Приказ о возложении обязанностей бухгалтера. Отпуск для главбуха — оформляем правильно. Возложение обязанностей главбуха на работников

Ведение бухгалтерского учета должно быть возложено приказом на одно из должностных лиц предприятия (директора, главного бухгалтера, иное лицо) или лицо, оказывающее услуги по договору аутсорсинга. В каких случаях и как правильно оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора или на бухгалтера, читайте в статье.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера

Если директор по каким-то причинам не может или не хочет вести бухгалтерский учет, закон «О бухгалтерском учете» допускает возможность исполнения обязанностей главного бухгалтера любым должностным лицом предприятия, помимо него. Например, таким должностным лицом может быть финансовый директор, бухгалтер, менеджер, администратор, имеющие необходимое образование и опыт работы. В такой ситуации сотруднику в пределах рабочего дня придется совмещать должности, т.е. выполнять работу главного бухгалтера вместе со своей работой.

Для возложения обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера или другого сотрудника, работающего в организации, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о совмещении должностей. При этом не важно, имеется ли должность главного бухгалтера в штатном расписании организации или нет.

Важно! В приказе о совмещении должностей обязательно должен быть период совмещения, дата приема-передачи дел, размер доплаты за совмещение.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера.

Приказ на возложение обязанностей главного бухгалтера на директора

Возложение обязанностей по ведению учета на директора оформляется приказом. Данный приказ по оформлению не отличается ни от каких других приказов, и должен иметь номер, дату, место создания, название организации, подпись директора. Приказ регистрируется в Книге приказов и хранится не менее 5 лет.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора.

Если должность главного бухгалтера отсутствует в штатном расписании

Кто будет вести бухгалтерский учет на предприятии, как правило, определяется при его создании. Директор имеет право возложить на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета, если создается:

На практике ИП и директоры организаций на УСН достаточно часто используют это право, самостоятельно ведут бухгалтерский учет и рассчитывают налоги, и должность главного бухгалтера в штатное расписание не вводят.

Важно! Вести бухгалтерский учет на предприятиях, подлежащих обязательному аудиту, жилищных кооперативах, микрофинансовых организациях, коллегии адвокатов, адвокатских бюро, нотариальных палатах и т.п. директору запрещено.

Также иностранец, временно пребывающий на территории РФ, не может исполнять обязанности главного бухгалтера.

Если должность главного бухгалтера вакантна

Бывают ситуации, когда организация уже создана, а должность главного бухгалтера в какой-то момент оказалась вакантной. Тогда директор также может исполнять обязанности по ведению бухгалтерского учета и подготовке отчетности. Для этого необходимо оформить приказ о совмещении должностей и принять дела у предыдущего главного бухгалтера.

Наш главный бухгалтер собирается уйти в очередной отпуск на месяц. На предприятии работает еще один бухгалтер, на которого руководитель хочет на период отсутствия главбуха временно возложить исполнение его обязанностей, в частности, подписывать отчетность, банковские, кассовые документы и т.п. Объясните, пожалуйста, как правильно это оформить, нужно ли уведомлять налоговую?

ОТВЕТ: Для того чтобы выполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха поручить другому работнику следует выдать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, сделать временную карточку с образцами подписей и оттиска печати для банка. Уведомлять об этом налоговиков, органы статистики, пенсионный фонд и фонды соцстрахования не обязательно, но к отчетности рекомендуется прилагать копию вышеупомянутого приказа.

Как поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника

Вообще-то на случай временного отсутствия работника (при болезни, отпуске, командировке и т.д.) существует две возможные формы организации труда:

1 ) временное заместительство (замещение);
2) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному место работы. Ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (п. 1 ).

Работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы, ему осуществляют доплату, размер которой, как правило, определяют в процентах от оклада отсутствующего работника и прописывают в колдоговоре или определяют приказом по предприятию (ст. 105 КЗоТ, п. 1 ). Такое же мнение было высказано в письме Минтруда от 02.12.2005 г. .

Правда, в письме от 21.07.2011 г. Минсоцполитики отмечает: «Исполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации, - является временным заместительством» . Отсюда можно сделать вывод, что исполнение рядовым бухгалтером обязанностей главного в качестве руководителя отдела (то есть более ответсвенной должности) следует оформлять именно как временное заместительство. Но тогда возникает вопрос: кто будет исполнять обязанности рядового бухгалтера, ведь при заместительстве он освобождается от их исполнения? Брать дополнительную штатную единицу по срочному трудовому договору, согласитесь, тоже не выход… Мы, со своей стороны, придерживаемся позиции, что все же в данном случае возможны обе формы организации труда. Наконец, действующее законодательство никаких ограничений касательно этого не устанавливает. Нет в нем и норм, которые бы обязывали исполнение обязанностей отсутствующего работника по более ответственной должности оформлять исключительно как временное заместительство.

Таким образом, по нашему мнению, если необходимо, то вы имеете полное право выбрать для себя такую форму организации труда, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника .

Документальное оформление

Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагается на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия . Изданию данного приказа может предшествовать предоставление (ходатайство, докладная или служебная записка) главного бухгалтера с указанием желаемой кандидатуры на такую работу.

Выбирая из числа работников лицо, которое будет исполнять обязанности главбуха, следует учесть уровень знаний и профессиональной подготовки такого лица - их должно быть достаточно, чтобы справиться с выполнением дополнительной и ответственной работы. Кроме того, накануне отпуска главбуха советуем оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет выполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника возможно:

с согласия работника или
по инициативе работодателя.

В первом случае работник дает свое согласие на исполнение обязанностей главбуха путем проставления отметки о согласии в проекте приказа руководителя или, скажем, путем написания заявления (см. образец 1). Затем руководитель предприятия издает соответствующий приказ (см. образец 2).

Во втором случае руководитель принимает решение о возложении дополнительных обязанностей в одностороннем порядке. Такие действия, на наш взгляд, следует рассматривать как изменение существенных условий труда. Следовательно работника необходимо предупредить об ожидаемых изменениях минимум за два месяца (ст. 32 КЗоТ). Для этого, например, можно заранее оформить проект приказа о возложении обязанностей главбуха, ознакомив с ним работника под подпись. Впоследствии, по истечении двух месяцев (или большего срока), издают приказ, по которому непосредственно возлагают на работника дополнительные обязанности. Если работник напишет заявление об отказе исполнять данные обязанности, появляются основания для его увольнения согласно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда).

Обратите внимание!

На практике, применение порядка, предусмотренного ст. 32 КЗоТ, в ситуациях, подобной нашей, не всегда возможно, поскольку иногда, например в случае болезни, предупредить работника за два месяца физически невозможно. Поэтому в случае его отказа правовые основания для увольнения согласно п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ отсутствуют.

Образец 1

Директору ООО «Идиллия»

Онищуку С.И.

Алексеенко Тамары Дмитриевны,

бухгалтера

Заявление

Не возражаю против поручения мне исполнения обязанностей отсутствующего главного, бухгалтера Купчик Татьяны Константиновны, в период нахождения её в ежегодном отпуске.

08.07.2013 г. Алексеенко

Образец 2

ООО «Идиллия»

ПРИКАЗ

09.07.2013 г. г. Киев № 10/2013-к

О выполнении обязанностей временно

отсутствующего главного бухгалтера Алексеенко Т.Д.

ПРИКАЗЫВАЮ :

1 . Возложить на АЛЕКСЕЕНКО Тамару Дмитриевну, бухгалтера, с ее согласия, обязанности главного бухгалтера Купчик Т.К., на период нахождения ее в ежегодном отпуске с 10 июля 2013 года по 11 августа 2013 года с доплатой 50% от должностного оклада главного бухгалтера.

2 . Инспектору по кадрам Скороход А.В. ознакомить Алексеенко Т.Д. с должностными обязанностями главного бухгалтера.

Основание: 1. Заявление Алексеенко Т.Д. от 08.07.2013 г.

2. Служебная записка главного бухгалтера Купчик Т.К. от 05.07.2013 г.

Директор С.И. Онищук Онищук

С приказом ознакомлены: Алексеенко Т.Д. Алексеенко (09.07.2013 г.)

Купчик Т.К. Купчик (09.07.2013 г.)

Скороход А.В. Скороход (09.07.2013 г.)

Кстати, в приказе (в приложении к нему) можно определить перечень функций, которые временно должен исполнять работник. Ведь последнему не обязательно (а зачастую и невозможно) поручать все без исключения обязанности главного бухгалтера.

Организация работы при отсутствии главбуха

С первого дня отпуска до выхода на работу главного бухгалтера все обязанности (если иное не предусмотрено приказом) исполняет работник, на которого они возложены вышеприведенным приказом. Это касается и организационно-распорядительных функций в качестве начальника отдела бухгалтерии, и исполнительных, как, например, составление и подписание отчетности, первичных, кассовых документов, участие в проведении инвентаризации и т.п. Вместе с тем работник (в рамках порученных ему обязанностей) будет нести бремя ответственности главбуха, в частности, за нарушение законодательства.

При временном отсутствии главбуха предоставлять сведения о лице, исполняющем ее обязанности, в налоговую инспекцию не нужно. Заявление по ф. 1-ОПП предоставляют только в случае замены главбуха (п. 9.3 Порядка № 1588). При этом очевидно, что налоговиков заинтересует причина, по которой отчетность подписывает другое лицо. Поэтому в письме ГНАУ от 18.09.2009 г. они советуют вместе с декларацией подавать документы, подтверждающие отсутствие лица уполномоченного на подпись, и определяющие лицо, которое исполняет его обязанности в данный период. То есть к налоговой отчетности следует прилагать копии приказов (распоряжений), подтверждающие полномочия лица по выполнению обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера. Такое же мнение высказано и в подразделе 135.02 ЕБНЗ 1 .

Что же касается отчетности в электронной форме, то здесь еще проще, ведь, как указано в подразделе 135.03 ЕБНЗ, основанием для принятия налоговой отчетности в электронном виде является подтверждение электронной цифровой подписи. Поэтому электронная цифровая подпись может оформляться на всех ответственных работников предприятия, имеющих право подписи на случай временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера. Конечно, желательно ситуацию, которую мы рассматриваем, предусмотреть заранее - еще при получении электронных ключей.

Не обязывают сообщать о временном исполнении обязанностей главбуха и органы статистики, Пенсионный фонд, фонды социального страхования. Поэтому, как и в случае с налоговой отчетностью, советуем к соответствующему отчету просто прилагать копии приказов, которыми лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера.

Скорее всего, временному главбуху придется иметь дело и с банковскими документами. В таком случае новую Карточку с образцами подписей и оттиском печати не составляют. В банк дополнительно подают временную карточку с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера (п. 18.15 Инструкции № 492). Такая карточка должна быть заверена нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор и частных нотариусов, карточки заверяют сельские, поселковые, городские, районные советы (п. 18.11 Инструкции № 492).

В качестве альтернативы можно предусмотреть предоставление бухгалтеру права второй подписи. Тогда дополнительно предоставляют карточку только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копию соответствующего распорядительного документа (приказа), подтверждающего эти полномочия. Данная временная карточка заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, печатью и дополнительного засвидетельствования не требует (п. 18.16 Инструкции № 492). Существует и третий вариант: заранее, при получении карточки, предусмотреть право второй подписи сразу на двух человек. № 30/39 1 Единая база налоговых знаний. Размещена на официальном сайте Миндоходов Украины -www.minrd.gov.ua.

2 Документ сохраняет силу на территории Украины в соответствии с Постановлением ВРУ «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР» от 12.09.1991 г. № 1545-XII.

Должность главного бухгалтера присутствует в штатном расписании всех юридических лиц. Если предприятие крупное, то для оперативного выполнения работ, руководители обычно формируют штат специалистов, в котором каждый работник занимается конкретной деятельностью. Руководит обособленным подразделением главный бухгалтер, в подчинении которого находятся все бухгалтера. Ввиду различных производственных обстоятельств, его обязанности могут быть возложены на других работников. Для этого необходимо оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера или на директора. Лицо, планирующее выполнять обязательства руководителя бухгалтерского отдела, должно иметь представление об основах работы по этой профессии, а также её нюансы и особенности.

Общая характеристика профессии

Начальник обособленного бухгалтерского подразделения назначается на должность распоряжением руководителя субъекта хозяйствования. Работник находится в непосредственном подчинении директора и имеет право совершать финансовые действия и предоставлять отчётность только после получения письменного разрешения руководителя компании. Это обычно выражается в его подписи на оформленной первичной, финансовой и налоговой документации.

Замещать главного бухгалтера может только физическое лицо, являющееся работником компании и имеющее опыт работы по специальности.

Должностные обязанности

Главный бухгалтер руководит работой сотрудников, которые находятся в его подчинении. Своей деятельностью он организует ведение полноценного бухгалтерского учёта на предприятии. В его обязанности входит контроль проведения всех финансовых операций и проверка составленной отчётности. В компетентности специалиста находится контроль сохранности собственности субъекта предпринимательской деятельности и экономности расходования материальных и финансовых ресурсов.

В соответствии с законодательными требованиями о бухгалтерском учёте, главный бухгалтер формирует учётную политику и обеспечивает её рациональную организацию. При этом он обязательно должен учитывать особенность производственной деятельности предприятия и его структуру, поскольку эти факторы влияют на обеспечение финансовой устойчивости компании. Начальник бухгалтерского отдела обязан контролировать порядок и финансовую грамотность оформленной бухгалтерской и первичной документации, а также отчётность, которая регулярно предоставляется в Налоговую Службу и в другие уполномоченные органы.

Заняв кресло главного бухгалтера, хоть и на время, нужно быть готовым организовывать свою деятельность таким образом, чтобы суметь своевременно принять меры по предупреждению нарушений в сфере хозяйственного и финансового законодательства, исключив незаконное расходование материально-товарных ценностей и денежных средств. В его компетенции находится взаимодействие с руководителями банковских учреждений, касающееся выплаты заработной платы работников, а также вопросов инвестирования свободных денежных средств в депозитные программы.

Условия работы

Главный бухгалтер имеет нормированный рабочий день. Его режим работы определяется установленными на предприятии Правилами внутреннего трудового распорядка. Не исключены командировки, которые обязательны, в случае возникшей производственной необходимости. При проверках, а также в случае аудиторских и судебных разбирательств, начальник отдела имеет право представлять интересы субъекта хозяйствования в своём лице. Для обеспечения беспроблемной работы специалиста, директор обязан наделить его правом подписи на платёжных и других финансовых документах, о чём должен быть издан соответствующий приказ.

В компетенции специалиста находится получение запрашиваемой информации, а также необходимых материалов и документов, относящихся к финансовой сфере субъекта предпринимательской деятельности.

Личные качества

Личные качества главного бухгалтера, без которых сложно выполнять обязательства

Для того чтобы комфортно чувствовать себя на должности главного бухгалтера, претендент должен оценить наличие у себя таких личностных качеств, которые помогли бы ему в процессе выполнения должностных обязанностей беспристрастно смотреть на вещи. Не помешает владение навыками аналитического и логического мышления с элементами интеллектуальности. Способность концентрировать внимание поможет значительно сократить время выполнения работ. Ответственность в комплексе с организованностью и умением самостоятельно принимать независимые ни от кого решения, придаст главному бухгалтеру личный востребованный статус хорошего специалиста.

Иногда требуется загрузить главбуха по полной. Как происходит возложение на главного бухгалтера обязанностей других сотрудников и наоборот? Расскажем, как правильно выполнить все формальности и подготовить документы, какие нюансы учесть.

Характеристика должности

Главный бухгалтер – значимое лицо, отвечающее за финансово-учетную сторону организации. Составление отчетных документов, контроль внутренних расчетов и точности совершаемых платежей – все это входит в обязанности такого специалиста. Он несет ответственность за правильность выполнения своих задач с учетом требований законодательства.

Возложение обязанностей на главного бухгалтера

Передать обязанности коллеги на главного бухгалтера можно разными способами. Решение зависит от характера работы и периодичности ее выполнения (см. таблицу).

Вариант кадрового решения	Когда удобен
Совмещение должностей	Подходит, когда новым видом деятельности предстоит заниматься на протяжении определенного времени
Внутреннее совместительство	Оформляют, если главбух может выполнять отдельные поручения в свободное от основной работы время
Расширение фронта работы	Специалист помимо основной должности занимается другими трудовыми обязанностями, но должность одна
Подписание гражданского договора	Подходит для разового сотрудничества и случаев, когда работодатель заинтересован не в процессе выполнения каждого этапа, а в итоговом результате

Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора

Ответственность за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение документов лежит на руководителе компании. При отсутствии главбуха он может принять на себя его полномочия временно или постоянно. Но такое право дано только руководителям следующих типов организаций:

малый и средний бизнес;
некоммерческие предприятия;
фирмы, имеющие отношение к проектам «Сколково».

Но есть еще исключения, когда руководитель не может лично заниматься бухучетом:

когда организация является кооперативом или адвокатской конторой;
компания подлежит обязательному аудиту;
бизнес возглавляет иностранец, временно находящийся на территории нашей страны.

Возложение обязанностей главбуха на работников

Ведение бухгалтерского учета компании можно передать не только генеральному директору, но и другому сведущему сотруднику – бухгалтеру, экономисту, финансисту и т. п. Также это может понадобиться при:

отсутствии должности главбуха в штатном расписании;
отказе руководителя выполнять обязанности главбуха.

Главная задача при этом – правильно оформить документацию.

В обязательном порядке издают приказ о возложении обязанностей. Образец показан ниже:

Этот документ предоставляют лицу, которое принимает обязанности главного бухгалтера (на постоянной или временной основе). При согласии принять должность на предлагаемых условиях человек ставит свою подпись.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на время отпуска

Для временного выполнения такой работы обычно назначают заместителя главбуха или финансового директора. При отсутствии данных специалистов определяют другое лицо (обычно обязанности переходят бухгалтеру). Кстати, руководитель может заблаговременно прописать его во внутренних правилах. Тогда не нужно будет дополнительно оформлять приказ о возложении.

В противном случае процедура возложения обязанностей главного бухгалтера на время отпуска или больничного предусматривает оформление (см. таблицу):

Учтите: оба варианта предполагают соответствующую доплату.

Потребуется выполнить следующие действия:

Заключить допсоглашение с лицом, временно исполняющим обязанности отсутствующего сотрудника. Его прилагают к трудовому договору, в котором устанавливают доплату за замещение.
Составить приказ о назначении ответственного лица. К нему переходят права и ответственность главного бухгалтера.
Выдать ответственному лицу доверенность, подтверждающую полномочия действовать от имени главного бухгалтера перед другими лицами и инстанциями.
Оформить новую карточку в банке, где право второй подписи передано заместителю отсутствующего сотрудника (необходимо, когда у руководителя нет возможности заниматься подписью финансовых документов).

Категории

Выбор редакции