avis de l'instance syndicale (s'il n'y en a pas) du formulaire de planning des vacances. Vous pouvez compléter le calendrier avec un visa pour coordonner le document avec le service juridique ou d'autres divisions structurelles de l'organisation. La lettre de Rostrud du 30 juillet 2014 n°1693-6-1 précise qu'il est permis de compléter le formulaire n°T-7 par les colonnes 11, 12. Dans l'une d'elles, le salarié pourra signer que le début la date des vacances lui est connue, et dans l'autre - indiquer la date de notification du début des vacances (un exemple de remplissage d'un tel formulaire est donné en annexe 2). Le formulaire élaboré doit être approuvé par le chef de l'organisation sur recommandation du comptable (clause 4 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »).

Au stade de la planification, l'employé du personnel remplit les colonnes 1 à 6. Le nom de l'organisation, les divisions structurelles, les fonctions, les noms, prénoms et patronymes des salariés sont indiqués sans abréviations. La colonne 5 reflète la durée des vacances en jours calendaires. Si le congé est accordé en partie, les informations sur chaque partie du congé sont enregistrées sur une ligne distincte. Dans la colonne 6, inscrivez la date de début des vacances. Dans certaines organisations, il est d'usage d'indiquer non pas la date de début des vacances, mais toute sa durée, par exemple du 01/04/2015 au 28/04/2015. Ce n’est pas une violation.

Le calendrier des vacances est signé par le chef du service RH et approuvé par le chef de l'organisation. S'il existe un syndicat, il est nécessaire de prendre en compte l'avis motivé de l'organe syndical élu (partie 1 de l'article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie). La procédure de prise en compte de l'avis du corps élu des salariés est établie à l'article 372 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Le Code du travail n'oblige pas directement l'employeur à familiariser les salariés avec le calendrier des vacances. Les experts ont des opinions divergentes sur cette question. Certains experts considèrent le calendrier des vacances comme un acte réglementaire local et il est donc nécessaire d'en familiariser les salariés. D'autres pensent qu'un acte réglementaire local établit des normes générales pour un nombre indéfini de personnes et que dans le calendrier des vacances, nous indiquons les noms d'employés spécifiques. Par conséquent, le calendrier ne peut pas être attribué à des actes réglementaires locaux et il n'est pas nécessaire de familiariser les employés avec il. Dans la pratique, la plupart des organisations collectent encore les signatures des salariés, car cela a un sens pratique : la connaissance du planning approuvé donne au salarié la possibilité de savoir si son avis sur la date des vacances a été pris en compte et, dans le cas contraire, de planifier ses vacances différemment. . Vous pouvez familiariser les employés de différentes manières : en incluant une colonne supplémentaire dans l'horaire, en collectant des signatures sur une feuille de familiarisation distincte ou en affichant l'horaire sur le stand d'information de l'organisation.

Les colonnes 7 à 10 sont remplies à la main tout au long de l'année au fur et à mesure que les vacances sont accordées. Si le congé n'est pas accordé selon l'horaire, indiquer dans la colonne 8 le nom et la date de l'arrêté sur la base duquel le congé est transféré. Dans certaines organisations, il est d'usage d'indiquer la demande du salarié comme motif de report du congé à l'initiative du salarié. C'est incorrect ; pour apporter des modifications au calendrier approuvé, un document administratif, c'est-à-dire un arrêté, est nécessaire. La colonne 9 indique la date des vacances prévues (cette année ou la prochaine). La colonne 7 est remplie au fur et à mesure que les vacances sont effectivement utilisées par les salariés (après tout, dans différentes situations, les vacances peuvent être accordées en avance, dans les délais ou après le délai fixé par le calendrier).

La colonne 10 « Remarque » peut contenir n'importe quelle information, l'essentiel est qu'elle soit compréhensible pour l'employé du personnel. Ici, en particulier, vous pouvez indiquer le motif du report des vacances (par exemple, à la demande de l'employé ; partie 2 de l'article 125 du Code du travail de la Fédération de Russie - rappel des vacances ; partie 3 de l'article 124 du Code du travail Code de la Fédération de Russie - si le congé n'est pas accordé, car cela nuirait au déroulement normal du travail de l'organisation).

Le programme de vacances original est généralement stocké dans service du personnel. Une copie de l'échéancier peut être exigée par le service comptable ou le service financier pour des besoins de comptabilité ou de comptabilité de gestion (pour estimer le montant des fonds à réserver aux indemnités de vacances aux différentes périodes de l'année). Pour les autres divisions structurelles de l'organisation, vous pouvez préparer des extraits du calendrier - cela leur permettra d'organiser plus facilement leurs activités tout au long de l'année.

La durée de conservation du calendrier des vacances est d'un an (article 693 de la « Liste des documents d'archives types de gestion générés dans le cadre des activités des organismes de l'État, des collectivités locales et des organismes, indiquant les périodes de conservation », approuvée par arrêté du ministère de Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558). Cette période est calculée à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année de fin de ses travaux de bureau, c'est-à-dire que le calendrier des vacances pour 2015 doit être conservé jusqu'au 31 décembre 2016.